2023文件资料归档管理制度五篇（全文完整）

文件资料归档管理制度1　　一、总则　　1、技术文件是本公司的核心秘密，是本公司能够持续发展并在市场上坚持强势竞争力的有力保障，公司的技术文件属于公司所有。　　2、为规范本公司技术文件的管理，确保文件下面是小编为大家整理的2023文件资料归档管理制度五篇（全文完整）,供大家参考。

文件资料归档管理制度1

　　一、总则

　　1、技术文件是本公司的核心秘密，是本公司能够持续发展并在市场上坚持强势竞争力的有力保障，公司的技术文件属于公司所有。

　　2、为规范本公司技术文件的管理，确保文件编制的正确性、完整性，明确技术文件的编制、签署、更改、保存等相关的资料，确保技术文件的正确性及实施有效的管理，特制订本制度。

　　3、适用范围：适用于本厂的技术文件的管理。

　　二、技术文件的编制

　　1、技术文件包括：技术文件是指公司的产品设计图纸、技术标准、技术档案和技术资料。

　　具体包括：

　　1）开发计划阶段：方案设计、质量保障大纲、设计开发计划书、检验要求。

　　2）开发设计阶段：原理图、印制版图、产品编程手册、机械结构图、编程器件烧写文件、可编程器件源码、硬件编程手册、软件安装包、驱动程序、设计评审记录表。

　　3）产品调试阶段：产品调试手册、产品焊装明细表、产品调试记录、产品验证记录。

　　4）产品维护阶段：设计开发总结、软件使用手册、产品使用手册。

　　2、技术文件的技术要求和数据等必须贴合国家相关标准和规定要求。

　　3、技术文件由技术开发部等相对应部门编制，各部门应对技术文件的准确性、合理性负责。

　　三、技术文件的提交

　　1、在产品开发的整个周期中，设计人员必须按照技术文件规范认真进行各项文件的编写工作，以保证技术文件的完整性。

　　2、在产品开发的各个阶段，设计人员都必须按时提交设计文件，并保存在公司的服务器中。每当设计文件发生重大更改后，设计人员都必须重新提交文件，以便更新服务器中的文件，保证开发工作的可靠性。

　　3、设计文件的提交以starteam为准，设计人员须按照提交的文件类别提交到starteam相应的目录。

　　4、对于已提交的文件，任何人员不得故意在服务器上进行删除。

　　四、技术文件的归档

　　1、各相关负责人负责技术文件的审核和批准；技术文件的编制必须严格执行编制、校对、审核三级把关制度；明确各级的责、权、利。

　　2、技术文件应保证标题栏中的编号、名称、日期，设计、校对、审核、批准等栏中签署齐全，签署不齐全的技术文件不得用于归档。

　　3、文件签署分为纸质文件签署、电子文件签署和光盘签署。其中，纸质文件签署须在纸质文件上手写签署，电子文件签署则在starteam上以备注的方式进行签署，光盘签署则在光盘封面的标签上进行总体签署。

　　4、各类归档文件经确认无误并且签署完毕后，方可进行归档工作。归档文件要求一式两套：一套存放在公司服务器上，供查阅使用；一套刻录成光盘，做封存保管。

　　5、用来存储归档文件的光盘或其包装盒上应贴有标签，标签上须注明光盘的大致信息，如名称、编号、签署信息等。

　　6、归档文件时，须填写《设计项目归档资料清单》，并对归档文件进行真实有效型和完整规范性检验，检验合格后方可给予存档。

　　五、技术文件的借阅

　　1、任何员工之间不得私自传阅技术文件，不得非法坚持不具权限的文件。

　　2、若因工作需要，须借阅技术文件，则需报相关领导批准，并填写《借阅登记表》，然后方可经过获得的授权从公司服务器上下载相应的文件进行查阅。

　　3、对于借阅的文件，不得私自打印、传阅，不得泄露借阅文件的秘密。

　　4、如有特殊情景需要将文件转与他人或携带外出时，须经相关领导批准。

　　5、文件阅览之后，须在相关人员的监督下彻底删除借阅文件，并补充完整《借阅文件记录表》。

　　六、职责追究

　　各部门应严格遵守上述规定，若因不遵守上述规定而遗失或者泄漏公司的技术文件，公司将根据有关保密规定给予罚金处罚和公司内部记过处罚，情节严重者公司将保留追究法律职责的权利。

文件资料归档管理制度2

　　第一条：为提高我局规范性文件的质量，确保规范性文件的"合法性，保护行政管理相对人的合法权益，根据《行政许可法》的规定，结合本局实际，制定本办法。

　　第二条：本局依法制定，涉及管理相对人权利、义务，具有普遍约束力并可反复适用的规定、办法、细则、决定、通告等文件的起草、审查、备案、登记、公布，适用本办法。

　　下列文件不适用本办法：

　　（一）部署工作，规范本机关、本系统内部工作的文件；

　　（二）会议纪要。

　　第三条：规范性文件资料应贴合下列规定：

　　（一）贴合法律、法规、规章的规定；

　　（二）贴合职权法定原则；

　　（三）与WTO原则或其他规范性文件相协调，无地方保护和行业保护的规定。

　　第四条：规范性文件不得创设下列事项：

　　（一）行政许可；

　　（二）行政事业性收费；

　　（三）行政处罚；

　　（四）行政强制措施；

　　（五）限制或者处分公民、法人或者其他组织的法定权益；

　　（六）法律、法规、规章规定之外的义务。

　　第五条：*负责对规范性文件进行监督和管理（包括规范性文件的制定、审查、废止、备案、清理、汇编等）。

　　第六条：规范性文件原则上由业务工作机构指定专人负责起草。需报市*或市人大批准的规范性文件，应由业务工作机构组织起草小组进行起草。起草小组能够吸纳有关部门的人员、有关专业人员或社会团体的代表参加。

　　第七条：规范性文件初稿构成后，应由负责起草的业务工作机构将以下材料提交*审查：

　　（一）规范性文件文本；

　　（二）制定规范性文件的说明，包括必要性、可行性和主要解决的问题；

　　（三）制定规范性文件的依据文本。

　　规范性文件资料与其他行政机关职责相关联的，还应供给与其他行政机关协商情景的说明。

　　第八条：*应当在收到送审材料之日起7个工作日内提出审查意见。遇特殊情景，可再延长7个工作日。

　　第九条：*按照本办法第三条、第四条的规定，对规范性文件进行审查并按下列规定处理：

　　（一）贴合本办法第三条、第四条规定的，签署同意意见后转局办公室进行文字把关；

　　（二）送审材料不贴合本办法第三条、第四条规定的，将送审材料退回负责起草的业务工作机构，并书面说明理由；

　　（三）送审材料只存在立法技术问题的，予以修改并签署同意意见后转局办公室进行文字把关。

　　第十条：凡资料涉及本办法第四条规定事项之一的规范性文件，经局办公会议讨论决定或局长批准后，由*负责提交以下材料送市**公室，由市**公室按照有关规定进行登记审查：

　　（一）规范性文件文本和提请审查的公函（一式两份）；

　　（二）制定规范性文件的说明，包括必要性、可行性和主要解决的问题；

　　（三）制定规范性文件的依据文本；

　　（四）本部门法制工作机构的书面意见。

　　规范性文件资料与其他行政机关职责相关联的，还应供给与其他行政机关协商情景的说明。

　　第十一条：凡资料不涉及本办法第四条规定事项之一的规范性文件，由主管局领导审核经局长批准后签发，并应自发布之日起7个工作日内由*将下列材料送市**公室进行备案审查：

　　（一）规范性文件文本和提请审查的公函（一式两份）；

　　（二）制定规范性文件的说明，包括必要性、可行性和主要解决的问题；

　　（三）制定规范性文件的依据文本；

　　（四）本部门法制工作机构的书面意见。

　　负责起草规范性文件的业务工作机构应当在规范性文件发布后3日内将第一款第（一）、（二）、（三）项材料交*。

　　第十二条：规范性文件除按本办法第九条、第十条规定交市**进行登记审查和备案审查以外，还应在发布之日起3日内由负责起草的业务工作机构将规范性文件文本一式五份交*，由*统一送市**、市人大、上级质监局等部门备案。

　　第十三条：规范性文件应当自发布之日起30日内在本局网站上公开，亦可同时采取其他方式公开。规范性文件在本局网站的公开程序按照本局政务公开的有关规定执行。

　　第十四条：规范性文件应自发布之日起30日后施行。确因特殊情景，不立即施行将有碍于规范性文件正确施行的，可自发布之日起施行。

　　第十五条：规范性文件目录由*按年编印发布，规范性文件按*每届任期汇编一本。

　　第十六条：对违反本办法的职责追究，按照《仪征市规范性文件制定与备案审查办法》规定处理。

　　第十七条：本办法由扬州市仪征质量技术监督局法制机构负责解释。

　　第十八条：本办法自发布之日起施行。

文件资料归档管理制度3

　　1、技术文件分为“受控”个“非受控”文件两大类。“受控”文件指与质量管理体系运行的有关文件。

　　2、文件的更改须填写《文件更改申请单》由负责人签字后方可更改并标识，文件更改幅度较大时，予以换版。换版文件下发后，必须将原文件由行政部收回，以保证使用有效版本。

　　3、文件领用者，因文件丢失或者损坏需要领用新文件时，到行政部填写《文件处理单》，经常务副总审核、批准后方可领用。

　　4、文件管理者、文件持有者要派专人管理文件，并保持文字清晰，外来借阅者需填写《文件借阅登记表》，经常务总经理批准后方可借阅。

　　5、作废文件销毁时，由该部门填写《文件处理单》，由总经理审核、批准后统一销毁。需要留用的加盖“作废留用章”后方可保留。

　　6、质量记录的格式和内容由使用部门设计，行政管理部门审查批准，统一编号控制。质量记录表需要更改时，仍由原审批部门审批。

　　7、质量记录填写：要求个部门质量记录填写人员在填写时要及时、完整、自己清楚、数据准确、使用中性笔或者圆珠笔笔填写。质量记录原则上不准更改，如有失误或者计算错误时，在改动处划改并签名。

　　8、质量记录的借阅：外来人员借阅质量记录经常务副总批准后办理借阅手续借阅，公司人员经行政部部长批准后，办理借阅手续。

　　9、质量记录的管理和保存：质量记录由本部门制定专人负责保管，注意防潮、防腐、防盗、防火、防蛀、保存期按《质量记录清单》的要求实施。

　　10、各类质量记录由各部门指定专人手机、整理分类并装订，行政部负责归档并规定期限保存。

　　11、质量记录销毁：对于超过保存期的质量记录，由行政部和使用部门负责签字，包常务副总审核批准后，进行销毁并填写《质量记录销毁清单》，需要保留的记录加盖“作废保留”章后由行政部统一保存。

　　12、行政部对质量记录的填写和使用情况进行检查。并留有记录，填写《监督检查记录》，发现问题及时进行纠正。

文件资料归档管理制度4

　　为了搞好监理文件及资料的日常管理工作，使其纳入标准化、规范化，系统化的轨道，结合本工程项目实际情况，公司制定了"施工阶段资料管理制度"期，要求监理部按本实施细则执行：

　　（一）监理文件及资料按照综合文件类、图纸类，质检资料类，进度控制文件类，计量支付类，施工原始记录类进行分合同、分类归档。

　　（二）综合文件类按照竣工验收文件、月报及工程总结、监理及承包合同、变更设计文件、一般文件类归档。

　　1、竣工验收文件包括竣工验收鉴定书、竣工验收报告、交工验收申请、批准文件。

　　2、月报及工程总结包括月形象进度报表，监理月报，年中、终及最终工程总结报告。

　　3、监理及承包合同包括监理服务协议书、各合同段承包合同以及补充协议书。

　　4、变更设计文件类包括变更会议纪要、工程变更设计申请表、变更令，应分合同按顺序归档。

　　5、一般文件类包括业主、承包人来文，监理办下发通知、工作指令，监理会议纪要，监理规划及实施细则以及其他文件类。业主、承包人来文按收文时间分类归档，监理部下发通知、上报文件按成文时间单独归档；会议纪要及工作指令分合同按时间顺序分别归档；监理规划及实施细则单独归档。

　　（三）图纸类包括设计及施工图纸、变更设计图纸。图纸类分合同按路线、路基、路面、桥涵、防护、断面图、变更设计图顺序分别归档，其中变更设计图按下发的时间顺序排列。

　　（四）质检资料类按试验检测报告、测量资料、现场质检资料、质量文件类归档：

　　1、试验检测报告包括各种原材料试验报告、砼及砂浆配合比试验报告、砼及砂浆强度试验报告、击实试验报告、压实度试验报告、稳定土强度试验报告、水泥剂量试验报告、油石比试验报告、筛分试验报告、其他各种试验报告、外购材料（产品）合格证书。试验检测报告应分类、分合同按工程单位划分分类归档。

　　2、测量资料类包括导线、水准复测成果表、施工测量放样单、各项工程高程测量结果、线路测量结果、测量原始纪录。导线、水准复测成果表单独成册，施工测量放样单、高程、线位、原始记录分合同按照工程单位划分分类归档。

　　3、现场质检资料包括分项开工报告、检验申请单、质检表及检测结果、质量检验评定表、中间交工证书分合同按工程单位划分依据分项开工、检验申请、质检表、质量检验评定表、中间交工证书顺序分类归档。

　　4、质量文件类包括质量事故处理报告、停工、复工令分合同分类归档。

　　5、试验资料类由试验专业工程师统一收集整理归档，测量资料类由测量专业工程师统一收集整理归档，质检资料由各合同组长统一收集整理归档，质量文件类由综合组统一收集整理归档。

　　（五）进度控制文件类包括总进度图（表）、计划、批准文件，分期进度图（表）、（月、季、年）计划、批准文件，开工令，开工报告，施工组织设计，有关进度的往来文件。分合同依时间顺序分类归档。

　　（六）计量支付类包括中期计量支付证书、计量支付报表、中间计量表、质检资料、开工预付款支付证书、材料预付款支付证书、终期支付证书及附件资料，分合同依时间先后顺序分类归档。

　　（七）施工原始记录类包括监理日志、天气、温度及自然灾害等记录、施工照片集、其他各种原始记录，分合同段分类归档，其中监理日志由各监理工程师、现场监理员填写。

　　（八）所有监理文件及资料除试验、测量、质检类外统一由综合组收集整理归档。

　　（九）所有往来文件必须由综合组做好收归档记录。

　　（十）所有文件盒必须建立文件清单目录，后附备考表。

　　（十一）所有保存文件必须清晰，原则上保存原件。

　　（十二）建立文件阅办制度及登记请单。

　　（十三）所有文档由综合组在微机上做好文件索引并保存。

　　（十四）年终由综合组对本年度所有文件进行清查、登记、整理。

　　（十五）工程结束按业主竣工文件编制办法对监理文件进行归档、上报。

文件资料归档管理制度5

　　一、总则

　　1、为规范公司文件的起草、审批、传达、存档工作，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，结合公司的实际情况，特制订本制度。

　　2、文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，公司上报下发的各种文件，同级相关方函、电、来文。其中工程系统与甲方的往来函件按《档案管理制度》执行。

　　3、公司文件由办公室统一管理和存档。

　　二、文件的分类

　　1、外收文：公司从外部接收的*文件。

　　2、外归档：以公司名义向外部发送的文件。

　　3、内行文：公司内部下发的文件，分为正式文件和临时文件（指时效性较强的文件）。本制度的内行文所指的是正式文件。

　　三、内行文的管理

　　1、内行文的范围：

　　凡是以公司名义对内发布的制度、办法、通知、决定、决议、会议纪要和会议简报，均属内行文范围。

　　2、内行文的编号

文件资料归档管理制度5篇扩展阅读

文件资料归档管理制度5篇（扩展1）

——档案资料归档管理制度3篇

档案资料归档管理制度1

　　1、目的

　　为规范本公司文件分类、编号、拟定、审批、用印、收发处理、整理存档等工作，特制定本制度，适用于正龙物业有限公司及下属管理中心各部门的文件管理工作。

　　2、职责

　　2.1总经理负责公司所有对外发文审批。

　　2.2管理中心经理负责管理中心文件的审批。物业部负责管理中心文件的打印及文号的管理工作。

　　2.3部门主管负责本部门文件的拟制与审核，及负责本部门对公司内部发文的审批，并负责定期将已处理完毕的文件移交行政人事部。

　　2.4行政人事部负责公司文件格式、文号及资料的审核，用印管理、归档管理工作。

　　3、文件种类

　　3.1上行文:请示，报告，计划，总结；

　　3.2下行文:批复，决定，通知，通告，通报，制度，规定；

　　3.3*行文:信函，会议纪要。

　　4、文件格式

　　4.1发文统一使用以上文件类别之一。

　　4.2秘密等级和紧急程度，用来确定文件发送方式及办理速度，统一在文件的左上角位置加注。

　　4.3收文单位。是指用来处理或答复文件中有关问题和有关事项的单位。

　　4.4正文。是文件的主体部分。文件制发的目的和根据，讲述什么事情，解决什么问题以及办法和要求，都要在正文中阐述清楚:

　　4.5标题统一使用二号或三号黑体字，放在居中位置；

　　4.6正文统一使用四号或小四宋体字，与主送单位等坚持一致。每段开头空两个字；要合理地划分段落、正确使用标点符号，行间距为1、5倍，以清晰、美观为原则；

　　5、文号

　　5.1根据文件类别、发文日期、发文单位及发文顺序对文件进行统一编号；具体文号编制规则见附件。

　　5.2公司文号由行政人事部统一管理，管理中心文号由物业部统一管理；

　　5.3发文部门需到以上部门登记领取文号后，方可发文。

　　6、用印

　　6.1用印是发文单位对文件负责的标志，是文件合法生效的标志，对外发文或内部重要文件都应加盖印章。

　　6.2文件打印校对完之后，由管理印章的人员用印并进行登记；

　　6.3印章应盖在落款和年月日中间，即"骑年盖月"位置。

　　7、文件管理

　　7.1包括撰写、审核、签发、盖印、发放、归档、整理等一系列工作:

　　7.2正规文件应尽量打印，并由拟文人仔细校对审核。

　　7.3签发。签发人对签发的文件负有完全职责，应本着负责精神，仔细阅读文稿，实事求是地拟写批语。同意签发的，注明"同意发文"字样后按正常手续办理；不一样意的写出具体意见返还拟文人重新撰写；

　　7.4用印。印章管理人员依据规定加印，并作好登记。对一页以上的重要文件还须加盖骑缝印。

　　7.5发放。由发文部门填写《文件发放登记表》，并做好发文签收登记工作。需要回复办理的文件，还要填写《文件处理单》，夹在文件前面，一并送有关人员或部门办理。

　　7.6收文。文件管理人员(一般为行政人事部或管理中心物业部相关人员)将所收到的文件登记在《收文登记表》内，资料包括:流水号、收文日期、发文单位、收文标题、文件编号、发文日期、份数、处理情景、备注等。

　　7.7传阅。传阅工作一般由行政人事部或管理中心物业部办理。阅读人在阅读后应签署姓名、日期。

　　7.8保存。文件办理完毕后，由最终处理部门人员进行保管。

　　7.9归档。各部门定期将本部门已处理完毕的文件汇兑交行政人事部，由行政人事部进行整理存档工作。

档案资料归档管理制度2

　　为使公司安全生产文件管理制度化、规范化、科学化，使得每次安全生产检查能够有确切可以查阅的资料和记录，充分发挥各项安全记录文件在安全生产中的重要作用，根据国家相关规定，结合公司实际情况，特制定本制度。

　　安全文件管理目标及内容：

　　1、 安全管理各项台账要有专门的存放地点，并由专门人员进行管理。

　　2、 要对文件的"内容、份数、标题等逐一核对，如发现不符应及时向上级报告。

　　3、 应及时送交领导，不要挤压。

　　4、 应及时登记编号、分类整理并存档，做好详细记录。

　　5、 保存时，要保持文件的完整性。

　　6、 需上报的文件必须经过负责人及法人的审核、签字批准后方可上报，文件上必须详细写明文件标题、主送单位、经办人等。

　　7、 存档人员应及时分类整理、存档，并统计编号、编制目录等，以方便查阅。

　　8、 存档时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。

　　9、 传阅文件应严格遵守传阅范围和详细规定，不得将有密级文件带回家里阅读或随身携带到公共场所。

　　10、 借阅时要明确责任人借阅时间和归还时间。借阅人必须做好保密工作，不得翻印和复印，不能转借他人。

　　11、 对于不具备存档和存查价值的文件应填写《文件销毁清单》，经安全科长批准后，可以销毁。

档案资料归档管理制度3

　　1、学校各类档案文件旨在学校内部统一意见，发布通知、决定和沟通信息，向上级部门请示、报告重要事项等。

　　2、欲发文有关处室应先起草文件草稿，起草完毕后交学校办公室。

　　3、办公室负责人应认真细致地做好文件草稿的核稿工作，再根据文件内容填制统一格式的文件签发单，并将文件按学校统一规定编号、登记，之后提交校长签发。

　　4、办公室应建立学校发文登记簿，详细地、分门别类地登记文件的具体信息（如文件名、文件编号、发文日期及主送、抄送、抄报单位等）。学校任何发文都必须登记在册，该登记簿作为归档资料应妥善保存不得遗失，并于下一年度初移交学校档案室归档。

　　5、文件签发或会签完毕交付打印室打印，文件稿的首页需用统一的格式（学校红头文件纸）。

　　6、文件打印完毕后加盖学校公章。对于学校内部发文，可以采用内部电子邮件系统，将文件分别发送至学校领导和各处室，并作好相关的发送记录，作为档案保存。

　　7、对每一号文件办公室须将文件原稿、文件签发单、两份文件原件及文件发送记录，按照文件编号顺序完整保存并定期整理（一学年）。

　　8、学校办公室及学校打印室工作人员有对学校有关文件保密的义务和职责。

文件资料归档管理制度5篇（扩展2）

——文件资料管理制度 (菁选2篇)

文件资料管理制度1

　　本厂对二级维护、总成修理、整车修理的车辆实行维修前诊断检验、维修过程检验和竣工质量检验制度。质量检验人员具体负责制度的贯彻执行。

　　1、维修前诊断检验制度

　　1、在诊断检验前，质量检验员应主动告知车主出具《机动车维修记录》。

　　2、根据汽车技术档案的记录资料和驾驶员反映的车辆使用技术状况，质量检验员确定所需要的检测项目。

　　3、质量检验员针对每一检测项目实际进行检测，并依据检测结果和车辆实际技术状况进行故障诊断，以确定附加作业项目（二级维护）或维护和修理方案。

　　4、质量检验员将所诊断的故障、维护和修理方案、维修项目等填写《机动车维修记录》，并根据检验情况填写《车辆进厂检验单》，并告知托修方，由拖修方签字确认。

　　5、调度人员将维修作业单下派车间，车辆进入作业车间。

　　2、汽车维修过程检验制度

　　1、过程检验实行自检、互检和专职检验相结合的"三检"制度。

　　2、检验内容为汽车或总成解体、清洗过程中的检验，主要零部件的检验，各总成组装、调试检验。

　　3、各检验人员根据分工，严格依据检验标准、检验方法认真检验，做好检验记录并填写《车辆维修过程检验单》。

　　4、经检验不合格的作业项目，需重新作业，不得进入下一道工序。

　　5、对于影响安全行车的零部件，一定要严格控制使用标准，对不符要求的零部件应予以维修或更换，及时通知前台，并协助前台向车主做好解释工作。

　　6、对于新购总成件，必须依据标准检验，杜绝假冒伪劣配件装入总成或车辆。

　　7、车辆维修完工，维修人员自检合格后，做好车辆清洁工作，并将车辆停放在竣工区域，通知总检进行竣工质量检验。

　　3、汽车维修竣工质量检验制度

　　1、汽车维修竣工质量检验由总检负责。

　　2、汽车维修竣工质量检验内容为整车检查、检测、路试、检测路试后的再检测及车辆验收。

　　3、修竣车辆竣工质量检验严格依据《汽车维护、检测、诊断技术规范》（GB/T18344-2001）要求进行。首先进行整车外观和底盘检查，检查合格后进行路试，对于路试中所发生的不正常现象，要认真复查。路试合格后重新进行底盘检查，确保各项技术性能合格后，将有关内容记入《车辆维修竣工检验单》和《机动车维修记录》。

　　4、如是营运车辆，由总检告知送检员将车辆送往汽车综合性能检测站进行竣工质量检测。检测合格后，将车辆交付托修方。

文件资料管理制度2

　　为了更进一步规范公司的文件资料管理,完善公司文件资料的归档,实现公司全方位规范化管理的需要,特制定本制度。

　　一、公司文件、资料应归档的范围和归档分类

　　本公司文件、资料应归档分类和归档范围如下:

　　1、行政类:本公司对内和对外已行文的规章制度、规定、决定、决议、通知、通报、请示、报告、批复、函件、会议纪要。公司各类证照。

　　2、经营业务类:公司规划、年度计划、经营情况、委托书、协议书、合同、项目方案等。

　　3、人事类:劳动人事档案、劳动工资档案等。

　　4、财务类:各种财务票证、票据,财务审计档案,会计档案,统计资料等。

　　5、音像类:公司具有保存价值的图纸、软件、照片、光碟、音像等。

　　二、公司文件、资料归档的编制及编号

　　公司文件、资料的归档编制和编号应遵循和符合:统一归类、清晰明了、轻重有别、“一案一号”、便利查阅和保管的大原则。遇有一案归入多类者应先确定其主要类别进行编号。

　　1、本公司所有应归档的文件、资料,一律以韶关市新江控股资产营运管理有限公司中的“韶新控”汉语拼音第—个字母, SxK冠以编号之首。

　　2、公司文件、资料的归档分类按本制度第一条进行分类,代码为: 1行政类; 2经营业务类; 3人事关类; 4财务类; 5音像类。

　　3、公司文件、资料的归档编号按照入档时间的先后,以百位数进行归编。

　　4、公司文件、资料的归档,应根据文档性质的重要性和阅读级别区分文档的重要性和受保密度。分为“一般级”“重要级”“机密级”。以“A”代表一般级,“AA”代表重要级,“AAA”代表机密级。

　　“A”一般级文档包含:公开发布的公司经营发展大纲、经营战略和经营方针、各类通知和通告、任命、年度总结和领导讲话、一般性会议纪录等。

　　“AA”重要级文档包含:公司重要会议纪要、重要经营项目及决策、经营合同、公司经营情况、重要项目资料、项目合同协议等,人事档案薪资性档案、劳动合同,技术资料,财务资料等。

　　“AAA”机密级文档:内控的公司经营发展大纲、经营战略和经营规划、经营项目及决策、战略性的合作协议及其合同等。

　　5、综上公司文件、资料归档的编制及编号为: SxJKG-类别-发布年号-归档序号-受密级。

　　三、公司文件、资料档案的的保管、调阅与移交

　　1、巳归档的公司文件、资料,由总经理办公室统一编号后形成《文件档案》,并根据《文档》的重要性和相关*相应部门的专管员保管。其中:股东会、董事会、监事会专项《文档》由董事会秘书负责保管;人事专项《文档》由人力资源部负责保管;财务专项《文档》由财务会计部负责保管;其它《文档》均由总经办指定专人负责保管。

　　2、巳归档的公司文件、资料,由专管员负责填写《文档管理登记册》,并按指定专柜分类进行存放和保管。并注意防霉、防湿、防火、防虫蛀、防丢失。

　　3、公司文件、资料档案必须依照职务级别进行调阅。调阅时须填写《文档调阅申请单》。一般级公司文档,须经主管领导批准方可调阅。重要级以上文档,须经各分公司总经理批准后方可调阅。机密级公司文档,须经控股公司总经理批准后方可调阅。

　　4、公司文件、资料档案跨公司调阅,须经控股公司总经理批准后方可调阅,并仅限于文档的查阅。

　　5、公司文件、资料档案移交时必须填写《文档移交清册》,《文档移交清册》一式三份,供移交双方、总经办留存。

　　四、公司文件、资料的归档保存期限

　　1、永久保存:本公司章程、股东名簿、股东会、董事会、监事会会议记要、公司各类证照、各级批文、印鉴、规章制度、不动产所有凭证、债权债务凭证。公司规划、年度计划、年度经营总结、技术资料、长期项目合同、年度财务会计报表、年度统计报表。劳动人事档案及资料、其它核定须永久保存的文档。

　　2、十五年保存:根据需要须保存的文档。财务审计档案,会计档案,统计资料各种财务票证、票据等按国家相关规定执行。

　　3、五年保存:期满或巳解除的合同协议、完结后的项目方案、其它经核定须五年保存的文档。

　　4、一年保存:部门工作计划及其工作总结、完结后的部门请示报告、经核定己完结且无必要保存的"文档。

　　五、公司文件、资料档案的销毁

　　1、原则上,应每年定期将超过保存期且无保保存价值的文档进行清理并销毁。

　　2、待销毁的文档由专管员填报《文档销毁申请单》,并经相应批准人批准后,方可进行销毁。重要级以上文档,须经各分公司总经理批准后方可销毁。机密级公司文档,须经控股公司总经理批准后方可销毁。

　　3、销毁文档须由两人以上共同完成,并填写《文档销毁登记表》。

　　4、《文档销毁申请单》和《文档销毁登记表》各—式三份供申请部门、分公司、控股公司留存。

　　六、其它

　　本制度未提及部份或不够完善的条款将在实践中不断完善,过去凡与本制度不符合的相关制度和办法以本制度为准。本公司以及属下营运公司和涉及文档管理的工作人员必须严格遵照执行。各关联公司可参照执行。

　　本制度自签发人签字日起生效执行。

文件资料归档管理制度5篇（扩展3）

——特种设备验收资料归档管理制度

特种设备验收资料归档管理制度1

　　一、各种文件、计划、宣传资料等是工作的"重要组成部分，必须严格管理好，由专人负责管理，专室存放。

　　二、资料主要包括四大部分：即计算机资料、网络技术资料、多媒体、音像资料和文字资料等，应分类存放分类管理。

　　三、文字资料中的教材、参考书、工具书等应按图书分类统一编目注册登记，期刊杂志、报纸、合订本、宣传折页、海报等均须统一登记编目。

　　四、音像资料中的录音带、录象带、软盘、光盘等必须分类登记编目，分类存放，并定期检查其质量变化情况。

　　五、计算机资料、网络技术资料等应按操作系统、应用软件、工具软件等分类管理，注意用时升级、更新等，并配备相应的杀毒软件。

　　六、资料必须始终为卫生工作服务，其他人员均可借阅有关资料，但必须履行以下手续：

　　1、每借阅一次登记一次，每次限借5盘或5本或5盒，如遇多集多本连续资料也只能依次归还后再续借。

　　2、每次借阅期限不得超过一星期，如因工作需要继续借阅者必须办理续借手续。

　　3、孤本资料或数量较少的资料均不外借，可临时使用。

　　4、借出资料归还时，资料人员必须认真检查，如发现有损坏者必须照价赔偿，如资料丢失，应借阅人重新购买完全相同的资料进行赔偿，或处以原资料价值的3—5倍罚款。

　　5、所有人员不得以任何借口为别人借阅本单位的资料。

　　6、声像资料其版权所有，借阅人不得翻版，如有未经许可私自翻录的，责任自负。

　　7、外的部门或人，如因工作需要借阅资料的，必须经领导批准，并办理正常的借阅手续。

　　8、宣传资料收发做到每张(份)出入库有登记有签字。

文件资料归档管理制度5篇（扩展4）

——公司文件管理制度10篇

公司文件管理制度1

　　1、目的

　　规定本公司文件资料的编写、批准、发布、更改、保存和作废等活动以及适用外来文件的控制要求,确保公司各项工作正常开展和保存必要的证据。

　　2、适用范围

　　适用于本公司内部文件的编写、收发、控制及资料保管和外来文件的管理。

　　3、职责

　　3.1各职能部门负责工作文件的编写、收集和存档。

　　3.2综合管理部负责业主档案的管理与控制。

　　3.3办公室负责文件发放、存档、资料保管以及文件的处理。

　　3.4办公室主任主管文件、资料管理工作的控制。

　　4、相关文件

　　《文件控制程序》q/ph-qp-4.2.3

　　《质量记录控制程序》q/ph-qp-4.2.4

　　5、工作程序和管理办法

　　5.1文件的产生

　　5.1.1各相关部门根据工作需求编写文件。

　　5.1.2总经理助理对文件进行审核。

　　5.1.3总经理审批通过的文件由办公室打印和发放,作为非受控文件生效。

　　5.1.4办公室对生效的文件印制,必须使用[印制文件登记表](qr-wd01-02-01)。

　　5.2文件、资料的类别

　　5.2.1受控文件

　　a)内业资料;

　　b)图纸资料;

　　c)按照质量体系的控制要求进行管理的文件;

　　d)在质量体系中引用的法律、法规和外来文件;

　　e)与服务过程有关的合同协议;

　　f)业主档案(如:公共合约、用户登记表等,属于业主财产,由综合管理部管理与控制,具体执行[顾客财产控制程序]q/ph-qp-7.5.4)。

　　管理与控制具体执行[文件控制程序](q/ph-qp-4.2.3)。

　　5.2.2非受控文件

　　与公司经营和服务工作范围相关的文件作为非受控文件管理,办公室应对其进行分类和编码,以便于归档,根据目前公司现有的非受控文件,可分为:

　　a)内行文、外行文:1

　　b)未被质量体系引用的外来文件:2

　　c)与服务过程无关的合同协议:3

　　d)未被质量体系引用的法律法规:4

　　e)行业标准性文件:5

　　f)照片、录像带:6

　　g)电脑贮存:7

　　5.3文件、资料目录的索引号

　　x-x.x-xx

　　文件盒编号

　　同号柜序列号

　　文件柜编号

　　文件类别编码

　　5.4文件、资料归档与管理

　　5.4.1各职能部门对各种工作文件进行编写、收集、整理和存档,并汇总到办公室统一管理。

　　5.4.2办公室负责文件、资料的保密性防范,公司所有受控文件和非受控文件的资料均属保密性文件。

　　5.4.3办公室负责对文件、资料的管理和保护,文件、资料应分门别类包装和存放,对于需存档的文件、资料要及时存档,并建立[存档备案资料目录](qr-wd01-02-02),注明文件类别、索引号、份数等,如用必要还应有内容说明。并在档案柜上贴好存放文件的索引号范围。确保调用、借阅文件、资料时易于识别和检索,便于对文件资料的保管。

　　5.5文件、资料的发放

　　5.5.1文件应按各职能部门工作性质和范围发放,由办公室制定[文件分发登记表](qr-wd01-02-03),注明发放范围、数量、分发号等,并要求领用人在[文件分发登记表]上签领,以便对发放的文件进行统计和检查。

　　5.5.2办公室在文件发放的过程中不得误发、遗失,发现文件误发时应立即追回,同时作好文件的补救工作。

　　5.6文件资料的调用、借阅与归还

　　5.6.1借阅者应在[文件、资料借阅登记表](qr-wd01-02-04)上详细注明文件、资料的编号和图号,并按时归还和办理归还手续

　　5.6.2借阅的文件、资料未经允许不得复印、摘抄、外借和传播。

　　5.6.3借阅的文件、资料归还时,办公室应对文件资料是否完好进行检查,若文件、资料受损的,借阅者应阐述受损原因,并在[文件、资料借阅登记表]的备注栏上注明,因人为因素造成的应追究当事人的责任。

　　5.*机密性文件的调用与借阅规定

　　a)a级机密文件资料:公司年度计划、公司年终报告总结及公司章程、董事会决议,公司财务报表、法律诉讼文件等的调用与借阅需经总经理批准。

　　b)b级机密文件资料:业主档案,公司员工档案、公司规章制度、公司经营专项审批文件等的调用与借阅需经办公室主任批准。

　　c)c级机密文件资料:内业资料和技术性图纸资料、法律法规类文件的调用与借阅需经有关部门负责人批准并向办公室联系办理。

　　d)行业主管借阅文件、资料的仅限于b级机密和c级机密文件、资料。

　　e)业主(用户)因工作需要借阅文件、资料的,仅限于技术图纸和已张贴在公共场所的文件。

　　f)外来单位借阅、调用文件、资料的限于国家执法部门,如*机关、检察机关、法院等单位因工作和侦破案件需要的,可以给予协助与配合,但在此之前应检验和登记来访单位和人员的证明文件和相关证件,由办公室主任向总经理请示后亲自办理。

　　g)以上文件资料的调用与借阅按5.5.1、5.5.2和5.5.3条款执行。

　　5.7文件的复制、破损和丢失

　　5.7.1未经允许,不得随意复印公司的文件资料,如因工作需要复印文件,须经办公室主任批准,并在[文件复印登记表](qr-wd01-02-05)上填写复印文件的名称,复印数量,并签名。

　　5.7.2文件使用人应对文件妥善保管,当文件破损严重影响使用或丢失时,应填写[文件补发申请表](qr-wd01-02-06),由办公室主任批准,办理更换手续。补发新文件时应收回破损文件,并应给予新的分发号,新的分发号延续原来文件分发号。

　　5.8文件、资料的更新

　　文件增加条款和更新时应及时更换,保证在使用处获得有效版本。

　　5.9文件的作废与销毁

　　5.9.1内容不适用于公司运行或超过有效期限的文件,经过总经理过期审批后给予作废或销毁处理。

　　5.9.2在分发过程中发现文件遗失或在使用过程中文件破损严重和丢失的,应向上级汇报,经总经理审批后,给予作废处理。

　　5.9.3作废文件盖作废章,留一至两份备案,其余销毁。文件销毁处理时需两个人进行,一人实施,一人监督。

　　5.9.4办公室对于作废和销毁的文件,应在[作废、销毁文件登记表](qr-wd01-02-07)上注明作废或销毁文件的编号、版本号和分发号作废,并向各部门书面发布作废声明,防止误用。

　　6、使用的记录表格

　　序号

　　名称

　　编号

　　存放地点

　　存放时间

　　1

　　[印制文件登记表]

　　qr--wd01--02--01

　　办公室

　　一年

　　2

　　[存档备案资料目录]

　　qr--wd01--02--02

　　办公室

　　长期

　　3

　　[文件分发登记表]

　　qr--wd01--02--03

　　办公室

　　一年

　　4

　　[文件、资料借阅登记表]

　　qr--wd01--02--04

　　办公室

　　一年

　　5

　　[文件复印登记表]

　　qr--wd01--02--05

　　办公室

　　一年

　　6

　　[文件补发申请表]

　　qr--wd01--02--06

　　办公室

　　一年

　　7

　　[作废、销毁文件登记表]

　　qr--wd01--02--07

　　办公室

　　一年

　　起草人:审核人:审批人:

　　日期:日期:日期:

公司文件管理制度2

　　第一条 为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据区建设局关于文书处理的有关规定，结合我单的实际情况，特制订本制度。

　　第二条 文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本单位上报下发的各种文件、资料。

　　第三条 按照党政分工的原则，本单位各类文件(党支部和行政)统一由办公室归口管理。

　　(二)收文的管理

　　第四条 公文的签收

　　1.单位所有文件(除领导订启的外)均由收发员(文书)登*收、拆封(由上级或邮电局机要通讯员直送的机要文件除外)。在签收和拆封时，收发员(文书)需注意检查封口,对开口和邮票撕毁函件应查明原因。

　　2.对上级部门发来的文件，要进行文件、文号、机要编号的核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级部门，并登记差错文件的文号。

　　第五条 公文的编号保管

　　1. 收发员(文书) 拆封和签收后应及时附上"文件处理传阅单"，作分类登记编号、保管。

　　2.本单位外出人员开会带回的文件及资料应及时送交收发员(文书)进行登记编号保管，不得个人保存，如职工工作需要借阅的可复印或借用。

　　第六条 公文的阅批与分转

　　1.凡正式文件均需由办公室主任(或副主任)根据文件内容和性质阅签后，由收发员(文书)分送领导和承办部门阅办，重要文件或急作应立刻呈送领导(或分管领导)阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完。

　　2.一般性质的函、电、单据等，可由办公室直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同各单位联系后再分转处理。

　　3.为加速文件运转，收发员(文书)应在当天或第二天将文件送到领导和承办部门，如关系到两个以上部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天(特殊情况例外)。

　　第七条 文件的传阅与催办。

　　1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

　　2.阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交收发员(文书)，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导"批示"、"拟办意见"办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

　　3.阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。

　　4.文件阅完后，应交收发员(文书)，切忌横传。

　　5.办公室对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。

　　6.按照阅文范围，离、退休干部，一般由有关部门定期组织学习有关文件，或由办公室通知到单位阅文。

　　(三)发文的管理

　　第八条 发文的规定

　　1.单位上报下发正式文件的权力分别集中党支部和行政办公室，各群众团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

　　2.各群众团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应分别向党支部、行政办公室提出发文申请，并将文件底稿分别交党支部、行政办公室审核。党支部、行政办公室同意发文，方可按党、政机构设置与业务分工统一归口以党×字、政×字发文。群众团体文件由党支部批转。

　　3.对单位影响较大，涉及多个以上领导分管范围的文件，须经领导班子研究决定后批准签发。其余文件均由主要领导批准签发。

　　第九条 发文的范围：

　　1.凡是以党支部、行政办公室名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。

　　2.党支部、、行政办公室下发文件主要用于：

　　(1)公布单位规章制度；

　　(2)转发上级文件或根据上级文件精神制订的文件；

　　(3)公布单位体制机构变动或干部任免事项；

　　(4)公布单位重大生产、技术、管理、政治工作、生活福利等工作的决定；

　　(5)发布有关奖惩决定和通报；

　　(6)其他有关重大事项；

　　3.党支部、行政办公室上行文、外发文主要用于：

　　(1)对上级机关呈报、请示报告、处理决定；

　　(2)同兄弟单位联系有关重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、管理、党群工作等事宜。

　　4.日常生产、技术、管理、党群工作中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管领导批准后，由各科室书面或口头自行通知执行，一般不用发文。

　　5.各科室如会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以科室名义用《工作简讯》发会议纪要。

　　(四)发文程序与要求

　　第十条 发文程序规定：

　　1.各科室需要发文，应事先向党支部、行政办公室提出申请；

　　2.党支部、行政办公室同意发文后，主办科室应以党的方针、政策和国家法令，上级指示或工作实际需要草拟文件初稿；

　　3.草拟文稿必须从本单位角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写；

　　4.文稿拟就后，拟搞人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人，并签名、盖章、标定日期和密级；

　　5.办公室应根据党支部、行政的要求和上级有关指示精神，有关文件规定，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿；

　　6.经办公室审查修改后的文稿，送分管领导核稿(对文稿内容、质量负责)；

　　7.对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟搞部门重新整理写清楚；

　　8.需经会签的文稿，应在交付打印前送会签部门会签；

　　9.文稿审核会签后，按批准权限的规定分别呈送党政领导审定批准签发；

　　10.经领导批准签发后的文稿交办公室收发员(文书)统一编号送打字室打印；

　　11.文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名；

　　12.文件打字后，由办公室派专人按数印刷，再由收发员(文书)分发并检查落实情况。

　　(五)文件的借阅和清退

　　第十一条 各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人签写便条，对有密级的文件须分管领导或办公室主任同意后方可借阅。

　　第十二条 借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。

　　第十三条 办公室收发员(文书)对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的本单位文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。(一般为月底一小清，季末一中清、年终一总清)。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。

　　(六)文件的立卷与归档

　　第十五条 文件的归档范围：

　　1.凡下列文件统一分别由办公室收发员(文书)负责归档：

　　(1)上级机关来文，包括上级对单位报告、申请的批复；

　　(2)党支部、行政办公室发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、、领导发言和生产工作的各类计划统计、季度、年度报表等；

　　(3)党支部会、主任办公会议、中层干部会议、职工委员会以及各种例会记录；

　　(4)支部党代会、职代工、工会会员*、团代会等组织召开的*所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等；

　　(5)有保存价值的人民来信来访记录及处理结果；

　　(6)参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本单位在会上汇报表言材料等；

　　(7)上级机关领导同志来单位检查视察工作的报告、指示记录，以及本单位向上级进行汇报的提纲和材料；

　　(8)反映本单位生产活动、先进人物事迹及领导工作等的音、像摄制品；

　　(9)单位日志和大事记；

　　(10)单位向上级请示批复的文件及上报的有关材料。

　　2.业务科室，各群众团体日常工作中形成的活动资料，由各业务科室、群众团体负责立卷归档。

　　第十六条 立卷要求

　　1.文件立卷应按照内容、名称、时间顺序，分门别类地进行整理归档。

　　2.立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。

　　3.要坚持*时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。

　　4.上年度形成的文件材料，要求在下年度7月份以前整理完。

　　(七)文件的销毁

　　第十七条 对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，办公室应定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续。

　　第十八条 经审核同意销毁的文件，应在办公室收发员(文书)和正副主任以及分管领导的共同监督下销毁。

公司文件管理制度3

　　一、总则

　　1、为规范公司文件的"起草、审批、传达、存档工作，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，结合公司的实际情况，特制订本制度。

　　2、文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，公司上报下发的各种文件，同级相关方函、电、来文。其中工程系统与甲方的往来函件按《档案管理制度》执行。

　　3、公司文件由办公室统一管理和存档。

　　一、文件的分类

　　1、外收文：公司从外部接收的*文件。

　　2、外发文：以公司名义向外部发送的文件。

　　3、内行文：公司内部下发的文件，分为正式文件和临时文件（指时效性较强的文件）。本制度的内行文所指的是正式文件。

　　三、内行文的管理

　　1、内行文的范围：

　　凡是以公司名义对内发布的制度、办法、通知、决定、决议、会议纪要和会议简报，均属内行文范围。

　　2、内行文的编号

公司文件管理制度4

　　一、目的

　　加强文件档案管理，规范公司文件档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。

　　二、适用范围

　　适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。

　　三、术语和定义

　　1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

　　2、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。

　　四、职责

　　1、行政人事部：

　　1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理；

　　2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；

　　3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；

　　4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；

　　5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；

　　6）负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。

　　2、其他各部门相关人员：

　　1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政人事部；

　　2）向行政人事部移交合同或文件资料原件或复印件；

　　3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；

　　4）财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料；

　　3、各部门档案主管人员

公司文件管理制度5

　　一、总则

　　1、为规范公司文件的起草、审批、传达、存档工作，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，结合公司的实际情况，特制订本制度。

　　2、文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，公司上报下发的各种文件，同级相关方函、电、来文。其中工程系统与甲方的往来函件按《档案管理制度》执行。

　　3、公司文件由办公室统一管理和存档。

　　二、文件的分类

　　1、外收文：公司从外部接收的*文件。

　　2、外发文：以公司名义向外部发送的文件。

　　3、内行文：公司内部下发的文件，分为正式文件和临时文件（指时效性较强的文件）。本制度的内行文所指的是正式文件。

　　三、内行文的管理

　　1、内行文的范围：

　　凡是以公司名义对内发布的制度、办法、通知、决定、决议、会议纪要和会议简报，均属内行文范围。

　　2、内行文的编号

公司文件管理制度6

　　一、总则

　　1、为规范公司文件的"起草、审批、传达、存档工作，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，结合公司的实际情况，特制订本制度。

　　2、文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，公司上报下发的各种文件，同级相关方函、电、来文。其中工程系统与甲方的往来函件按《档案管理制度》执行。

　　3、公司文件由办公室统一管理和存档。

　　一、文件的分类

　　1、外收文：公司从外部接收的*文件。

　　2、外发文：以公司名义向外部发送的文件。

　　3、内行文：公司内部下发的文件，分为正式文件和临时文件（指时效性较强的文件）。本制度的内行文所指的是正式文件。

　　三、内行文的管理

　　1、内行文的范围：

　　凡是以公司名义对内发布的制度、办法、通知、决定、决议、会议纪要和会议简报，均属内行文范围。

　　2、内行文的编号

公司文件管理制度7

　　一、目的

　　加强文件档案管理，规范公司文件档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。

　　二、适用范围

　　适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。

　　三、术语和定义

　　1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活

　　动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑

　　盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

　　2、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。

　　四、职责

　　1、行政人事部：

　　1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理；

　　2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；

　　3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；

　　4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；

　　5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；

　　6）负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。

　　2、其他各部门相关人员：

　　1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政人事部；

　　2）向行政人事部移交合同或文件资料原件或复印件；

　　3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；

　　4）财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料；

　　3、各部门档案主管人员

公司文件管理制度8

　　1、目的

　　为规范本公司文件分类、编号、拟定、审批、用印、收发处理、整理存档等工作，特制定本制度，适用于正龙物业有限公司及下属管理中心各部门的文件管理工作。

　　2、职责

　　2.1总经理负责公司所有对外发文审批。

　　2.2管理中心经理负责管理中心文件的审批。物业部负责管理中心文件的打印及文号的管理工作。

　　2.3部门主管负责本部门文件的拟制与审核，及负责本部门对公司内部发文的审批，并负责定期将已处理完毕的文件移交行政人事部。

　　2.4行政人事部负责公司文件格式、文号及资料的审核，用印管理、归档管理工作。

　　3、文件种类

　　3.1上行文：请示，报告，计划，总结；

　　3.2下行文：批复，决定，通知，通告，通报，制度，规定；

　　3.3*行文：信函，会议纪要。

　　4、文件格式

　　4.1发文统一使用以上文件类别之一。

　　4.2秘密等级和紧急程度，用来确定文件发送方式及办理速度，统一在文件的左上角位置加注。

　　4.3收文单位。是指用来处理或答复文件中有关问题和有关事项的单位。

　　4.4正文。是文件的主体部分。文件制发的目的和根据，讲述什么事情，解决什么问题以及办法和要求，都要在正文中阐述清楚：

　　4.5标题统一使用二号或三号黑体字，放在居中位置；

　　4.6正文统一使用四号或小四宋体字，与主送单位等坚持一致。每段开头空两个字；要合理地划分段落、正确使用标点符号，行间距为1、5倍，以清晰、美观为原则；

　　4.7附件。通常指随正文发出的补充说明材料：如果该文件有附件的，应在正文之下、发文单位落款的左上侧，专行空两格注明"附件：xxx"字样；如果附件较多，还须编上序号；文件无附件的，无须注明；

　　4.8落款。指发文单位全称或规范化的简称。以总经理的名义发出的，要用负责人姓名(前面冠以职务身分)署名：落款一般放在正文(或附件标记)的右下角，相关于书信中具名的位置；如果正文恰好占满全页，落款必须放在另页空白纸上时，并在其上头加注一行"(此页无正文)"字样；落款字体与正文相同。

　　4.9日期：

　　4.9.1一般应写发文日期；

　　4.9.2制度或会议经过的文件应写经过的日期；

　　4.9.3重要的文件写签发的日期；

　　5、文号

　　5.1根据文件类别、发文日期、发文单位及发文顺序对文件进行统一编号；具体文号编制规则见附件。

　　5.2公司文号由行政人事部统一管理，管理中心文号由物业部统一管理；

　　5.3发文部门需到以上部门登记领取文号后，方可发文。

　　6、用印

　　6.1用印是发文单位对文件负责的标志，是文件合法生效的标志，对外发文或内部重要文件都应加盖印章。

　　6.2文件打印校对完之后，由管理印章的人员用印并进行登记；

　　6.3印章应盖在落款和年月日中间，即"骑年盖月"位置。

　　7、文件管理

　　7.1包括撰写、审核、签发、盖印、发放、归档、整理等一系列工作：

　　7.2正规文件应尽量打印，并由拟文人仔细校对审核。

　　7.3签发。签发人对签发的文件负有完全职责，应本着负责精神，仔细阅读文稿，实事求是地拟写批语。同意签发的，注明"同意发文"字样后按正常手续办理；不一样意的写出具体意见返还拟文人重新撰写；

　　7.4用印。印章管理人员依据规定加印，并作好登记。对一页以上的重要文件还须加盖骑缝印。

　　7.5发放。由发文部门填写《文件发放登记表》，并做好发文签收登记工作。需要回复办理的文件，还要填写《文件处理单》，夹在文件前面，一并送有关人员或部门办理。

　　7.6收文。文件管理人员(一般为行政人事部或管理中心物业部相关人员)将所收到的文件登记在《收文登记表》内，资料包括：流水号、收文日期、发文单位、收文标题、文件编号、发文日期、份数、处理情景、备注等。

　　7.7传阅。传阅工作一般由行政人事部或管理中心物业部办理。阅读人在阅读后应签署姓名、日期。

　　7.8保存。文件办理完毕后，由最终处理部门人员进行保管。

　　7.9归档。各部门定期将本部门已处理完毕的文件汇兑交行政人事部，由行政人事部进行整理存档工作。

　　8、相关文档

　　8.1文号编码规则

　　8.2《文件编号使用登记表》

　　8.3《对外发文登记表》

　　8.4《对内发文登记表》

　　8.5《收文登记表》

　　8.6《文件处理单》

　　8.7《传阅单》

　　8.8《用印登记表》

　　8.9对外发文格式

　　8.10对内发文格式

　　8.11报告总结格式

　　8.12会议纪要格式

　　8.13会议记录格式

　　9、修订及实施

　　9.1本规定由全公司各部门实施，行政人事部进行监督。

　　9.2本规定修订权在公司。

公司文件管理制度9

　　1、对机动车进行二级维护、总成修理、整车维修的，资料管理人员须及时建立维修档案。

　　2、维修档案内容主要包括：维修合同、维修项目、具体维修人员及质量检验人员、检验单、竣工出厂合格证（存根）及结算清单等。

　　3、档案存放要有序，查找方便，并应做好六防工作，即防盗、放火、防潮、防鼠、防尘、防晒，保持档案存放处清洁卫生。

　　4、不准损毁、涂改、伪造、出卖档案，档案资料如有损坏应及时修补。

　　5、各班组负责人要对本部门使用的档案资料的完整性、有效性负责，在现场不得存有或使用失效的文件、资料。

　　6、根据档案的内容、性质和时间等待征，对档案进行分类整理、存放、归档，电子档案要及时备份。

　　7、各班组每年对档案进行一次核对清理，并将所保存的`档案整理后交办公室统一归档。已经到保管期限的文件资料，由办公室按规定处理。

　　8、档案的借阅必须办理规定手续，借阅者对档案的完整、清洁负责，未经许可不得擅自转借、复印。

　　9、机动车维修档案保存期两年。

公司文件管理制度10

　　1 目的

　　为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，对公司的文件的体例格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的工作流程和作业标准作出明确规定，实现公司文件管理的规范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和适应性。结合公司实际工作情况，特制定本制度。

　　2 适用范围

　　适用于公司及各部门文件和外来文件的管理。

　　3 职责

　　3.1 公司总经办是公司文件管理的归口部门，负责文件管理制度的制定、修订的起草及本制度的宣贯、发放、废止工作，并负责在全公司范围内对本制度执行的指导及监督。

　　3.2 总经办负责公司质量管理体系、管理制度、行政性文件、法律法规文件、*相关外来文件的收录、发放、归档、废止的管理。

　　3.3 各部门产生的内部使用的文件有部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发放、归档、废止的管理。

　　3.4 文件编制、审批、发布的权责

　　3.4.1 总经办负责组织制定公司行政管理、人力资源管理及其他基础性管理制度及行政性发文（通知、通告）等文件。

　　3.4.2 财务部负责制定公司财务管理制度文件。

　　3.4.3 客服部负责制定公司客服管理制度文件。

　　3.4.4 生产部负责制定公司生产管理制度文件。

　　3.4.5 质检部负责组织制定公司质量体系文件、产品认证文件，并负责制定质量管理制度、产品质量检验规程、检验作业指导书等文件。

　　3.4.6 设计部负责制定公司公司技术管理规范、产品技术标准、产品设计开发输出文件（设计图样、产品bom、检验标准、规范测试）等文件。

　　3.4.7 工厂负责制定产品bom、产品工艺文件、操作规程、生产作业指导书等文件（由打样工厂负责）。

　　3.4.8 公司及各部门文件制定由部门负责人或指定人员编制，公司副总或部门负责人审核，总经理批准。

　　3.4.9 公司及各部门文件分发布前，应向总经办提交电子/纸张文件审核备案，并获得文件号。

　　3.5 质量体系文件的编制、审核、批准、发布，依《质量手册》和《文件控制程序》的规定执行。

　　4.定义

　　4.1 文件：公司文件是在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书，是公司各项工作开展和进行相关活动的重要依据和工具。

　　4.2 受控文件：需要对文件的分发、更改、回收进行控制。随时保持最新有效版本的文件，

　　4.3 非受控文件：不受更改/修订的控制，其封面或正文页面无“受控”标识，文件更改/修订后不必通知文件持有人。

　　4.4 外来文件：指来源于公司之外的与公司各项工作开展和进行相关活动有关的文件。(法律、法规、标准、行业规范、客户要求等）

　　5.工作程序

　　5.1 文件的分类

　　5.1.1 文件属性分类

　　（1）质量体系文件：质量方针、质量目标、质量手册、质量体系程序文件、质量计划及质量体系运行过程中形成的文件。

　　（2）行政性文件：公司的公告、通知、通报、报告、申请、传真等。

　　（3）管理性文件：公司管理规章制度、工作流程、规范/规定等，如人力资源管理制度、行政管理制度、产品设计开发流程等。

　　（4） 技术性文件：产品标准、设计图样、工艺文件、操作规程、检验规程等。

　　（5） 外来文件：国家有关法律、法规、国家/行业标准、供应商/客户提供文件、设备文档等。

　　5.1.2 文件阶层分类

　　（1) 一阶文件：公司章程、公司经营规划/计划、质量手册。

　　（2) 二阶文件：公司经营管理活动开展所有过程控制的程序文件。

　　（3) 三阶文件：管理制度、规范/规定、设计文件、技术规程、作业指导书、外来文件等。

　　（4) 四阶文件：各记录表单、报表等。

文件资料归档管理制度5篇（扩展5）

——公司的文件管理制度10篇

公司的文件管理制度1

　　1目的

　　为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，对公司的文件的格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的工作流程和作业标准作出明确规定，实现公司文件管理的规范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和适应性。结合公司实际工作情况，特制定本制度。

　　2适用范围

　　适用于公司各类文件的起草、审查、审批、发布、执行、修改、废止和备案。

　　3定义

　　3.1文件：公司文件是在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书，是公司各项工作开展和进行相关活动的重要依据和工具。

　　3.2受控文件：需要对文件的分发、更改、回收进行控制。随时保持有效版本的文件。

　　3.3非受控文件：不受更改/修订的控制，其封面或正文页面无“受控”标识，文件更改/修订后不必通知文件持有人。

　　3.4外来文件：指来源于公司之外的与公司各项工作开展和进行相关活动有关的文件（法律、法规、标准、行业规范、客户要求等）。

　　4职责

　　4.1公司人事行政部是公司文件管理的归口部门，负责文件管理制度的制定、修订的起草及制度的宣贯、发放、废止工作，并负责在全公司范围内对制度执行的指导及监督。

　　4.2各部门产生的内部使用的文件由部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发放、归档、废止的管理。

　　4.3文件编制、审批、发布的权责

　　4.3.1各部门负责制定部门职责范围内的制度文件。

　　4.3.2管理者代表负责组织相关部门和人员负责组织制定公司体系文件、程序文件、管理文件。

　　4.3.3人事行政部为公司文件规范化统筹管理部门，负责公司文件立、改、废的审核（核稿）、发布、汇总。

　　5文件分级分类

　　5.1文件分级

　　5.1.1一级文件：公司战略规划具有长期指导性、规范组织行为的概述性文件或制度汇编类文件等的系统文件。包括但不限于公司员工手册、经营管理规范等。

　　5.1.2二级文件：规范各专业职能管理、服务规范管理等方面的文件。

　　5.1.3三级文件：各职能管理、服务规范等具体实施的作业指导流程及相关技术文件、操作规定、规范、项目管理文件、公文等，包括具体的作业方法和标准。

　　5.1.4四级文件：表格、表单类文件，凡记录作业结果所用的表格等。

　　6文件编号、标识与控制

　　6.1文件编号：[Microsof1]公司名称+部门代号+文件名称+文件顺序号+时间

　　注：各部门代号

　　部门代码部门代码部门代码部门代码

　　6.2文件的标识与控制

　　文件分受控与非受控两种,在管理体系运行的有关场所应用的文件及提供给审核机构的文件为受控文件,以编号为受控标识;如因其他目的提供给客户的文件为非受控文件，不作标识;

　　长期有效的文件予以编号和标识，控制其发放，回收作废失效版本;

　　一次性或短时间有效的文件过期自然失效，以其标题、日期作为标识，不必跟踪回收其过期版本。

　　7文件编制、审核、批准和发布

　　7.1行政文件与管理性文件的编制与审批

　　（1）公司级行政性文件：公司组织机构设置、人事任免涉及公司经营管理、技术、生产、薪资福利、奖惩等重要决定的通知/通告，由人事行政部负责编制。

　　（2）公司级管理性文件：如人力资源管理制度、技术文件管理制度、财务管理制度，由各部门依本制度4.3条负责编制。

　　（3）各部门行政性文件：各部门因部门管理及工作开展所需求发布的通知/通告，由相关职能部门负责编制。

　　（4）公司及各部门所有行政性文件审核由人事行政部填写《公司内部业务便签》，部门负责人审核，常务副总批准、审阅和签发。

　　（5）公司及各部门所有管理性文件的审核由人事行政部填写《文件审阅签发单》，部门负责人审核，常务副总批准、审阅和签发。

　　7.2文件归档、发放、保管

　　7.2.1文件归档

　　（1）经审批后的文件，人事行政部负责填写“文件/记录目录”，并且将电子档和纸张文件同时归档。

　　（2）各部门收到的文件由部门负责人或指定人员保管。各部门的“文件/记录目录”应定期予以更新，并将复印件交人事行政部编制/更新公司《受控文件清单》。

　　7.2.2文件发放

　　公司受控文件、记录由人事行政部负责按以下范围发放：

　　（1）管理手册、程序文件和公司管理文件下发至各部门;

　　（2）作业文件、记录下发至使用文件的相关部门;

　　（3）各个部门都要使用相应文件、记录的有效版本，人事行政部及时收回作废文件;行政办公室拟定《文件发放登记表》按上述规定范围发放文件,并注明发放数量，填写发放编号，并由领用者签名。

　　（4）文件接收部门应指定人员接收文件，收文者要在《文件发放登记表》中签名。

　　7.2.3文件保管与借阅

　　（1）文件保管：所有经批准发布的文件皆应登记编目并归档保存于文件的归口部门，文件持有者使用有效版本，并确保文件清晰易于识别。

　　a、行政文件正本、管理文件存放在人事行政部。

　　b、技术文件正本按文件归口存放于文件产生的技术部门。

　　c、外来文件正本依文件分类存放于档案室及相应的文件接收部门。

　　（2）各部门需要借阅文件时可向文件归口部门办理借阅手续，各部门文件管理人员应建立“文件借阅登记表”，管理文件的借出和归还。

　　（3）存放与硬盘和软盘的文件应有备份，并作出版本标识，采用密码进行保护，限定查阅及使用范围，由授权使用的人员进行操作。

　　（4）文件的持有者若跨部门调动或离职，应办理文件交接、归还手续。

　　7.3文件的更改与回收作废

　　7.3.1文件更改

　　（1）当文件不适应需要更改时，由文件归口部门提出，并实施具体更改工作，文件更改必须符合统一性、协调性，必要时相关的文件应进行同步更改。

　　（2）文件更改的起草、审核、批准由原文件起草、审核、批准部门/人员按负责填写《文件更改/评审单》并实施更改。

　　（3）文件修改内容较少时，可以采用划改、换页的方式进行更改;单文件更改超过三次或更改较大或公司组织结构、管理体系发生重大变化时应进行换版。

　　（4）公司文件更改状态按版本号为A版（B、C、D等）/修改状态为0（1、2、3、4等）依此编号。版本号与更改状态之间的关系为：每版文件同一版本内可以允许修改10次，即修改状态号最高是10，当超过10次时，文件换版，即由A版升为B版，以此类推。特殊情况下，换版不受此限制。

　　（5）文件更改内容必须及时到达文件使用场所，对文件的宣贯、实施情况有文件归口部门进行检查，并确认更改效果。

　　（6）公司鼓励各部门及人员在使用文件时及时发现文件的问题，提出文件更改意见。

　　7.4文件的作废与销毁

　　（1）各部门使用中的文件已被更改且有新版文件发布时，原文件应作废收回，作废的原版文件由人事行政部按原发放数量回收，并登记标明回收日期。

　　（2）文件作废或换页换版时，对已回收的作废文件由行政办公室及时销毁，并记录在《文件销毁（留用）记录表》中，若需保留作废文件时要在文件上标注“作废”字样。

　　（3）各类文件的保存期按《档案管理制度》的规定执行。

　　7.5外来文件管理

　　7.5.1外来文件接收与归口

　　（1）国家法律、法规;国家、行业、地方标准;上级主管部门下发的管理办法、制度、规定等外来文件，由人事行政部统一收集管理，并建立《外来文件清单》。

　　（2）外来文件由接收部门或形成文件部门归口管理。

　　（3）外来的一般性通知、公告等需执行的文件由公司总经理审批后，交由相关部门传阅执行，履行完毕后，由执行部门记录执行情况，交档案室备档。

　　7.6保密文件的管理

　　7.6.1保密文件及保密信息在形成后、归档前以“谁形成谁负责”为原则进行管理，秘密信息以载体形式归档后，交由档案室负责管理。

公司的文件管理制度2

　　一、总则

　　1、技术文件是本公司的核心秘密，是本公司能够持续发展并在市场上保持强势竞争力的有力保障，公司的技术文件属于公司所有。

　　2、为规范本公司技术文件的管理，确保文件编制的正确性、完整性，明确技术文件的编制、签署、更改、保存等相关的内容，确保技术文件的正确性及实施有效的管理，特制订本制度。

　　3、适用范围：适用于本厂的技术文件的管理。

　　二、技术文件的编制

　　1、技术文件包括：技术文件是指公司的产品设计图纸、技术标准、技术档案和技术资料。

　　具体包括：

　　1）开发计划阶段：方案设计、质量保障大纲、设计开发计划书、检验要求。

　　2）开发设计阶段：原理图、印制版图、产品编程手册、机械结构图、编程器件烧写文件、可编程器件源码、硬件编程手册、软件安装包、驱动程序、设计评审记录表。

　　3）产品调试阶段：产品调试手册、产品焊装明细表、产品调试记录、产品验证记录。

　　4）产品维护阶段：设计开发总结、软件使用手册、产品使用手册。

　　2、技术文件的技术要求和数据等必须符合国家相关标准和规定要求。

　　3、技术文件由技术开发部等相对应部门编制，各部门应对技术文件的准确性、合理性负责。

　　三、技术文件的提交

　　1、在产品开发的整个周期中，设计人员必须按照技术文件规范认真进行各项文件的编写工作，以保证技术文件的完整性。

　　2、在产品开发的各个阶段，设计人员都必须按时提交设计文件，并保存在公司的服务器中。每当设计文件发生重大更改后，设计人员都必须重新提交文件，以便更新服务器中的文件，保证开发工作的可靠性。

　　3、设计文件的提交以starteam为准，设计人员须按照提交的文件类别提交到starteam相应的目录。

　　4、对于已提交的文件，任何人员不得故意在服务器上进行删除。

　　四、技术文件的归档

　　1、各相关负责人负责技术文件的审核和批准;技术文件的编制必须严格执行编制、校对、审核三级把关制度;明确各级的责、权、利。

　　2、技术文件应保证标题栏中的编号、名称、日期，设计、校对、审核、批准等栏中签署齐全，签署不齐全的技术文件不得用于归档。

　　3、文件签署分为纸质文件签署、电子文件签署和光盘签署。其中，纸质文件签署须在纸质文件上手写签署，电子文件签署则在starteam上以备注的方式进行签署，光盘签署则在光盘封面的标签上进行总体签署。

　　4、各类归档文件经确认无误并且签署完毕后，方可进行归档工作。归档文件要求一式两套：一套存放在公司服务器上，供查阅使用;一套刻录成光盘，做封存保管。

　　5、用来存储归档文件的光盘或其包装盒上应贴有标签，标签上须注明光盘的大致信息，如名称、编号、签署信息等。

　　6、归档文件时，须填写《设计项目归档资料清单》，并对归档文件进行真实有效型和完整规范性检验，检验合格后方可给予存档。

　　五、技术文件的借阅

　　1、任何员工之间不得私自传阅技术文件，不得非法保持不具权限的文件。

　　2、若因工作需要，须借阅技术文件，则需报相关领导批准，并填写《借阅登记表》，然后方可通过获得的`授权从公司服务器上下载相应的文件进行查阅。

公司的文件管理制度3

　　1目的

　　为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，对公司的文件的体例格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的工作流程和作业标准作出明确规定，实现公司文件管理的规范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和适应性。结合公司实际工作情况，特制定本制度。

　　2适用范围

　　适用于公司及各部门文件和外来文件的管理。

　　3职责

　　3.1公司总经办是公司文件管理的归口部门，负责文件管理制度的制定、修订的起草及本制度的宣贯、发放、废止工作，并负责在全公司范围内对本制度执行的指导及监督。

　　3.2总经办负责公司质量管理体系、管理制度、行政性文件、法律法规文件、*相关外来文件的收录、发放、归档、废止的管理。

　　3.3各部门产生的内部使用的文件有部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发放、归档、废止的管理。

　　3.4文件编制、审批、发布的权责

　　3.4.1总经办负责组织制定公司行政管理、人力资源管理及其他基础性管理制度及行政性发文（通知、通告）等文件。

　　3.4.2财务部负责制定公司财务管理制度文件。

　　3.4.3客服部负责制定公司客服管理制度文件。

　　3.4.4生产部负责制定公司生产管理制度文件。

　　3.4.5质检部负责组织制定公司质量体系文件、产品认证文件，并负责制定质量管理制度、产品质量检验规程、检验作业指导书等文件。

　　3.4.6设计部负责制定公司公司技术管理规范、产品技术标准、产品设计开发输出文件（设计图样、产品bom、检验标准、规范测试）等文件。

　　3.4.7工厂负责制定产品bom、产品工艺文件、操作规程、生产作业指导书等文件（由打样工厂负责）。

　　3.4.8公司及各部门文件制定由部门负责人或指定人员编制，公司副总或部门负责人审核，总经理批准。

　　3.4.9公司及各部门文件分发布前，应向总经办提交电子/纸张文件审核备案，并获得文件号。

　　3.5质量体系文件的编制、审核、批准、发布，依《质量手册》和《文件控制程序》的规定执行。

　　4.定义

　　4.1文件：公司文件是在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书，是公司各项工作开展和进行相关活动的重要依据和工具。

　　4.2受控文件：需要对文件的分发、更改、回收进行控制。随时保持最新有效版本的文件，

　　4.3非受控文件：不受更改/修订的控制，其封面或正文页面无“受控”标识，文件更改/修订后不必通知文件持有人。

　　4.4外来文件：指来源于公司之外的与公司各项工作开展和进行相关活动有关的文件。（法律、法规、标准、行业规范、客户要求等）

　　5.工作程序

　　5.1文件的分类

　　5.1.1文件属性分类

　　（1）质量体系文件：质量方针、质量目标、质量手册、质量体系程序文件、质量计划及质量体系运行过程中形成的文件。

　　（2）行政性文件：公司的公告、通知、通报、报告、申请、传真等。

　　（3）管理性文件：公司管理规章制度、工作流程、规范/规定等，如人力资源管理制度、行政管理制度、产品设计开发流程等。

　　（4）技术性文件：产品标准、设计图样、工艺文件、操作规程、检验规程等。

　　（5）外来文件：国家有关法律、法规、国家/行业标准、供应商/客户提供文件、设备文档等。

　　5.1.2文件阶层分类

　　（1）一阶文件：公司章程、公司经营规划/计划、质量手册。

　　（2）二阶文件：公司经营管理活动开展所有过程控制的程序文件。

　　（3）三阶文件：管理制度、规范/规定、设计文件、技术规程、作业指导书、外来文件等。

　　（4）四阶文件：各记录表单、报表等。

公司的文件管理制度4

　　一、一般

　　1.技术文件是我们公司的核心秘密，是我们公司持续发展和在市场上坚持强势竞争力的有力保证，公司的技术文件归公司所有。

　　2、为规范公司技术文件管理，明确文件编制的准确性、完整性、技术文件编制、签名、变更、保存等相关资料，确保技术文件的准确性和有效管理，特制定本制度。

　　3、适用范围：适用于本厂技术文件管理。

　　二、技术文件的编制

　　1、技术文件包括：技术文件是指公司的产品设计图纸、技术标准、技术文件和技术资料。

　　具体包括：

　　1）开发计划阶段：计划设计、质量保证概述、设计开发计划书、检查要求

　　2）开发设计阶段3360原理图、打印布局、产品编程手册、机械原理图、编程设备刻录文件、可编程设备源代码、硬件编程手册、软件安装包、驱动程序、设计审查记录表

　　3）产品调试阶段3360产品调试手册、产品焊接明细表、产品调试记录、产品验证记录

　　4）产品维护阶段3360设计开发摘要、软件使用手册、产品使用手册

　　2、技术文件的技术要求和数据等必须遵守国家相关标准和规定要求。

　　3.技术文件由技术开发部等相关部门编制，各部门要对技术文件的准确性、合理性负责。

　　三、提交技术文件

　　1.在产品开发的整个周期内，设计师应根据技术文档规范认真完成各文档的编写工作，以确保技术文档的完整性。

　　2.在产品开发的每个阶段，设计师都必须及时提交设计文件并保存在公司的服务器上。每当设计文件发生重大更改时，设计师都必须重新提交文件，更新服务器上的文件，确保开发工作的可靠性。

　　3、设计文件的提交以starteam为准，设计师应根据提交的文件类别提交到starteam的相应目录。

　　4.对于提交的文件，任何人都不能故意从服务器中删除。

　　四、技术文件的保管

　　1、各相关负责人负责技术文件的审查和批准。技术文件编制必须严格执行编制、校对、审查三级把关制度。明确各级责任、权利、利益。

　　2、技术文档必须在标题栏的编号、名称、日期、设计、校对、审计、批准等栏中签名完备，签名不完善的技术文档不能用于存档。

　　3.文件签名分为纸质文件签名、电子文件签名、光盘签名。其中纸质文档签名必须用手写在纸质文档上，电子文档签名必须作为注释签署starteam，光盘签名必须作为一个整体签署光盘封面上的标签。

　　4、各种存档文件确认后，签名完成后才能进行存档工作。归档文件应在公司服务器上保留1套2套3360套以供审阅。把一套烤成光盘保管。

　　5.应在用于存储归档文件的光盘或其盒子上粘贴标签，标签上应显示光盘的大致信息（如名称、编号、签名信息等）。

　　6.归档文件时要填写《设计项目归档资料清单》，对归档文件进行实际完整的规范性检查，合格后才能归档。

　　五、技术文件贷款

　　1.任何职员不得个人传阅技术文件，不得非法坚持未经授权的文件。

　　2.如果工作需要，需要借用技术文件，请要求相关领导批准，并填写《借阅登记表》。然后，您可以获得相应的批准，从公司服务器下载该文件并进行审阅。

　　3.对借来的文件不能私自印刷、传阅，不能泄露借来的文件的秘密。

　　4.如果有特殊情况，需要将文件转交他人或携带，必须得到相关领导的批准。

　　5.查阅文件后，应在相关人员监督下彻底删除贷款文件，并补充整个《借阅文件记录表》。

　　六、追究责任

　　各部门要严格遵守上述规定，如果因不遵守上述规定而丢失或泄露公司技术文件，公司将根据相关秘密规定受到罚款处罚和公司内部处罚，情节严重的人将保留追究法律责任的权利。

公司的文件管理制度5

　　文件的收发、阅批、执行、催办工作是医院实施有效行政管理的重要途径,各级领导和部门必须执行如下规定:

　　1、由上级机关下发的各类行政、政工、医疗科研教学和后勤等方面的下行文件,都应由医院办公室签收登记,各职能部门和个人不能私自签收保存文件。

　　2、医院办公室主任负责对各类收文的审阅,并按文件性质送有关主管领导或部门传阅和执行。院级领导批阅一般文件不超过三天,重要文件立即批阅。

　　3、各职能部门对院领导批示文件应在规定时间抓好落实,落实后应将执行情况与原文件一并返回院办。

　　4、院办文秘人员负责对文件批转及执行过程中的督促、检查,有权对延误工作的部门提出批评。

　　5、执行文件批转过程中的签收、注销规定,对丢失文件、延误工作者应予批评,严重影响工作造成损失者向院领导提出处理意见。

　　6、各类文件在批转过程中必须使用规定的纸张和笔（钢笔、毛笔）书写,字迹要工整。

公司的文件管理制度6

　　本厂对二级维护、总成修理、整车修理的车辆实行维修前诊断检验、维修过程检验和竣工质量检验制度。质量检验人员具体负责制度的贯彻执行。

　　一、修前诊断检验制度

　　1、在诊断检验前，质量检验员应主动告知车主出具《机动车维修记录》。

　　2、根据汽车技术档案的记录资料和驾驶员反映的车辆使用技术状况，质量检验员确定所需要的检测项目。

　　3、质量检验员针对每一检测项目实际进行检测，并依据检测结果和车辆实际技术状况进行故障诊断，以确定附加作业项目（二级维护）或维护和修理方案。

　　4、质量检验员将所诊断的故障、维护和修理方案、维修项目等填写《机动车维修记录》，并根据检验情况填写《车辆进厂检验单》，并告知托修方，由拖修方签字确认。

　　5、调度人员将维修作业单下派车间，车辆进入作业车间。

　　二、汽车维修过程检验制度

　　1、过程检验实行自检、互检和专职检验相结合的"三检"制度。

　　2、检验内容为汽车或总成解体、清洗过程中的检验，主要零部件的检验，各总成组装、调试检验。

　　3、各检验人员根据分工，严格依据检验标准、检验方法认真检验，做好检验记录并填写《车辆维修过程检验单》。

　　4、经检验不合格的作业项目，需重新作业，不得进入下一道工序。

　　5、对于影响安全行车的零部件，一定要严格控制使用标准，对不符要求的零部件应予以维修或更换，及时通知前台，并协助前台向车主做好解释工作。

　　6、对于新购总成件，必须依据标准检验，杜绝假冒伪劣配件装入总成或车辆。

　　7、车辆维修完工，维修人员自检合格后，做好车辆清洁工作，并将车辆停放在竣工区域，通知总检进行竣工质量检验。

　　三、汽车维修竣工质量检验制度

　　1、汽车维修竣工质量检验由总检负责。

　　2、汽车维修竣工质量检验内容为整车检查、检测、路试、检测路试后的再检测及车辆验收。

　　3、修竣车辆竣工质量检验严格依据《汽车维护、检测、诊断技术规范》（GB/T18344-2001）要求进行。首先进行整车外观和底盘检查，检查合格后进行路试，对于路试中所发生的不正常现象，要认真复查。路试合格后重新进行底盘检查，确保各项技术性能合格后，将有关内容记入《车辆维修竣工检验单》和《机动车维修记录》。

　　4、如是营运车辆，由总检告知送检员将车辆送往汽车综合性能检测站进行竣工质量检测。检测合格后，将车辆交付托修方。

公司的文件管理制度7

　　文件资料的归档应做到分类保存、编目清晰、标识明确、装订整齐。资料的填写应做到字迹工整、签字齐全、规范,内容正确。

　　一、收发文件管理制度

　　1、对外发文应由部门负责人或项目负责人审批签发,做好收发文记录,接收人签字。

　　2、文件包括公司外发文件、公司内发或传阅文件两部分。

　　3、外发文件的具体要求

　　公司外发文件在发放记录上注明原件存放处,办公司室统一标识发放文件编号。

　　4、公司内发或传阅文件的具体要求

　　（1）公司内发或传阅文件在收发、传阅记录上签字,注明原件存放处。

　　（2）建设单位、设计单位、监理单位及其他外部单位对公司的发文,由办公室统一接收,并及时上报公司经理,由公司经理签署意见。

　　（3）建设单位、设计单位、监理单位及其他外部单位对项目部的发文,由项目部接收,由项目负责人签署意见,项目负责人根据具体情况上报公司。

　　（4）项目发放施工队的文件规定:

　　发放施工队的文件、通知（不含技术交底）,均在项目备案,同时由发放责任人保存原件和发放记录。

　　二、竣工资料

　　1、项目经理部按竣工验收条件的规定,认真整理工程竣工资料。

　　2、竣工资料的内容应包括:工程技术档案、工程质量保证资料、工程检验评定资料、竣工图,规定的其它应交资料。

　　3、竣工资料的整理应符合下列要求:

　　（1）工程技术档案的整理应始于工程开工,终于工程竣工,真实记录施工全过程,可按形成规律收集,采用表格方式分类组卷。

　　（2）工程质量保证资料的整理应按专业特点,根据工程的内在要求,进行分类组卷

　　（3）工程检验评定资料的整理应按单位工程、分部工程、分项工程划分顺序,进行分类组卷。

　　（4）竣工图的整理应区别情况按竣工验收的要求组卷。

　　4、交付竣工验收的施工项目必须有与竣工资料目录相符的分类组卷档案。承包人向发包人移交由分包人提供的竣工资料时,检查验证手续必须完备。

　　三、文件、资料保密规定

　　1、公司全体员工要树立爱护公司资料,保守公司秘密的观念。

　　2、未经公司领导同意,任何人不得私自拷备或复印资料,转借他人使用酌情给予处罚。

　　3、归档的公司文件未经公司经理同意不得外借;

公司的文件管理制度8

　　第一条、为确保人事档案的机密性，完整性和准确性，为人事决策提供信息和依据，特制定本制度。

　　第二条、本制度适用于公司所有员工的人事档案管理。

　　第三条、员工人事档案由人力资源部负责管理。

　　第四条、新员工第一次建档后，日后所有有关个人人事资料都随时归档，包括员工在职期间试用、考核、职位调动、工资晋升、培训记录、行政处分、奖励等，以保证档案的完整性、保密性及可查性。

　　第五条、新员工报到后按《个人资料档案目录》顺序进行建档，目录如下：

　　1、招聘登记表

　　2、聘用通知书

　　3、学历证、职称证、计算机等相关资格证的复印件。

　　4、身份证复印件

　　5、照片

　　6、员工转正申请表

　　7、聘用合同

　　8、奖惩材料

　　9、任免、升降、调薪等材料

　　10、其它材料

　　第六条、档案管理应由专人负责并建员工档案薄册，记载档案的接收、 存入、提供、使用和变动情况。

　　第七条、要做到分类准确、编号规范、排列有序、定期核对。

　　第八条、所有人事档案都属秘密文件，应妥善保管，不得随意泄密。

　　第九条、人事档案不允许无关人员查询。部门负责人有权查阅本部门员工的档案。总经理有权查阅任一员工的档案，除总经理外任何人不得查阅员工的工资档案。

　　第十条、任何人不得借阅自己本人档案。

　　第十一条、档案管理人员及档案查阅人员应严格保证档案的完整性，不得涂改、拆散、抽出、圈划、污损、带出、丢失。

　　第十二条、收回档案时，档案管理人员必须认真检查核对，否则追究当事人的"责任。

　　第十三条、离职人员档案保存期为一年。

公司的文件管理制度9

　　一、目的

　　为了对人事档案进行妥善保管，能有效地保守机密。维护人事档案材料完整，防止材料损坏，规范人事档案的管理，特制定本制度。

　　二、范围

　　本制度适用于对公司人事档案的执行管理。

　　三、职责

　　3.1人力资源部人事管理课负责人事档案的建立、归档、保存、定期检查核对、转递、保密、统计等工作。

　　3.2人事档案管理：集团公司人事管理课（宁波地区）负责本地区所有分公司、直属部门的人事档案管理工作。外地分公司的员工人事档案管理由当地人事管理部门负责管理工作。

　　3.3集团公司人力资源部为本制度的归口部门，负责指导监督各部门、分公司的人事档案管理工作、负责本制度的编制及落实执行工作。

　　3.4集团公司企业委员会负责本制度的审议及授权主管人签核，总裁负责本制度的批准执行。

　　四、人事档案管理的内容

　　4.1员工人事档案归档及管理：新员工入职时将《员工应聘申请表》及相关证件（毕业证书、身份证、各类技术认证证书）复印件提交人事管理课，人事管理课根据《员工应聘申请表》建立员工人事档案（内容包括：该员工的应聘、录用、劳动合同、考核、薪资、福利、奖惩、培训等相关资料）并及时归档。归档的流程为首先对新的员工人事档案材料进行鉴别，其次按新员工的所在部门以及职务、性别等进行分类并确定其归档的具*置并且在目录上补登新员工人事档案材料的名称及有关内容，最后将新员工的人事档案材料归档。

　　4.1.1确立两级档案管理制度：一级员工人事档案为员工入司随转的人事档案材料。二级档案为员工入司以后的任职情况、培训情况、工资调整情况、学历及职称变化情况、历年考核情况及员工基本情况复印件备查材料等。

　　4.1.2员工人事档案自员工到岗之日建立，每人一份，按部门、职务归类。员工终止/解除劳动关系时，应将该员工人事档案的材料归入公司离职员工人事档案类。

　　4.1.3员工合法终止/解除劳动合同时，由各相关部门负责人在《员工离职通知单》上签字，确认无遗留问题；员工相关档案调入单位时，人力资源部核对档案材料，密封该员工人事档案，连同开具的《档案材料转移单》及其它有关材料，转至调入单位并归档。相关手续《员工入职试工转正辞退作业管理制度》。

　　4.2检查核对：人力资源部人事管理课档案管理员要定期（每月25日）对员工的人事档案进行检查核对并在《员工人事档案统计表》上签字，确保员工的人事档案的完整、安全。但是下列情况下，也要进行检查核对：突发事件后，如被盗、遗失、或水灾火灾之后；对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失；发现某些损失之后，如发现材料变酶、发现虫蛀等；检查完毕后必须在《员工人事档案统计表》上确认签字。

　　4.3转递（员工异动）：档案转递过程如下，人事管理课档案管理员取出要转走的员工人事档案并在档案帐册上注销该员工的人事档案并填写《转递人事档案通知单》，按发文要求包装、密封。在转递过程中应遵循保密原则并且要求收档单位在回执上签字盖章。

　　4.4保密制度：由人事管理课档案管理员负责人事档案管理。不得将人事档案材料带到公共场合。公司人事管理课对接受员工原单位转递而来的认识档案材料内容，一概不得加以删除或销毁，并且必须严格保密，不得擅自向外扩散。

　　4.5统计：人事管理课每月25日须对员工人事档案的数量、人事档案材料收集补充情况、档案整理情况、档案保管情况、利用情况进行统计并填写《员工人事档案统计表》。

　　4.5.1人事档案统计分类：履历及相关证件材料、鉴定及考核材料、评聘及奖惩材料、其他可供公司参考资料。

　　4.5.2人事档案统计信息要及时更新，人力资源部根据人员流动情况每月25日必须将相关人事档案的统计情况更新并填写《员工人事档案统计表》，提报人力资源部总监审核。

　　五、员工人事档案管理，应严格执行国家和公司有关规定。

　　查阅员工人事档案应经人力资源部总监（或总裁）批准，并办理登记手续。档案管理人员和查阅者不得私自增删、涂改、泄露档案材料内容。

　　六、相关支持文件及记录

　　员工应聘申请表

　　转递人事档案通知单

　　员工离职通知单

　　员工人事档案统计表

　　第一条、为确保人事档案的机密性，完整性和准确性，为人事决策提供信息和依据，特制定本制度。

　　第二条、本制度适用于公司所有员工的人事档案管理。

　　第三条、员工人事档案由人力资源部负责管理。

　　第四条、新员工第一次建档后，日后所有有关个人人事资料都随时归档，包括员工在职期间试用、考核、职位调动、工资晋升、培训记录、行政处分、奖励等，以保证档案的完整性、保密性及可查性。

　　第五条、新员工报到后按《个人资料档案目录》顺序进行建档，目录如下：

　　1、招聘登记表

　　2、聘用通知书

　　3、学历证、职称证、计算机等相关资格证的复印件。

　　4、身份证复印件

　　5、照片

　　6、员工转正申请表

　　7、聘用合同

　　8、奖惩材料

　　9、任免、升降、调薪等材料

　　10、其它材料

　　第六条、档案管理应由专人负责并建员工档案薄册，记载档案的接收、存入、提供、使用和变动情况。

　　第七条、要做到分类准确、编号规范、排列有序、定期核对。

　　第八条、所有人事档案都属秘密文件，应妥善保管，不得随意泄密。

　　第九条、人事档案不允许无关人员查询。部门负责人有权查阅本部门员工的档案。总经理有权查阅任一员工的档案，除总经理外任何人不得查阅员工的工资档案。

　　第十条、任何人不得借阅自己本人档案。

　　第十一条、档案管理人员及档案查阅人员应严格保证档案的完整性，不得涂改、拆散、抽出、圈划、污损、带出、丢失。

　　第十二条、收回档案时，档案管理人员必须认真检查核对，否则追究当事人的责任。

　　第十三条、离职人员档案保存期为一年。

公司的文件管理制度10

　　根据中组部、国家档案局《干部档案工作条例》及中组部《干部人事档案材料收集归档规定》、《干部档案整理工作细则》要求，结合兵团干部人事档案工作实际，制定本制度。

　　一、干部人事档案管理部门工作职责

　　(一)按照干部管理权限依法管理好干部档案，为国家积累档案史料。

　　(二)及时收集、鉴别和整理干部档案材料，把好档案材料入口关，及时清理所缺材料并告知有关部门补充齐全。

　　(三)按照规定办理干部人事档案的查阅、借阅和转递。

　　(四)为有关部门提供干部人事档案材料的情况。

　　(五)认真做好干部人事档案的安全、保密、保管和保护工作。

　　(六)及时了解干部人事档案工作的新情况，制定、完善相关规章制度，加强业务指导工作。

　　(七)推广、应用干部档案现代管理方法和技术，逐步实现干部人事档案管理的信息化和现代化。

　　(八)定期向档案局移交死亡干部档案。

　　(九)办理其他有关事项。

　　二、干部人事档案材料收集制度

　　(一)按照《干部人事档案材料收集归档规定》的要求，遵循真实、全面、及时、规范的原则，重点收集反映干部自然情况和德、能、勤、绩、廉等方面的材料，并根据经济社会发展和组织工作的需要，不断充实完善干部人事档案的内容。

　　(二)干部人事档案材料形成部门，必须按照有关规定规范制作干部人事档案材料，建立干部人事档案材料收集归档机制，在材料形成之日起1个月内按要求送交干部人事档案管理部门并履行移交手续，任何组织和个人不得以任何理由积压归档材料。

　　(三)干部人事档案管理部门应建立联系制度，及时掌握形成干部人事档案材料的信息，主动向干部人事档案材料形成部门、干部本人和其他有关方面收集干部人事档案材料。

　　(四)干部人事档案管理部门必须严格审核归档材料，重点审核归档材料是否办理完毕，是否对象明确、齐全完整、内容真实、填写规范、手续完备。成套材料必须头尾完整，缺少的档案材料应当进行登记并及时收集补充。

　　(五)归档材料填写不规范，手续不完备，或材料上的姓名、出生时间、参加工作时间和入党时间等与档案记载不一致的，材料形成部门应当重新制作，补办手续，或者由具有干部管理权限的组织(人事)部门审改(或出具组织说明)并加盖公章。形成干部档案材料的部门，有责任按规定认真办理。

　　(六)干部人事档案原件存正本，复制件可存副本。证明、证件等特殊情况需用复印件存档的，必须注明复制单位、复制日期，并加盖材料制作部门单位公章或干部人事关系所在组织(人事)部门公章。

　　(七)干部人事档案材料的载体使用国际标准A4型(长297毫米，宽210毫米)或16开型(长260毫米，宽184毫米)的公文用纸，材料左边应当留有20-25毫米装订边，字迹材料应当符合档案保护要求，用钢笔或毛笔填写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝墨水和复写纸书写。

　　(八)干部人事档案工作人员对收集到的干部人事档案材料应认真审查鉴别，对不属于规定归档范围的材料，不得擅自归档;对符合归档要求的材料进行登记，在接收之日起1个月内放入干部本人档案，1年内整理归档。

　　三、干部档案材料鉴别归档制度

　　(一)干部人事档案材料的鉴别归档工作，必须根据有关法律、法规和文件精神，坚持历史唯物主义和辩证唯物主义的观点，具体问题具体分析，根据形成材料的历史条件、材料的主要内容、用途及其保存价值，严肃认真地进行。

　　(二)凡收集的材料，在归档前必须经过认真审查、鉴别，符合要求的才能归档;

　　(三)未经鉴别，任何人都不得擅自销毁干部人事档案材料，不得私自将不属于归档范围的材料归档或从干部人事档案中撤出材料。

文件资料归档管理制度5篇（扩展6）

——国企财务文件管理制度5篇

国企财务文件管理制度1

　　为加强财务管理，规范财务工作，促进公司经营业务的发展，提高公司经济效益，根据国家有关财务管理法规制度和公司章程的规定，结合公司实际情况，特制定本制度。

　　一、财务部职责范围

　　1、财务人员应认真贯彻执行国家有关财政法规及会计制度，确保财务工作的合法性。敬业爱岗，不做有损于公司的事。

　　2、建立健全公司各种财务管理制度，严格按照财务工作程序执行。

　　3、采取切实有效的措施保证公司资金和财产的安全，维护公司的合法权益。

　　4、编制和执行财务预算、财务收支计划，提前预警资金需用状况，确保资金的有效供应。

　　5、进行成本、费用预测、核算、考核和控制，督促有关部门降低投资、节约费用，提高经济效益。

　　6、建立健全各种财务帐目，编制财务报表，并利用财务资料进行各种经济活动分析，为公司领导决策提供有效依据。

　　7、会计档案资料的收集、整理，确保档案资料的完整、安全、有效。

　　8、加强本部门管理，进行内部培训，提高本部门工作人员素质。

　　9、完成公司工作程序规定的其他工作，完成领导布置的其他任务。

　　二、借款审批及标准

　　1、出差借款：出差人员应先到财务部领取一式两联的“借款单”，详细填写借款日期、资金性质、部门、出差地、出差事由、出差天数及金额，经本部门主管签字后报总经理签批；借款单交会计留存，待借款人归还借款后清款联还本人作为清帐依据。前次借支出差返回时间超过10天无故未报销者，不得再借款。

　　2、日常费用借款：各部门因办理业务需要借款，到财务部领取借款单，填写好资金性质(支票或现金)、部门、借款事由，所借金额，审批程序同第1条。

　　3、购置固定资产借款：施工用具、加工设备单价在1000元以上，使用年限在一年以上者，办公设施单价2000元以上者，属固定资产。需填写固定资产申购单、固定资产请款单报总经理审批后，方可由相应部门办理。购置固定资产必须开具正式发票。

　　4、备用金借款：对于特定部门或岗位实行备用金借款，具体由各部门根据实际情况核定，报总经理批准后执行。所有备用金借款于每年年度终了报帐时归还结清。

　　5、其他临时借款：如业务费、招待费、周转金等，审批程序同第1条。6、借款出差人员回公司后五天内应按规定到财务部报帐，报帐后所欠金额三天内补齐，对于不办理报销手续且三天内不能补齐所欠款项的，财务部有权从当月工资中扣回。

　　7、所有借款均遵循前帐不清后帐不借的原则。

　　8、严格禁止个人借款，特殊情况需由公司部门经理以上级别人员做担保并由总经理批准后方可借支。

　　三、日常费用报销：

　　1、公司员工在日常费用支出时，需坚持勤俭节约的原则。

　　2、日常支出时应尽量取得原始发票，对于不能取得原始发票的情况，需由对方出具收款证明。

　　3、报销时须由经手人在发票上面签字并简述事由，并经相应领导及总经理签字后到财务部报销；

　　4、所有日常购用物品均须到库房办理入库手续，报销时发票后面附有经库房管理员签字的入库单，并经各相应领导及总经理签字后到财务部报销；

　　5、遇报销审批人出差在外，则应由审批人签署指定代理人，交财务部备案，指定代理人可在此期间行使相应的审批权力；或者由财务人员与审批人进行电话联系，先行借款或报销，待审批人回公司后再进行补签。

　　四、附则

　　1、所有费用支出实行总经理签批制。

　　2、本制度自董事(股东)会议通过之日起开始施行。

国企财务文件管理制度2

　　1、目的：

　　为了使公司财务管理规范化，严肃财务制度。

　　2、适用范围：

　　适用于财务管理。

　　3、责任人：

　　总经理、财务部经理。

　　4、正文：

　　4.1总则

　　4.1.1根据《会计法》、《企业会计制度》和国家的有关财经纪律，结合公司实际情况，制定本制度。

　　4.1.2本制度包括董事会、总经理财务管理职责、财务部门工作职责、会计核算原则、资金管理、结算账款管理、固定资产及其他资产管理、成本费用管理、营业收入及营业外收支管理、利润及利润分配管理、财务报告的编制与公布、财务电算化管理、财务档案管理及附则。

　　4.2董事会财务管理职责

　　4.2.1公司董事会审批公司的重大财务决策，控制投资规模和方向，审核公司重大资产处理。

　　4.2.2公司董事会负责制订公司的利润分配方案和弥补亏损方案。

　　4.2.3审议批准公司的财务预算、决算报告及可行性研发项目。

　　4.2.4公司董事会负责公司章程规定的其他财务事项。

　　4.3总经理财务管理职责

　　4.3.1遵守《会计法》及有关财务、税收、金融等法律法规，贯彻执行公司的财务制度，根据公司经营目标组织好生产经营，力争股东资产保值增值。

　　4.3.2总经理负责领导公司的财务管理工作，并对公司保存和提供的会计资料的真实性、完整性担负责任。

　　4.3.3指导公司内部审计机构的财务检查，督促财务部门配合财政、税务、审计机关的监督检查。

　　4.3.4总经理对公司财务预算全面负责，审核财务预算方案，经董事会批准后执行预算，年度终了向董事会报告财务预算执行情况，并依据决算情况对预算执行单位进行考核。

　　4.4财务部门工作职责

　　4.4.1严格执行国家有关法律、法规及公司的财务制度，加强会计基础工作，保证会计工作依法有序进行。

　　4.4.2编制公司财务预算、决算，并实施财务控制。

　　4.4.2.1财务预算按年度编制，包括业务预算（采购、销售、生产、期间费用等）、资本预算（固定资产投资、权益性资本投资、债券投资等）和筹资预算。

　　4.4.2.2预算年度终了，财务部负责作出财务决算，上报总经理。

　　4.4.2.3财务部负责财务预算的编制、审查、报告、监督执行等具体工作，分析财务预算与实际执行的差异及原因，提出改进管理的措施和建议，实施财务控制。各职能部门及各业务部主要负责人对本部门执行结果承担责任。

　　4.4.3负责公司日常会计核算和财务管理工作

　　4.4.4公司财务人员必须根据《会计法》的规定，严格审查每笔经济业务的合法性，对不符合规定的成本费用开支，要坚持原则，拒绝支付；

　　4.4.5财务人员必须按照规定的会计科目和核算办法进行会计核算，对取得的原始凭证，要认真审核，及时准确地编制记账凭证，记载有关账簿；

　　4.4.6财务人员要加强对税收法律法规的学习，依法及时、足额缴纳各项税款；

　　4.4.7财务经理应参与公司的经营决策，加强同银行等金融机构的联系，准确掌握公司资金分布及资金需求动态，搞好资金*衡调度，统筹处理财务工作中出现的"问题。

　　4.4.8按月及时、准确、真实地编制财务报表并按规定向外报送财务报表；

　　4.4.9做好每月的生产经营状况财务分析工作，严格控制各项成本费用，为公司决策提供财务依据。

　　4.5会计核算的一般原则

　　4.5.1公司会计核算以人民币为记账本位币，记账采用借贷记账法，以权责发生制为记账基础，以历史成本为计价原则。

　　4.5.2坏账核算采用备抵法，按应收款项的3‰计提，如需计提特别坏账，应由董事会审批决定。

　　4.5.3存货按实际成本入账，发出时按加权*均法计价；低值易耗品采用五五摊销法核算。

　　4.5.4公司的对外投资控股权在20%以下（不含20%）的，采用成本法核算；控股权在20%以上（含20%）的，采用权益法核算。股权在50%以上或根据重要性原则对具有实际控股权的要合并报表。

　　4.6资金的管理

　　4.6.1现金的管理

　　4.6.1.1公司出纳与会计的职责必须分开，不能由一人兼任；

　　4.6.1.2公司的一切现金收支必须归集到财务部门核算和管理，各项支出必须按规定办理审批手续；现金收入后及时送存银行，严禁坐支现金和白条抵库；

　　4.6.1.3公司库存现金一般不得超过5000元，现金出纳员要确保库存现金每日账实相符；

　　4.6.1.4每次提取备用金1万元以内（含1万元）须由财务经理批准；超过1万元须报总经理批准。

　　4.6.2银行存款的管理

　　4.6.2.1遵循国家关于银行结算的有关规章制度；

　　4.6.2.2新增银行账户必须事前由财务部经理提出申请，由主管副总审核，报总经理批准后开设；

　　4.6.2.3公司设立的银行账户只限于基本帐户和一般帐户，专用帐户用于本公司经营范围内的资金结算及资金调拨；

　　4.6.2.4正常业务支出的支票领用,都必须有经核准的发票或其他必要的凭证，支票上必须有金额且与应付凭证金额一致，所有已经签发的支票，应于当日及时记入银行存款日记账中，并定期与应付款或其他总分类账借方进行核对，每次支票领用金额1万元以内（含1万元）须由财务经理审核主管副总批准；超过1万元须报总经理批准。

　　4.6.2.5开户银行间资金调拨需由经办人填制支票领用审批单，详细说明资金调拨的理由，经财务经理审核主管副总批准；1万元以上的资金使用和调拨必须报总经理批准；

　　4.6.2.6财务部对所有银行支出凭据应认真审核有关内容，严格执行经办人、审批人“双签字”制度，做到单证齐全、手续完备；

　　4.6.2.7公司的银行支票，包括现金支票和转账支票，一律由财务部统一向银行购买、统一保管、统一发放，发放时必须做好完整的领用、注销记录；对领用期限超过十天以上的，应及时查明原因，督促经办人员及时注销。作废银行支票必须注明“作废”字样单独保管；

　　4.6.2.8银行票据一般不得背书转让，如有特殊需要，背书必须由专人进行登记，由财务经理提出申请，报公司总经理批准；

　　4.6.2.9财务部必须加强银行未达账项的管理；银行调节表应于月度终了后十日内编出，并积极予以清理，发现问题应及时上报。

　　4.6.3银行贷款及融资的管理

　　4.6.3.1银行贷款卡必须由财务经理保管，如需办理贷款、还款手续，经办人应要求银行逐笔登记、注销，财务经理及时检查并与银行进行核对；

　　4.6.3.2银行贷款按公司规定的筹资权限实行逐笔审批制度，所有贷款由财务经理提出申请，报总经理签字批准，并逐月报董事会备案；

　　4.6.3.3所有对外融资一律由董事会批准；

　　4.6.3.4无特殊情况，公司一般不得对外担保，如确需，公司必须要充分了解对方单位的资信，经济效益及偿债能力等情况，由公司总经理提出申请，经公司董事会批准同意后，方可办理。

　　4.7结算账款的管理

　　4.7.1认真审核结算单据，检查结算手续是否完备、真实，单据是否齐全。对于未认真核实而造成的多付或重付款项，应立即查明原因，追究有关人员的责任。

　　4.7.2财务部应对有关业务单位的往来结算账款定期进行核对和清理工作，所有往来户由财务部与业务人员每月至少核对一次，并编制“往来账户调整表”；财务部每年不定期与终端客户直接核对至少一次。

　　4.7.3发生采购时，由经办人员提出采购申请，由主管副总签字审核批准：采购金额超过1万元（含1万元）报总经理批准。

　　4.7.4公司确认发生坏账时，必须由经办人员提出书面申请，认真查找原因，分清责任，经财务经理审核后，由总经理批准；发生1万元以上的坏账损失时，总经理审核同意后，报董事会批准。

　　4.8固定资产及其它资产管理

　　4.8.1500元以上的资产称为固定资产，固定资产的取得按原始价值计价。

　　4.8.2固定资产折旧原则上采用直线法计提，固定资产的预计净残值率为其原值的3%。

　　4.8.3固定资产的购置均须经主管副总审核后报总经理批准。

　　4.8.4固定资产的处理包括购置、出售、报废、毁坏损失等（均为1万元以上）须经主管副总审核后，报公司董事会批准。

　　4.8.5固定资产应设置明细账核算，定期与行政部门和使用部门的卡账和实物进行核对，做到账、卡、物相符。

　　4.8.6无形资产以历史成本或评估价值入账，并按收益期等额摊销计入成本；不能确定收益期的按5年摊销。

　　4.9成本、费用的管理

　　4.9.1财务部应按照国家有关的规定合理计提有关费用。

　　4.9.2发生的所有费用必须先由财务经理签署意见（单笔5000元以上的费用需报备主管副总），财务部门应严格按照公司有关行政文件规定的费用报销标准进行审核，报总经理或总经理授权的负责人批准后报销。

　　4.9.3差旅费报销：按公司制定的《市场人员费用报销办法》执行。

　　4.9.4财务部必须按收入与成本、费用相匹配的原则及时进行帐务处理，如实反映本期损益。

　　4.9.5研发费用预算经董事会批准后，严格按预算执行。

　　4.10营业收入和营业外收支的管理

　　4.10.1公司的营业收入包括主营业务收入和其他业务收入。

　　4.10.2公司应当合理确认营业收入的实现，将已实现的收入按时入账，并及时结转相应的成本。发生销售退回、销售折让与折扣，应及时对有关销售科目予以调整。

　　4.10.3营业外收入是指公司主要经营业务以外的其他各项收入。包括固定资产盘盈及变卖收益、罚款收入、无法支付的应付款项、物资及现金的溢余等。营业外支出包括固定资产盘亏及变卖损失，固定资产和流动资产因遭自然灾害等造成的非正常损失（扣除保险公司赔偿款），违约金、公益救济性捐赠等。

　　4.11利润及利润分配的管理

　　4.11.1公司的利润总额包括营业利润、营业外收支净额等项目构成。

　　4.11.2公司发生的年度亏损，用下一年度税前利润弥补；下一年度弥补不足的，在五年内延续弥补；五年内不足弥补的，用税后利润弥补。

　　4.11.3公司纳税所得税以利润总额为基数。

　　4.11.4公司缴纳所得税后的利润，按下列顺序分配：

　　4.11.4.1弥补前五年的亏损；

　　4.11.4.2提取法定公积金百分之十；

　　4.11.4.3提取法定公益金百分之五；

　　4.11.4.4提取任意公积金，比例由董事会决定；

　　4.11.4.5支付股东股利。

　　4.11.5公司法定盈余公积金可用于弥补亏损或经董事会批准后转增资本金。但转增资本金时，以转增后留存公司的法定盈余公积金不少于注册资本25％为限。

　　4.11.6公司以前年度未分配的利润，可以并入本年度分配。分配方案应经董事会批准。

　　4.12财务报告的编制

　　4.12.1公司在每一会计年度前六个月结束后六十日以内编制公司的中期财务报告；在每一会计年度结束后九十日以内编制公司年度财务报告。

　　4.12.2公司年度财务报告包括资产负债表、利润表、利润分配表、现金流量表、会计报表附注。

　　4.12.3年度财务报告经会计师事务所审计，并同时提供下一会计年度的预测报告。

　　4.12.4财务报告的公布

　　4.12.4.1年度财务会计报告应在编制完成后15日内送交各股东。

　　4.12.4.2公司于每月结束后15日内向董事会提交月结束财务报表；每季度结束后30日内向董事会提交季度财务报告、季度经营总结分析报告。该类财务文件包括库存清单、应收帐款、固定资产、应付帐款、其它应付款、销售收入、销售成本、经营费用、管理费用、财务费用营业外支出明细表等事项。

　　4.13财务电算化管理

　　4.13.1财务部电脑操作人员应按相应的权限操作会计软件，并定期与软件供应商联系，做好软件的系统维护工作。对于数据资料，在核对相符后，每日、每月要做好数据备份工作。

　　4.13.2财务部门应严格管理增值税专用发票及防伪税控设备，实行发票和IC卡分人管理。开票工作必须由持证人员负责，其它人员严禁使用。

　　4.13.3年度终了，由财务经理统一保管备份数据。

　　4.14财务档案管理

　　4.14.1公司必须保证财务档案的存放空间及安全可靠，财务部要严格按照*、国家档案局发布的《会计档案管理办法》执行。财务部应指定专人保管财务档案，建立健全严格的档案管理制度。非本部门人员查阅档案，必须要征得总经理同意，档案保管人必须要做好登记工作。

　　4.14.2本制度由财务部负责解释和修订，并在执行过程中不断完善。

　　4.15财务数据、资料、方针均属公司重大机密，未经授权，各级人员不得对外公布，亦不得在公司内外传播。

国企财务文件管理制度3

　　第一条总目标：

　　加强管理，研究创新，扩大营业额，控制成本，创造利润。

　　第二条各部门目标：

　　1.贸易部：

　　(1)充分消化现有产能。

　　(2)利用现有市场，购销相关产品，扩大营业额。

　　(3)销售费用的控制(运输费用、报关费用、保险费用等)。

　　(4)呆品处理。

　　(5)外销成长率x%，年度外销金额x元。

　　2.内销部：

　　(1)估计内销产品销售数量，协调生产管理中心建立适当库存量。

　　(2)建立内销销售网，扩大现有客户的采购规格及数量。

　　(3)呆品处理。

　　(4)内销成长率x%，年度内销金额x元。

　　3.供应部：

　　(1)建立机物料abc分类，实施重点控制。

　　(2)建立各主要原物料安全库存量、经济采购量。选择优良供应厂商，商订长期采购合同;加强比价功能，降低采购价格。

　　(3)降低*均库存量：a料x天，x磅。b料x天，x磅。机物料降低x%，x元。

　　4.总务部人事科：

　　(1)建立员工进用升迁、薪资考核奖惩的人事制度。

　　(2)精简人事，控制管理费用。

　　5.事业关系室：

　　(1)建立人、物出入厂管理规则。

　　(2)加强警卫勤务训练。

国企财务文件管理制度4

　　总则

　　为加强财务管理，根据国家有关法律、法规及建设局财务制度，结合公司具体情况，制定本制度。

　　一、财务管理工作必须在加强宏观控制和微观搞活的基础上，严格执行财经纪律，以提高经济效益、壮大企业经济实力为宗旨，财务管理工作要贯彻“勤俭办企业”的方针，勤俭节约、精打细算、在企业经营中制止铺张浪费和一切不必要的开支，降低消耗，增加积累。

　　财务机构与会计人员

　　二、公司设财务部，财务部主任协助总经理管理好财务会计工作。

　　三、出纳员不得兼管、会计档案保管和债权债务账目的登记工作。

　　四、财会人员都要认真执行岗位责任制，各司其职，互相配合，如实反映和严格监督各项经济活动。记账、算账、报账必须做到手续完备、内容真实、数字准确、账目清楚、日清月结、近期报账。

　　五、财务人员在办理会计事务中，必须坚持原则，照章办事。对于违反财经纪律和财务制度的事项，必须拒绝付款、拒绝报销或拒绝执行，并及时向总经理报告。

　　六、财会人员力求稳定，不随便调动。财务人员调动工作或因故离职，必须与接替人员办理交接手续，没有办清交接手续的，不得离职，亦不得中断会计工作。移交交接包括移交人经管的会计凭证、报表、账目、款项、公章、实物及未了事项等。移交交接必须由建设局财务科监交。

　　会计核算原则及科目

　　七、公司严格执行《中华人民共和国会计法》、《会计人员职权条例》、《会计人员工作规则》等法律法规关于会计核算一般原则、会计凭证和账簿、内部审计和财产清查、成本清查等事项的规定。

　　八、记账方法采用借贷记账法。记账原则采用权责发生制，以人民币为记账本位币。

　　九、一切会计凭证、账簿、报表中各种文字记录用中文记载，数目字用*数字记载。记载、书写必须使用钢笔，不得用铅笔及圆珠笔书写。

　　十、公司以单价2000元以上、使用年限一年以上的资产为固定资产，分为五大类：

　　1、房屋及其他建筑物；

　　2、机器设备；

　　3、电子设备（如微机、复印机、传真机等）；

　　4、运输工具；

　　5、其他设备。

　　十一、各类固定资产折旧年限为：

　　1、房屋及建筑物35年；

　　2、机器设备10年；

　　3、电子设备、运输工具5年；

　　4、其他设备5年。

　　固定资产以不计留残值提取折旧。固定资产提完折旧后仍可继续使用的，不再计提折旧；提前报废的固定资产要补提足折旧。

　　十二、购入的固定资产，以进价加运输、装卸、包装、保险等费用作为原则。需安装的固定资产，还应包括安装费用。作为投资的固定资产应以投资协议约定的价格为原价。

　　十三、固定资产必须由财务部合同办公室每年盘点一次，对盘盈、盘亏、报废及固定资产的计价，必须严格审查，按规定经批准后，于年度决算时处理完毕。

　　1、盘盈的固定资产，以重置完全价值作为原价，按新旧的程度估算累计折旧入账，原价累计折旧后的差额转入公积金。

　　2、盘亏的固定资产，应冲减原价和累计折旧，原价减累计折旧后的差额作营业外支出处理。

　　3、报废的固定资产的变价收入（减除清理费用后的净额）与固定资产净值的差额，其收益转入公积金，其损失作营业外支出处理。

　　4、公司对固定资产的购入、出售、清理、报要办理会计手续，并设置固定资产明细账进行核算。

　　资金、现金、费用管理

　　十四、财务部要加强对资产、资金、现金及费用开支的管理，防止损失，杜绝浪费，良好运用，提高效益。

　　十五、银行账户必须遵守银行的规定开设和使用。银行账户只供本单位经营业务收支结算使用，严禁借账户供外单位或个人使用，严禁为外单位或个人代收代支、转账。

　　十六、银行账户的账号必须保密，非因业务需要不准外泄。

　　十七、银行账户印鉴的使用实行分管并用制，即财务章由出纳保管，法人代表和会计私章由会计保管，不准由一人统一保管使用。印鉴保管人临时出差由其委托他人代管。

　　十八、银行账户往来应逐笔登记入账，不准多笔汇总高收，也不准以收抵支记账。按月与银行对账单核对，未达收支，应作出调节逐笔调节*衡。

　　十九、根据已获批准签订的合同付款，不得改变支付方式和用途；非经收款单位书面正式委托并经总经理批准，不准改变收款单位（人）。

　　二十、库存现金不得超过限额，不得以白条抵作现金。现金收支做到日清月结，确保库存现金的账面余款与实际库存额相符，银行存款余款与银行对账单相符，现金、银行日记账数额分别与现金、银行存款总账数额相符。

　　二十一、因公出差、经总经理批准借支公款，应在回单位后七天内交清，不得拖欠。非因公事并经总经理批准，任何人不得借支公款。

　　二十二、严格现金收支管理，除一般零星日常支出外，其余投资、工程支出都必须通过银行办理转账结算，不得直接兑付现金。

　　二十三、领用空白支票必须注明限额、日期、用途及使用期限、并报总经理报批。所有空白支票及作废支票均必须存放保险柜内，严禁空白支票在使用前先盖上印章。

　　二十四、正常的办公费用开支，必须有正式发票，印章齐全，经手人、部门负责人签名，经总经理批准后方可报销付款。

　　二十五、未经董事会批准，严禁为外单位（含合资、合作企业）或个人担保贷款。

　　二十六、严格资金使用审批手续。会计人员对一切审批手续不完备的资金使用事项，都有权且必须拒绝办理。否则按违章论处并对该资金的损失负连带赔偿责任。

　　办公用具、用品购置与管理

　　二十七、所有办公用具、用品的购置统一由办公室造计划、报经领导批准后方可购置。

　　二十八、所有用具必须统一由办公室专人管理。办理登记领用手续、办公柜、桌、椅要编号，经常检查核对。

　　二十九、个人领用的办公用品、用具要妥善保管，不得随意丢弃和外借，工作调动时，必须办理移交手续，如有遗失，照价赔偿。

　　其它事项

　　三十、按照上级主管部门的要求，及时报送财务会计报表和其它财务资料。

　　三十一、积极参与建设资金的筹措工作，通过筹集资金的活动，尽量使资金结构趋于合理，以期达到最优化。

　　三十二、配合公司业务部门对项目工程的竣工、财务决算进行监督管理。

　　三十三、自觉接受上级主管、财政、税务等部门的检查指导，并按其要求不断完善制度、改进工作。

国企财务文件管理制度5

　　一、库存现金管理

　　1．公司财务部库存现金控制在核定限额内，不得超限额存放现金。

　　2．严格执行现金盘点制度，做到日清日结，保证现金的安全。现金遇有短款，应及时查明原因，报告单位领导，并要追究责任者的责任。

　　3．不准用“白条”入账。

　　4．不准私人挪用、占用和借用公款现金。

　　5．到公司以外金融机构提取或送存现金（限额1万元以上）时，需由两名人员乘坐公司汽车前往。

　　6．现金出纳人员必须严格和妥善保管金库密码和钥匙，不得借给他人。

　　7．现金出纳人员要妥善保管金库内存放的现金和有价证券；私人财物不得存放入内。

　　8．现金出纳人员必须随时接受开户银行和本单位领导的检查监督。

　　9．出纳人员必须严格遵守执行上述各条规定。

　　二、银行存款管理

　　1．公司必须遵守*人民银行的规定，办理银行基本账户和辅助账户的开户和公司各种银行结算业务。

　　2．公司必须认真贯彻执行《*人民银行法》、《中华人民共和国票据法》等相关的结算管理制度。

　　3.作废的银行支票由出纳人员加盖作废戳记，妥善保存。

　　4．银行结算方式根据公司实际情况采取如下几种方式：支票（现金支票、转账支票）、银行汇票、电汇、信汇、银行承兑汇票、委托收款（仅限于水费、电费、电话费结算），除上述结算方式外，其他不予使用。

　　5.从银行取回的各种结算凭证，要及时入账。

　　6.公司应按每个银行开户账号建立一本银行存款明细账，出纳人员应及时将公司银行存款明细账与银行对账单逐笔进行核对。于每季度末做出银行核对余额调节明细表。

　　7.银行出纳人员对银行调节明细表所记载的账项必须及时查明原因，对出现的差错通知责任人进行更正，对未达账项要及时予以清理。造成的账账不一致，应尽快解决。

　　8.空白银行支票与预留印鉴必须实行分管。由出纳人员逐笔登记，记录所签发支票的用途、使用单位、金额、支票号码等。

　　三、往来账款管理

　　1.应收账款的管理：公司各销售部门根据形成收入的确定标准及时开据发货票后，由财务部作好账务处理，编制会计记账凭证，登记有关收入和与客户应收账款往来的会计账簿，同时要定期与销售部门进行核对，保证双方账账核对一致。

　　2.其他应收款的管理：公司各部门形成的出差借款、采购借款、各部门备用金应于业务发生后及时报销，每年12月中旬进行清理。各部门备用金于每年12月份中旬清理，进行还旧借新。

　　3.应付账款的管理：公司各部门因采购形成的应付票据应及时进行账务处理，登记相应的账簿，定期与相关部门对账，保证双方账账核对一致。

　　四、内部牵制

　　1.公司实行银行支票与银行预留印鉴分管制度。

　　2.非出纳人员不得办理现金、银行收付款业务。

　　3.库存现金和有价证券每季抽查一次。

　　4．现金出纳人员不得担当制证工作，只能由财务部指定的制单人制单。

文件资料归档管理制度5篇（扩展7）

——公司投标文件管理制度3篇

公司投标文件管理制度1

　　第一节 总则

　　第一条 为规范公司的招标管理工作，维护公司的利益，控制采购成本，保证采购质量，根据国家的有关法规，本着公*、公正、诚信的原则，制定本管理办法。

　　第二条 本管理办法适用对象为公司所属相关中心及部门。

　　第二节 招标范围

　　第三条 以下事项必须按照本规定进行招标：

　　一、公司对外一次性采购同类固定资产总金额在二万元人民币（含二万元）以上的；

　　二、公司对外设计、咨询总金额在人民币五万（含五万元）以上的；公司对外发包工程和公司指定分包工程在人民币二十万（含二十万元）以上的；

　　三、公司一次性对外采购运输设备总金额在三十万（含三十万元）以上的；

　　四、公司对外委托广告制作、广告装潢总金额在三万（含三万元）以上的。

　　第四条 公司任何中心、部门和个人不得将以上规定必须进行招标的事项化整为零或者以其他任何方式规避招标。

　　第五条 对未达到以上标准不须招标的事项，按公司的相关制度和程序执行。

　　第三节 招标管理机构及职责：

　　第六条 公司应设立招标工作小组，招标工作小组是公司招标工作的执行机构，小组成员应包括：公司总经理、总经办、财务中心、业务中心、行政中心、资源中心等相关负责人和相关具体责任人员及公司律师等。招标工作小组组长由总经理担任，其他成员由总经理根据招标项目实际情况进行任命，行政中心负责加强对招标小组人员在招标时的监管。

　　第七条 职能划分：

　　一、招标项目申请部门及经办部门：

　　二、经办部门的主要职能：制作招标文件和合同主要条款，投标单位资金质预审，建立合格投标单位数据库，编制、修订招标文件并办理相关审批手续，评技术标，控制整个招标工作进度，负责组织安排全过程的招标小组的会务。

　　三、律师的主要职能：审批制作的招标文件和合同主要条款，参与答疑、开标、议标、评标、合同的谈判和签订。负责建立投标管理档案，招标计划的跟进、招标过程的纪录、招标边程资料的编号归档、各类合同的存档保管。

　　四、协办部门的主要职能：参与答疑、开标、议标、评标、合同的谈判和签订，协助经办部门做好其他各项工作。

　　五、*门的主要职能：投标单位资质的最终审核，投标单位的考察，招标文件的发放、投标文件的接收，开标过程的全程监督及议标、议价的全程式参与，定标结果的程序监察。

　　第四节 招标计划

　　第八条 招标申请部门应提前30日提交招标申请书。招标申请书的形成程序为：

　　一、申请部门根据工作开展需要，应提前30日提交招标申请书，招标申请书应包括以下内容：

　　运输设备的采购：招标计划书中应载明运输设备的品牌、排量、数量、质量要求、售后保障、交货时间、本中心或部门跟进人员等。

　　对外设计、咨询的采购：招标计划书应载明设计、咨询的内容、范围、要求、完成时间、本中心或部门跟进人员等。

　　固定资产的采购：招标计划书中应载明需采购固定资产的名称、规格、数量、质量要求、到货时间、本中心或部门跟进人员等。

　　广告制作的委托：招标计划书中应载明制作内容、规格、材料要求、制作要求、完成时间、本中心或部门跟进人员等。

　　发包和委托：招标计划书中应载明发包内容、质量要求、起始期限、本中心或部门跟进人员等。

　　二、招标申请书由申请部门负责人签字后提交公司律师。

　　三、招标申请书经招标小组组长同意后，由申请部门牵头组织招标事宜。

　　第五节 招标细则

　　第九条 招标方式

　　一、公开招标：项目规模大、造价高且在时间充许的情况下，由招标小组确定可公开招标。

　　二、邀请招标：以邀请招标作为主要招标方式的，由招标小组根据申请部门及其提供的调查资料，选定邀请投标的单位，该单位的数量应按采购量的规模而定，如选一家单位中标，则邀请投标单位不得少于三家，否则当次招标无效。

　　三、议标：在时间紧迫、技术专业性强或现场条件等客观原因造成不宜进行邀请招标的，由招标小组研究确定进行议标。

　　第十条 招标文件的编制招标文件由招标申请部门及律师共同起草、编制。经公司招标工作小组审核批准后发标。

　　招标文件的内容包括：

　　一、运输设备的采购：运输设备的品牌、排量、数量、质量技术要求、售后保障、交货时间和地点、验收标准和方式、报价方式、付款方式等。

　　二、对外设计、咨询的采购：设计、咨询的内容、范围、要求、完成时间、报价方式、付款方式等。

　　三、固定资产的采购：名称、规格、数量、质量要求、到货时间和地点、验收标准和方式、报价方式、付款方式等。

　　四、广告制作的委托：制作内容、规格、材料要求、制作要求、完成时间、报价方式、付款方式等。

　　五、发包和委托：发包内容、质量要求、起始期限、报价方式、付款方式等。

　　六、对投标单位的要求（如资质、资信、业绩等）。

　　七、招标投标的时间安排和原则（发标、答疑、投标、开标、议标、评标、定标等）。

　　八、投标保证金、签约保证金的数额、交纳和返还。

　　九、合同版本。

　　第十一条 所有招标文件经招标小组成员签认（即签认招标文件审核意见表）后方能对外发出，招标文件发出后未经招标工作小组组长同意不得修改或终止。经招标小组组长同意修改招标文件后，应在开标会议前通知所有投标单位。

　　第十二条 投标单位的征集招标申请书通过十五日内投标单位征集期间，公司在显著位置公示招标项目，公司各中心或部门均可推荐参加单位，有意参加者可到经办部门报名。

　　第十三条 投标单位资格的审查有意投标的单位应按公司的要求提供准确、真实、详细的企业资质等方面的资料，包括企业的简介、营业执照和有关资质证书复印件（收取复印件时应与副本原件对照）、企业以往同类业务业绩、企业最近一年资信情况等。由经办部门进行初步审查。经办部门应登记所有报名单位，报给招标小组，并提交资质审查意见交行政中心，行政中心对意向单位的资质进行复核，并将复核意见交总经理批准。

　　第十四条 投标单位应在招标文件确定的截止时间前递交投标文件和交纳标保证金，投标文件逾期公司不予接收，未按时交纳投标保证金，其投标文件按废标处理，公司不接收银行保函。第十五条 投标单位应将要求的投标文件盖章密封（密封处需盖章），并泒专人送至相关工作人员，公司行政中心收到投标文件后应做好记录、妥善保存，开标前不得自行开封。如投标文件密封不符合要求，招标小组有权将之作为废标处理。投标单位递交投标文件后如需修改、补充，只能在截止时间前修改并按招标文件的要求密封、递交。补充、修改文件为投标文件的组成部分。如补充、修改的内容造成废标，由投标单位自行负责。在招标文件约定的投标截止日期后送达的投标文件，均为废标，不再参与后续开标、议标。

　　第六节 答疑、开标、议标、评标、定标程序

　　第十六条 招标小组按标书规定日期答疑、开标、议标、评标、定标。 第十七条 开标后，招标小组成员必须认真阅读各投标单位的标书，充分发表自己的意见，每人都有权在评标记录上记录自己的意见，招标小组组长（或董事长）有决定权。确定中标单位后，及时发出中标通知书。

　　第十八条 招标由招标工作小组组长或招标工作小组组长授权的人员主持，由公司律师负责纪录，该记录应存档备查。招标小组组长（或董事长）有决定权，定标后，招标小组组长在公司周例会或其他会议上宣布中标单位及中标价。

　　第十九条 定标后，经办部门负责与中标单位进行合同谈判，以招标文件中的合同版本、中标通知书为准签订，合同实质内容不得与招标文件、投标文件、中标通知书不一致，如确需变更，需经抬标小组组长同意并有投标单位确认书。合同谈判完成后，合同要经招标小组审核通过，公司律师负责提供合同法律问题的咨询。中标通知书发出7日内签订合同，如果不能在中标通知书规定的时间内签订合同，视为放弃中标，通知其他候选单位。签订合同后，通知其他未中标单位落标，退还投标保证金及其他各种押金。

　　第二十条 公司律师应对参与投标的所有单位（包括初选通过单位、落选单位、中标单位）的相关资料进行整理并编号归档。

　　第二十一条 律师应对重复性招标的投标单位建立档案，档案中除了记录该投标单位的基本信息外（包括名称、住所、注册资金、业绩、投标情况等），对中标单位还应记录其履行合同的实际表现信息并进行动态评估，该评估结果作为决定中标单位是否有权参与未来同类招标项目投标的评判依据。

　　第七节 招投标程序

　　第二十二条 招投标工作应严格按照以下程序执行：

　　一、招标项目前期公示，公司各中心或部门均可推荐合适的单位，招标前期调研，收集相关单位信息并汇总，由经办部门经办人负责牵头联系相关单位。

　　二、对相关单位进行资格预审，申请部门经办人按照招标申请书要求的投标人资质对意向单位进行审查，并提交资质审查意见交行政中心，行政中心对意向单位的资质进行复核，并将复核意见交总经理批准。审查合格的，通知其参加招标。

　　三、起草招标文件，申请部门经办人会同律师共同起草招标文件，经办人办理相关审批手续。

　　四、招标文件的发放及投标保证金、招标文件成本费、需返还资料押金的收取。

　　（一）行政中心负责发放招标文件及相关资料，并注明发放的需返还的技术资料的具体情况，发放的招标文件要逐一登记，并有投标单位领取人的签字。

　　（二）投标保证金、招标文件成本费、需返还资料押金交纳程序： 由行政中心开具交款通知单，投标人持交款通知单到财务中心缴款，再将第三联交回，完成了交款程序。核准以上款项的交纳以财务中心的收据为准，投标单位的转帐单、汇票等要统一换成财务中心的收据。

　　五、招标答疑：

　　经办部门负责制定招标答疑文件，由律师负责发放答疑文件并存档。

　　六、现场勘察：

　　如确有必要，经办部门负责组织现场勘察。

　　七、投标文件的收集

　　行政中心负责收集投标文件及相关资料。收集的投标文件要逐一登记，并有投标单位相关人员的签字。

　　八、开标、评标、再谈判、考察、定标：核实投标文件是否有财务中心开具的投标保证金收据；开标后，对意向的中标人进行单位及工地实地考察。定标后，行政中心及时发出中标通知书，中标通知书应载明合同的主要条款，合同不得修改中标通知书的内容。

　　九、合同的审批、签订流程（包括其他合同的审批）：以招标文件中合同条款和中标通知书签订合同，经办部门负责合同谈判，不得修改中标通知书、投标文件确定、招标文件的实质内容。

　　谈判完成的合同，经办部门负责合同的审批。合同经过审批后，才能签字盖章，合同书必须要负责人或委托代理人签字，无负责人或委托代理人签字的合同不盖章（内部控制程序）。

　　签订合同前，核实是否交纳履约保证金，交纳履约保证金后才能将盖章合同交给对方。

　　十、投标保证金、需返还资料押金的退还

　　（一）需返还资料押金的退还程序：投标人将需返还资料退还行政中心后，行政中心核对页数无误、页面整洁后在收据上签上“****已退”确认后，投标人持相应手续到财务中心退款。如需返还资料有损坏、丢失部分，行政中心视情节在收据上标明应扣除金额，财务人

　　员从需返还资料押金中扣除。

　　（二）投标保证金的退还程序：投标人接到退款通知后，经办人在投标人的收据上签字后，投标人持收据到财务部退款。

　　第八节 招标纪律

　　第二十三条 招标工作小组成员必须严格遵守以下纪律：

　　一、招标工作要严格按照《中华人民共和国招标投标法》和本规定的有关程序进行。

　　二、招标活动应当遵循公开、公*、公正和诚实信用原则。

　　三、电话保密。除经办人电话、招标文件中公布的电话，招标小组成员电话一律保密。

　　四、开标前投标文件严禁启封。投标文件交付时要逐一登记，行政中心负责保管投标文 件，开标时招标文件应密封完成。

　　五、不得泄露标底或其他任何涉及招标工作的保密资料。开标至合同签订期间，投标文件、谈判的内容应保密，严禁泄露。

　　六、不得与招标、投标当事人相互串通，徇私舞弊，操纵招标结果；不得接投标当事人的礼品、礼金、宴请或参与其他可能影响公正招标的活动；严禁接受投标人请客吃饭、送礼。招标过程中严禁与投标人有工作之外的关系。

　　七、招标人不得违背核准的招标事项开展招标工作。

　　八、不得泄露参加投标的其他投标人的投标价，如果发现泄密，公司将根据实际情况给予处罚。

　　九、不得背离招示文件约定的条款与中标单位签订合同。

　　十、不得在招标文件或资格预审文件中设置有利于特定投标人或违规限制潜在投标人条款；不得改变资格预审文件中载明的资格条件或以未公开的条件限制、排斥潜在投标人；不得拒绝或限制已经通过资格预审的潜在投标人参加投标。

　　十一、不得违规使用标底。

　　十二、不得在开标后修改、增加或减少评标实质性条款。

　　十三、不得利用暂定价格条款获取非法利益。

　　十四、招标文件起草人员对招标文件的正确负责，本着对公司负责的精神，以严格认真的态度编制招标文件。如果发现编制错误导致公司损失，公司将根据实际情况验予。

　　第九节 其他

　　第二十四 招标文件、投标文件及合同管理

　　一、所有合同原件交行政中心，由行政中心负责及时分发给所有部门，行政中心和财务中心保存原件，其他相应部门及人员应保存合同复印件。

　　二、中标单位的投标文件作为合同的组成部分，由公司律师负责保管。

　　三、招标文件审批表、合同审批表、开标记录由公司律师负责保管。

　　招标流程示意图如下：

　　附件：

　　招标文件审批表

　　说明： 1、审核要点：

　　业务中心：涉及业务方面的招标项目，其招标文件须经业务中心审核。 资源中心：审核招标文件及合同中对招标项目的说明、对投标单位的要求等条款。

　　财务中心：财务中心主要审核招标文件中的经济条款。 公司律师：审核招标文件内容是否全面合理。

　　行政中心：审核招标文件及合同中对招标项目的说明、对投标单位的要求等条款。审核招标程序及投标单位资质，对招标结果进行监管，提出意见报总经理。

　　总经理：总经理综合考虑各部门的审核意见，审批招标文件及标底文件。

　　律师组织相关部门人员根据招标申请书内容拟定招标文件初稿及合同主要条款，合同主要条款可作为招标文件内容之一。招标文件中有关财务方面的条款，应由财务中心参与起草。

　　申请招标文件、正式招标文件、合同初稿及邀请投标单位名单等相关文件附后。

　　律师跟进招标文件的审批过程。

　　附件：

　　开标记录

　　项目名称： 开标日期：

　　招标人： 唱标人： 记录人：

公司投标文件管理制度2

　　一、 制定目的

　　为了规范公司的招标工作，维护公司的合法权益，提高公司的投资效益和成本管理水*，以合理低价选择合适的中标方，结合本公司实际情况，特制定本管理办法。

　　二、 招标原则

　　2.1. 客观公正原则：招标过程必须客观公正，有充分的透明度，所有招标决策应由招标领导小组集体公开决策，杜绝暗箱操作；

　　2.2. 科学合理原则: 选择合作单位时，在技术方面满足要求的前提下，要以合理低价中标（低于成本除外），最低价不是中标的必要条件；

　　2.3. 实事求是原则: 所有投标单位都要经过资质预审及项目考察，对于在投标过程中弄虚作假的单位坚决不用；

　　2.4. 择优定标原则: 每次招标都应有充分适量的投标单位参与投标，鼓励公*竞争，择优选择具有充分竞争优势的单位中标;

　　2.5. 廉洁奉公原则：与招标工作相关的所有员工都应保持廉洁，不得利用职务、职权之变谋求私利，任何个人不得影响招投标小组进行客观公正的评价;

　　2.6 保密信誉原则：投标资料，评标过程等在定标前，都是公司的重要机密，任何人不得泄露，选择投标入围单位、评标、定标时应客观公正，树立并维护公司的良好信誉和形象;

　　2.7 可追溯原则：项目的招标资料（招标文件、答疑记录、评定标评审表、约谈记录等）须及时收集、整理、归档、保管。

　　三、组织结构与职责分工

　　3.1 公司成立招标领导小组，招标领导小组是招标工作的决策机构，对招标、评标、定标起集体决策的作用。

　　3.2招标领导小组成员名单：

　　组 长：白秀姝

　　成 员：王福元、张红涛、庄金生、西伟

　　3.3领导小组职责：

　　3.3.1批准招标管理办法及工作程序；

　　3.3.2批准合约规划；

　　3.3.3确定参加投标的单位及对其资质等级的要求；

　　3.3.4审批招标文件、标底、评标办法；

　　3.3.5确定合同形式；

　　3.3.6确定合同商务条款中的主要原则；

　　3.3.7根据评标报告，确定中标单位；

　　3.3.8决策招标管理工作中的其他事项。

　　3.4招标领导小组下设招标执行小组，招标执行小组是招标工作的办事机构，负责编写（或组织编写）招标文件及投标单位的资格预审和技术考察并向领导小组报告。

　　3.4.1招标执行小组成员名单：

　　组 长：白秀姝

　　成 员：王福元、张红涛、庄金生、西伟、其他相关专业人员

　　招标执行小组办公室设在合同预算部，办公室主任由合约部经理担任。

　　3.5招标执行小组职责：

　　1、起草招标管理办法及工作程序报招标领导小组审批；

　　2、负责与选定的招标代理机构和造价咨询单位的日常工作联系；

　　3、协助招标代理机构办理招标申请登记、招标通告，代表招标人联系、安排外部招标事宜，并办理各*招标主办机构要求的相关手续；

　　4、收集投标单位资料，建立相关信息库；

　　5、组织标前会、招标答疑及现场勘察；

　　6、协同招标代理机构编制招标文件、编制工程量清单和招标标底（如果有）；

　　7、及时向招标领导小组汇报与招标有关的情况；

　　8、组织开标，根据领导小组的批复，组织与中标单位签定合同。

　　四、 适用范围

　　本管理办法适用于公司所有工程项目的勘察、设计、施工、监理、造价咨询及设备采购等业务：

　　4.1.原则上金额大于等于20万元的工程勘察、设计、施工、监理、造价咨询及设备采购等业务必须实行招标选择合作单位，禁止将应统一招标的分部分项工程肢解或化整为零规避招标；

　　4.2. 金额大于20万元但属下述情况时可采用直接委托或议标确定合作单位，当合作单位有不止一家可供选择时，优先采用议标。

　　a、*垄断工程；

　　b、因技术、市场原因造成实质性垄断，投标单位不足3家，且标的物无替代性的工程；

　　4.3. 小于20万元的工程是否招标不作强制要求，可采用议标或直接委托的方式确定合作单位：

　　4.3.1 议标应按如下要求执行：

　　参与议标的单位不得少于2家，常规工程应选择至少3家参与；

　　议标的谈判必须有公司招投标领导小组人员同时参与，并按约谈结果填写《工程评标定标审批表》，约谈记录作为附件同时报批。

　　4.3.2. 直接委托时应按如下要求执行：

　　标的金额较小的零星工程、设备采购等项目至少选择三家单位进行价格比选；

　　经办人填写《询价备忘录》报总经理审批。

　　五、工作流程

　　5.1 招标前期工作

　　5.1.1 项目合约规划

　　项目招标工作实施前，由合约部进行合约规划，报公司招标领导小组审批并备案。

　　招标方式及合同行式：

　　各类施工工程招标应尽量采用工程量清单的招标方式。编制“项目开发计划”时，应给工程量清单招标安排合理的时间,因工期紧急而无法采用工程量清单招标时，可以采用模拟工程量清单即包干单价的招标方式。

　　主体工程不允许采用费率招标，特殊情况下不得不采用时，需由公司招标领导小组审批后方可执行。

　　下述工程项目应采用两阶段招标法：招标项目的技术含量高，产品质量差异程度大且难以量化，如幕墙、门窗、精装修；投标产品存在较大差异，比较的重点是性价比而不单纯是价格，如智能化、机电产品。两阶段招标法即先进行方案招标（可要求投标方初步报价），统一技术标准或设备型号后再进行第二阶段招标。

　　5.1.2. 招标计划

　　项目发起人（牵头部门）根据工程项目的要求编写招标计划。

　　招标执行小组将汇总的招标计划及时通报招标领导小组。

　　招标计划由招标领导小组集体进行会审，使其切实可行。

　　5.1.3. 招标文件

　　1. 招标文件的编写：

　　由项目发起人（牵头部门）编制或填写，由工程部对技术部分的内容进行把关，合同预算部对招标文件的经济内容进行把关,其中项目发起人是指招标项目的主要关联或主控部门即：

　　项目的方案策划、设计、销售代理、物业委托管理等招标由营销部牵头主控其他相关部门配合；

　　施工、设备、材料采购、监理、勘察、拆迁等招标由工程部牵头主控，其他相关部门配合；

　　涉及招标代理、造价咨询等招标由合同预算部或审计部牵头主控。

　　招标文件的主要内容：

　　投标人须知：包括评标方法和标准、编制投标文件的要求、投标方式、投标截止时间、开标地点和投标有效期；

　　合同主要条款及协议书格式；

　　要求投标人提供的资格和资信证明、投标函及附件、履约担保证件、授权委托书的格式和说明；

　　投标价格要求及其计算方法；

　　技术条款：包括招标项目范围、性质、规模、数量、标准和主要技术要求及交货或提供服务的时间；

　　图纸或其他应当提供的资料；

　　其它应当说明的问题；

　　完成招标文件草稿后，应送交招标领导小组审核，在审核过程中发现任何问题或有任何修改意见，应及时反馈给编制单位，由编制单位进行必要修改和完善，经过修改和完善的招标文件报招标领导小组审核。

　　招标文件应完整、系统，全文表述准确，对于涉及双方利益的经济条款，应在招标文件中表述清晰，避免事后发生纠纷。

　　(10) 招标文件中，应要求投标单位及时回标，并将技术标、经济标分开封装，以方便我方评标。

　　5.2 招标实施过程

　　5.2.1 投标单位的选择

　　①在了解具备承接本招标工程的单位情况、市场价格、供求现状的前提下，结合我公司目前的工程管理水*、招标工程项目的特点，选择入围投标单位。

　　②采用邀请招标的方式，必须有3家以上的投标单位参与竞标。多标段同时发标时，一个标段不得少于3家投标单位，同一单位原则上不能同时参加2个以上的标段投标。

　　③投标的单位的选择: 合同预算部、工程部、营销部等相关部门均可以推荐2-3家单位参与投标，公司其他员工也可推荐投标人参加投标；

　　④对拟参加投标但未列入“合格承包商名录”中的单位，由项目发起人组织招标执行小组及相关部门考察，考察人员不得少于三人且分属不同部门，考察结束后填写《承包商考察结果审批表》，经公司招标领导小组审查合格后准予投标。

　　⑤入围投标单位的最终选择权由招投标领导小组集体确定。选择入围投标单位应注意保证其间有充分的竞争，避免相互之间有关联关系、避免十分熟悉的同类承包商参加同一项工程的竟标。总包工程招标必须保证每次招标均有新入围的投标单位参与；分包工程力求每次招标均有新入围的投标单位参与。

　　⑥公司优先选择与公司建立长期伙伴关系并在公司“承包商名录”中资质评级较高、具有良好合作记录的合格投标单位参加投标。合作记录评价包括：工程质量、现场管理、经济结算、历次投标记录等；在公司投标记录中，经常投出最高价或接近最高价的队伍，一般情况下，不再选择其入围投标；反之，经常投出最低价或次低价的队伍，可优先选择其作为入围投标单位，但低于成本恶性竞争的单位除外。

　　⑦应建立合格承包商名录及企业信息库，对承包商实行分级管理制度，级别高及长期合作良好的承包商在同等条件下享有优先中标权。

　　⑧合格承包商应符合以下要求：证照齐全、守法经营、管理规范；技术力量和资金实力雄厚，满足相应投标工程的需求；重合同、守信用，信誉良好；近三年无重大质量、安全事故；近三年与我公司无诉讼，无舞弊、贿赂、串标等行为。

　　⑨招标执行小组应组织相关部门定期对合格承包商资格进行评审，评审依据包括履约情况、合作情况、技术能力和经济能力变化状况等，对不合适的承包商应及时从合格承包商名录中删除。

　　10、金额在50万元以上的`招标，投标单位不得少于5家。

　　5.2.2. 发标与招标答疑

　　招标文件的发放由合同预算部招标岗位发放给投标单位，为保证投标单位履行其投标承诺，公司应收取一定的投标保证金。

　　招标答疑会由项目发起人（主控部门）组织工程部、合同预算部及相关部门参加，应注意把招标工程概况、技术要求、报价要求及招标中的非常规做法向所有的投标方进行交底，避免理解差异，使投标在回标分析时更具可比性。

　　招标答疑要做好记录工作，整理好作为招标文件的附件发给所有投标单位，包括投标期间招标方认为需要回答的投标方的其它疑问。

　　如有必要组织现场踏勘的，由工程部统一安排，负责现场组织、回答施工单位现场提出的疑问，并将书面记录统一发送至合同预算部及其他相关部门。

　　5.2.3. 开标

　　1、开标由招标执行小组组长或副组长主持，招标领导小组组长、副组长可随时参加开标工作，当次招标的执行小组成员必须参加开标，开标后由执行小组有关成员和投标单位如实填写开标记录并签字确认;

　　2、开标日期应为递送投标书的截止时间，在投标截止时间起之后收到的投标书将不予考虑，并将投标书原封不动退回投标人。

　　5.2.4. 清标

　　开标以后的清标工作的质量是做好招标工作的重要保证，必须为清标工作留出足够的时间。所谓清标工作是指对各家投标单位报送的投标文件进行认真细致的分析和整理，特别是报价范围是否与招标文件要求的范围一致、是否存在算术计算错误、是否存在不*衡报价、主要项目的工程量和价格、主要材料设备的选用、投标价格的构成、措施项目的报价是否与招标文件中要求的责任和义务相一致、对招标文件中设定的主要合同条款或其他条件是否充分理解并将其体现在投标报价中等等。通过清标工作发现的疑问，应以书面形式由招标执行小组进行书面答疑，并整理出清标疑问卷发给各相关投标人，要求他们做出书面澄清和答复。通过这种多轮次的质疑、澄清和回复，将各家投标人的报价口径完全统一到招标文件约定的基础上，在合同签约之前消除任何疑问或差异，避免签约后发生纠纷或扯皮。

　　5.2.5评标

　　评标准备

　　由执行小组根据招标项目的特点和需要决定评标委员会的组成成员，一般情况下，评标委员会由当次执行小组成员组成，特殊情况可外聘;

　　评标委员会成员认真研究招标文件，了解和熟悉招标的目的、招标范围、主要合同条款、招标项目的技术标准和工期要求，掌握评标办法、标准、条件和评标过程中考虑的相关条件。

　　经济标评比和技术标评比应在统一实施方案的基础上进行,普通工程的.技术标和经济标可同时评比。

　　技术要求高，或对配合、维修服务有特殊要求的招标工程，应采用两阶段评标法，先评技术标，技术标评比结果确定后再评经济标。在两阶段评标法中，如果技术标的评比结果对经济标评比产生影响，从而不能按照经济标评比顺序选择投标队伍的，应先行作出说明并经招投标领导小组集体确认。

　　投标文件符合性与完整性评审

　　为保证评标的准确和公正，提高评标活动的效率，评标委员会将根据开标会记录、招标文件中要求的实质性内容以及各投标文件的具体内容等，对各投标文件进行符合性与完整性评审，判定投标文件是否满足招标文件实质性要求，如果投标文件属于根据招标文件中有关规定应予废除的或投标文件属实质上不响应（重大偏差）招标文件有关规定的，评标委员会将予以拒绝。投标文件不完整的，属于细微偏差性质的可以要求投标人补正，投标人拒绝补正的，评标委员会可以根据本办法的相关规定对评分结果进行折减或拒绝其投标。被评标委员会拒绝的投标人的投标文件，不再进行后续评审。

　　技术标评审

　　技术标评审为合格性判断。只有通过了技术标的合格性评判以后的投标人才有机会进入后续评价；如果投标人的技术标部分被评判为不合格，则该投标人予以淘汰，不得进入后续评价;

　　技术标评审时可由工程部再组织专业人员评审，并根据招标项目的特点和需要自行确定评分办法。

　　经济标评审

　　经济标评标的内容主要是投标报价的合理性和优惠性进行评价。必要时，评标委员会应就价格问题与投标人进行询标谈判。对经济标的基本要求如下：

　　投标报价为合理低价,但低于成本不予考虑；

　　各项单价的构成和水*科学合理，恰当地反映了本次招标内容的实际情况、市场价格水*、投标人的施工方法、组织措施、企业管理水*和实力；

　　未提出与招标文件中的合同条款和有关规定相悖的要求和任何先决条件； 各项构成经济标组成部分的文件基本符合招标文件要求。

　　经济标评比中，应以总价对比为基础，同时比较主要项目单价和工程量调整情况，防止投标单位运用不*衡报价抬高后续变更成本。

　　澄清与商务谈判 （询标）

　　如发现投标人技术或经济标书内容表述不清、理解存在歧义，对评标结果会产生明显影响的，经公司领导同意后，可以要求投标单位对标书予以澄清，并用书面形式列明澄清内容送招标人作为评定标的补充依据。

　　投标单位对标书的澄清不得对原投标文件构成实质性修改，否则应不予接受。

　　评标定标过程中，如投标价皆高于招标人预期，但差距较小，仍属合理报价范围，不宜全部废除重新招标时，经招标领导小组同意后，可与报价较低的投标单位就中标条件进行商务谈判。

　　招标实施过程中应维护招标的严肃性和招标人的威信。若意向中标人的合作条件符合市场行情，应避免进行反复谈判，以便提高工作效率。

　　澄清与谈判由合同预算部主持，但与承包商的约谈应有招标执行小组两个部门以上的人员参与，并就约谈结果填写《工程约谈记录》。

　　定标与评标报告

　　评标时首先废除最高报价标，定标按如下方法执行：

　　A、优先考虑最低价投标单位中标，但低于成本恶性竞争单位除外；

　　B、技术实力与配合情况良好且性价比高的投标方中标；

　　C、在我公司信息库内资质评级较高、长期合作的单位中标。

　　A类适用范围：技术要求一般的工程，或技术要求较高但所有投标方的技术实力和配合态度相当，只要最低投标价不是明显低于成本，则应由其中标。

　　B类适用范围：①技术要求较高；②投标方的技术实力和配合情况相差较

　　大；满足以上两个条件时，可选择综合评比最高的单位进行谈判，要求对方调整报价到接近最低标。

　　C类适用范围：工期要求紧或能够垫资的工程项目，选择长期合作且在我公司信息库内资质评级较高的单位，前提是投标报价相对接近最低价或超出最低价３％以内。

　　其中技术实力指：投标方资质、技术实力、工期及质量承诺；项目经理和主要技术人员水*；近期及在建工程质量及获奖情况。配合情况指：施工和保修期配合的主动性和及时性，进度款申报的合理程度，预结算核对准确情况等。

　　评标报告

　　作为评标工作的一部分，评标委员会应起草评标报告，评标报告应经执行小组有关负责人签字，评标委员会成员对评标报告有不同意见的，应在评标报告中做相应说明。

　　最终定标

　　由招标领导小组根据招标执行小组递交的评标报告进行定标决策。在最终确认后的3日内，招标人向中标单位发出中标通知书，并将中标结果以书面形式通知其他投标单位。

　　下列情况不应确定中标单位，应作为废标，须重新招标：

　　ａ、投标单位相互串通投标；

　　ｂ、投标单位向招标小组成员行贿，废除该标后不足三家；

　　ｃ、投标单位以他人名义投标或以其他方式弄虚作假，废除该标后不足三家；

　　ｄ、开标后发现所有投标皆不满意；如各标价皆高出预期，不在合理报价范围之内。

　　5.3 合同谈判

　　定标后，由招标执行小组组织与意向单位进行合同谈判。

　　5.4 签约与后续工作

　　5.4.1中标通知书规定的合同签定时间之内，合同预算部负责按照招标文件

　　中的合同条件和中标单位的最后承诺与中标单位拟订承包合同。

　　5.4.2拟订的承包合同按公司规定的审批程序进行流转，相关部门进行会签后报总经理；

　　5.4.3按公司规定会签审批后的合同才能签署, 一般情况下，由法定代表人或法定代表人的委托代理人代表公司签署合同；

　　5.4.4加强与当地招标办、造价站等*有关部门的沟通，积极配合*部门的工作，争取*有关部门的支持。

　　5.5 其他规定

　　5.5.1. 资料管理工作

　　投标结束后，合同预算部应指定专人做好项目招标资料（招标文件、投标文件、承包商考察结果审批表、答疑记录、开标和评标的记录、评定标评审表、约谈记录、相关会议纪要等）的收集、整理、归档、保管工作。

　　工程部应做好中标单位进场工作准备。

　　5.5.2. 其它规定

　　招投标领导小组人员及其他相关人员应严格遵守公司员工守则和职业道德，不得与投标单位私下接触，不得接受投标单位的财物或其他好处，不得透露有关评标的任何情况，否则，按公司有关制度进行处罚，触犯国家法律者移送检察机关。

　　公司合格承包商数据库、承包商考查报告、中标单位履约后的评估表，须定期整理备案，作为公司必须掌握的信息。

公司投标文件管理制度3

　　第一章 总 则

　　一、目的

　　为了进一步规范公司各类招投标工作，维护公司利益，根据《中华人民共和国招标投标法》和公司的有关规定，制订本制度。

　　二、适用范围

　　本制度适用于公司工程项目的勘察设计、监理、施工、大宗材料采购及设备采购等招标事宜。

　　三、招标组织机构及小组成员

　　建立以公司总经理为组长，总工程师为副组长，以采购主管领导、采购部经理、技术部副经理、财务经理为组员的招标管理领导小组。

　　小组成员以XXXX

　　四、招标规模

　　1、工程建设项目施工单项合同估算价在20万元以上的；

　　2、物资采购单项合同估算价在10万元以上的；

　　3、勘察、设计、监理项目单项合同估算价在10万元以上的；

　　4、专项资金项目单项合同估算价在20万元以上的工程项目和10万元以上的设备大修、科研项目以及公司安排需实施的项目；

　　5、单项合同估算价低于1、2、3、4项规定的标准，但项目总投资在50万 第1页，共11页以上的。

　　以下项目可以不招标：

　　1、公司直接管理或报经公司批准不招标的；

　　2、公司自营工程；

　　3、公司自制产品、自修项目；

　　4、公司内部专业化服务队伍实施项目；

　　5、国产化、专业化单一厂家实施的项目。

　　五、招标原则

　　1、任何单位和个人不得将公司规定应当进行招标的项目化整为零或者以其他任何方式规避招标。

　　2、公司招投标活动应当遵循国家有关法律法规，应当遵循公开、公*、公正和诚实信用的原则。

　　3、公司负责对所有招投标活动进行全过程监督，并依据国家、集团公司和公司有关规定查处招投标活动中的违规违纪行为。

　　第二章 招 标

　　一、确认招标方式

　　工程项目招标分为公开招标和邀请招标两种。符合招标规模中规定，但有下列情形之一的，经公司分管领导审批后，可以进行邀请招标、议标或不招标：

　　1、采用特定专利或专有技术的，或艺术造型有特殊要求的；

　　2、承包人、供应商、维修厂家或服务方少于三家，不能形成有效竞争的；

　　3、属于抢险援助及其它紧急项目的;

　　4、技术含量高，需由社会专业化厂家来完成的。

　　公开招标：依法必须进行招标项目的招标公告；邀请招标：应当向三家以上具有相应能力和资信的特定的法人或其他组织发出书面邀请书。

　　二、招标公告或者投标邀请书内容

　　招标公告和招标邀请书应当载明以下内容：

　　a: 招标人的名称和地址;

　　b: 招标项目的内容、规模、资金来源;

　　c: 招标项目的实施地点和工期;

　　d: 获取招标文件或者资格预审文件的地点和时间;

　　e: 对招标文件或者资格预审文件收取的费用;

　　f: 对招标人的资质等级的要求。

　　三、领导小组及成员工作职责

　　招标管理领导小组职责：负责管理集团公司工程项目的建设工程勘察设计、监理、施工、材料及设备采购的招投标活动。主要职责是确定招标方式、招标日期，资审方式、提供法定代表人资格证明及签署授权委托书（公开招标）等。招投标管理工作也可委托招标代理机构完成。

　　小组成员工作职责：

　　a、采购部负责办理招标备案、发布招标公告、编制和审查招标文件（包括制定和审查评标办法）；

　　b、工程部或技术部资料员负责发售招标文件、收取图纸押金、编写招标文件清单、做好收发记录；

　　c、工程部或或技术部、采购部组织勘察现场、进行资格预审、召开投标预备会；

　　d、采用公开招标方式的，由招标人代表组织开标、评标、定标等管理工作。

　　四、资格审查

　　1、资格审查分为资格预审和资格后审。采取资格后审的，在编制招标文件时应载明对投标人资格要求的条件、标准和方法。采用资格预审时投标资格的确定详见第4条。

　　2、资格审查的内容。资格审查应主要审查投标人或者潜在投标人是否符合下列条件：

　　a．具有独立订立合同的权利（企业持有有效的营业执照、资质证书、安全生产许可证）。

　　b．具有履行合同的能力，包括专业、技术资格和能力，资金、设备和其他物质设施状况，管理能力，经验、信誉和相应的从业人员。

　　c．没有处于被责令停业，投标资格被取消，财产被接管、冻结、破产状态。

　　d．在最近三年内没有骗取中标和严重违约及重大工程质量问题；法

　　律、行政法规规定的其他资格条件。

　　3、实际考察。资格审查过程中如需要，招标领导小组也可对潜在投标人已完工程和在施工程以及机械设备等组织现场考察。

　　4、 投标资格的确定。采用资格预审的，资格审查由采购部牵头，技术部、及使用单位共同组成评审小组，从参加预审的单位中选出不少于5家资审合格的潜在投标人，由评审小组在《项目招投标资格预审审批表》签署意见并呈报相关负责人后，由采购部向通过资格预审的单位发出合格通知，告知获取招标文件的时间、地点和方法，同时向资格预审不合格的潜在投标人告知资格预审结果。

　　五、招标文件的编制

　　1、招标文件由采购部部牵头，采购部、技术部、法务部等共同拟订。

　　2、招标文件应当包括下列内容：

　　a．投标邀请书（附投标邀请书格式）。

　　b．投标须知：包括工程概况，招标范围，资格审查条件，投标单位资

　　质等级，工程资金来源或者落实情况（包括银行出具的资金证明），标

　　段划分，工期要求，质量标准，现场踏勘和答疑安排，投标文件编制、

　　投标保证金、投标文件正、副本数量、投标截止日期，提交、修改、

　　撤回的要求，投标报价要求，投标有效期，开标的时间和地点，评标

　　的方法和标准等。

　　c．合同的主要条款（附合同协议书、专用条款与补充协议、通用条款）。

　　d．投标文件格式及附录（附投标文件投标函格式、商务标格式、技术

　　标格式、资信标格式）。

　　e．采用工程量清单招标的，应当提供工程量清单。

　　f．招标工程的技术要求。

　　g．设计图纸。

　　h．投标辅助资料。

　　六、职责及分工

　　1、技术工艺组、项目人员拟订或审查招标文件中有关技术标的条款和内容，编写招标工程的工程综合说明，确定工程地点、建设规模、结构类型、质量验收标准、工程工期、招标范围，各专业工程工作界面的划定、现场环境及地质 第5页，共11页

　　条件、投标人资质及合格条件、技术规范等内容。

　　2、采购部人员拟订或审查招标文件商务标的条款和内容。具体编写或审查计价依据和计价办法、投标文件商务标评标标准、方法和中标条件、确定投标报价的范围、确定合同价格的方式、合同价款的调整的条件和方法、工程变更的确认和工程竣工结算等内容。拟订投标人有关财务状况的招标规定，确定和审查投标保证金和履约保证金的提交方式及担保书格式、资信情况等财务方面的内容。

　　3、采购部人员拟订供方材料及设备的招标规定和要求。确定供方材料设备的品种、规格、型号、数量、单价、质量等级等内容。

　　第三章 开标、评标和中标

　　一、开标

　　本公司的各类项目招标的开标，由公司授权的招标人代表负责主持。开标应当在招标文件确定的提交投标文件的截止时间的同一时间公开进行，开标地点应当为招标文件中预先确定的地点。

　　1、采用公开招标的工程，对投标单位提交的投标文件必须当众予以拆封、宣读。开标过程应当记录并存档备案。

　　2、采用邀请形式招标的工程，评标委员会由公司招标领导小组和经营管理单位、财务部、审计部、技术部等技术、经济等方面的人员组成，成员人数为七人以上的单数。由公司招标领导小组对邀请招标的施工单位的施工方案、合同总价、工期承诺、工程业绩、社会信誉等相关情况进行评审后确定施工单位。

　　二、评标

　　1、评标活动必须坚持公*、公正、科学、择优的原则。

　　2、评标委员会由业务主管部门、项目建设（使用）单位代表和有关技术、经济等方面的专业人员组成，评委人数为七人以上单数，其中技术、经济等方面的专业人员不得少于评委总数的三分之二。公司领导原则上不进入评委会。

　　3、与投标人有利害关系的人不得进入相关项目的评标委员会，已经进入的应当主动提出回避或更换。评标委员会成员的名单在中标结果确定前应当保密。

　　4、评委的产生由监督人员在开标前2小时内从相对应的专业评委库中随机抽取并逐一通知。技术特别复杂、专业性特别强的项目，随机抽取的评委难以胜任的，可由公司直接确定或向社会选聘。评标委员会主任由评委民主推选或由公司招标领导小组确定，但项目建设（使用）单位和业务主管部门代表一般不得担任评标委员会主任。

　　5、评标应在全封闭环境中进行。评标前应由有关专业人员或技术答疑人员对评委进行短时间专业培训，简要说明应注意事项。

　　6、评标委员会应当认真审查各投标文件是否对招标文件所提出的实质性要求做出了响应，未能响应的应作废标处理。

　　7、评标委员会可以要求投标人对投标文件中含义不明确的内容作必要的澄清或者说明，但是澄清或者说明不得超出投标文件的范围或者改变投标文件的实质性内容。

　　8、评标委员会应当按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审和比较；设有标底的，应当参考标底。评标工作结束后，评委会应当向招投标组织单位提出书面评标报告，并推荐合格的中标候选人。

　　9、评标报告应由监督人员和评委会成员共同签字后才可生效。评标报告经招投标组织单位审核后，由招投标组织单位向公司招投标领导小组汇报，由公司招投标领导小组确定中标人。

　　10、评委应当客观、公正地履行职务，遵守职业道德，不得向投标人提出带有暗示性或诱导性的问题，不能诱导其他评委，更不能打感情分、印象分；评委和参与评标的工作人员不得向外透露评标过程有关情况和评标结果；评委对所提出的评审意见承担个人责任。

　　三、投标文件评审

　　1、采用综合评估法的，应当对投标文件提出的工程质量、施工工期、投标价格、施工组织设计或者施工方案、投标人及项目经理资质、服务承诺、社会信誉及以往业绩等，能否最大限度地满足招标文件中规定的各项要求和评价标准进行评审和比较。

　　2、采用经评审的最低投标价法的，应当在投标文件能够满足招标文件实质性要求的投标人中，评审出投标价格最低的投标人，但投标价格低于其企业成本的除外。投标价格低于企业成本价（预算部核定）的投标，不予选择。提交投标文件的有效投标人少于三家的，应当重新招标。

　　四、定标

　　1、评标委员会（评标小组）以书面形式向招标人提交评标报告，推荐1—2个排序合格的中标人。根据评标委员会推荐的1—2个排序合格的中标人，由采购部负责报公司总经理、工程副总经理审批确定。

　　2、根据公司总经理、工程副总经理审批确定的中标单位，采购部向中标人发出中标通知书，并同时将中标结果通知所有未中标的投标人。

　　3、以公开方式进行招标的项目，应当自确定中标人之日起十五日内，采购部负责向招投标监督负责人提交招投标情况的书面报告。

　　4、中标通知书发出后，中标人放弃中标项目的，投标保证金不予退还。

　　5、中标通知书发出三十日内，按照招标文件、投标文件相关内容，起草、签订合同。

　　6、合同条款要规范、内容要具体、用语要严谨，尤其要明确标的、数量和质量、价款或酬金、履约的期限、地点和方式、违约责任等，禁止用模棱两可、含糊不清的字句。

　　7、合同起草、签订执行公司《合同管理实施细则》有关规定。

　　第四章 相关责任

　　一、XXXXXX

　　1、公司每年应当组织对各招标组织单位进行一至两次专项效能监察。监察的重点内容是：是否认真执行国家、集团公司、公司招投标有关规定；是否按有关程序办事；为企业节约了多少资金；有无违规违纪行为等。审计部门应对招投标项目进行抽审。

　　2、违反本制度规定，将必须进行招标的项目直接发包或指定供应商的，或将必须进行招标的项目化整为零或者以其它任何方式规避招标的，除对单位（或部门）给予通报批评外，还要对单位（或部门）主管领导和直接责任人进行相关处罚。

　　3、不严格进行资格审查，引发纠纷，给企业造成经济损失或不良影响的，要对相关责任人进行相关处罚。

　　4、有关人员违反本制度规定，泄露与招投标活动有关的情况和资料的，或者与投标人串通损害公司利益的，要给予相关处罚。

　　二、XXXXXX

　　1、投标人相互串通或以他人名义投标，或者以其他方式弄虚作假，骗取中标的，中标无效，没收投标保证金；进入施工阶段被发现的，终止合同，两年内不得参加公司招投标活动。

　　2、评委在评标过程中违反评标标准和办法，不能客观公正地履行职责，取消其评委资格，情节严重的要给予纪律处分和经济处罚。

　　3、招标组织单位或经办人有伪造原始资料、篡改中标结果、提高中标价格等违法违纪行为的，要给予纪律处分和经济处罚，触犯刑律的应当移送司法机关查处。

　　4、中标人违反本制度规定，有下列情形之一的，应终止合同，两年内不得参加公司的招投标活动。

　　a.将中标项目整体转包给他人的；

　　b.将中标项目肢解后分包给他人的；

　　c.将中标项目的部分主体、关键性项目分包、转包给他人的。

　　5、业务主管部门和施工监理人员发现中标人违反合同约定进行转包或非法分包，未按有关规定对其严肃处理的，应追究业务主管部门责任人员和施工监理人员的相应责任。

　　6、监督人员徇私舞弊、滥用职权或者玩忽职守、失职渎职的，给予纪律处分或者组织处理。

　　第五章 附 则

　　一、招投标相关资料由招标组织单位收集后交公司档案室管理。

　　二、公司以前文件与本制度有抵触的按本制度规定执行；本制度未涉及的，按公司现行文件或国家有关法规执行。

　　三、本制度解释权归xx-xxx-xxx-xxx-xx公司 。

　　四、本制度自印发之日起施行。

文件资料归档管理制度5篇（扩展8）

——公司文件管理制度范本3篇

公司文件管理制度范本1

　　1、目的

　　为规范本公司文件分类、编号、拟定、审批、用印、收发处理、整理存档等工作，特制定本制度，适用于正龙物业有限公司及下属管理中心各部门的文件管理工作。

　　2、职责

　　2.1总经理负责公司所有对外发文审批。

　　2.2管理中心经理负责管理中心文件的审批。物业部负责管理中心文件的打印及文号的管理工作。

　　2.3部门主管负责本部门文件的拟制与审核，及负责本部门对公司内部发文的审批，并负责定期将已处理完毕的文件移交行政人事部。

　　2.4行政人事部负责公司文件格式、文号及资料的审核，用印管理、归档管理工作。

　　3、文件种类

　　3.1上行文:请示，报告，计划，总结；

　　3.2下行文:批复，决定，通知，通告，通报，制度，规定；

　　3.3*行文:信函，会议纪要。

　　4、文件格式

　　4.1发文统一使用以上文件类别之一。

　　4.2秘密等级和紧急程度，用来确定文件发送方式及办理速度，统一在文件的左上角位置加注。

　　4.3收文单位。是指用来处理或答复文件中有关问题和有关事项的单位。

　　4.4正文。是文件的主体部分。文件制发的目的和根据，讲述什么事情，解决什么问题以及办法和要求，都要在正文中阐述清楚:

　　4.5标题统一使用二号或三号黑体字，放在居中位置；

　　4.6正文统一使用四号或小四宋体字，与主送单位等坚持一致。每段开头空两个字；要合理地划分段落、正确使用标点符号，行间距为1、5倍，以清晰、美观为原则；

　　4.7附件。通常指随正文发出的补充说明材料:如果该文件有附件的，应在正文之下、发文单位落款的左上侧，专行空两格注明"附件:xxx"字样；如果附件较多，还须编上序号；文件无附件的，无须注明；

　　4.8落款。指发文单位全称或规范化的简称。以总经理的名义发出的，要用负责人姓名(前面冠以职务身分)署名:落款一般放在正文(或附件标记)的右下角，相关于书信中具名的位置；如果正文恰好占满全页，落款必须放在另页空白纸上时，并在其上头加注一行"(此页无正文)"字样；落款字体与正文相同。

　　4.9日期:

　　4.9.1一般应写发文日期；

　　4.9.2制度或会议经过的文件应写经过的日期；

　　4.9.3重要的文件写签发的.日期；

　　5、文号

　　5.1根据文件类别、发文日期、发文单位及发文顺序对文件进行统一编号；具体文号编制规则见附件。

　　5.2公司文号由行政人事部统一管理，管理中心文号由物业部统一管理；

　　5.3发文部门需到以上部门登记领取文号后，方可发文。

　　6、用印

　　6.1用印是发文单位对文件负责的标志，是文件合法生效的标志，对外发文或内部重要文件都应加盖印章。

　　6.2文件打印校对完之后，由管理印章的人员用印并进行登记；

　　6.3印章应盖在落款和年月日中间，即"骑年盖月"位置。

　　7、文件管理

　　7.1包括撰写、审核、签发、盖印、发放、归档、整理等一系列工作:

　　7.2正规文件应尽量打印，并由拟文人仔细校对审核。

　　7.3签发。签发人对签发的文件负有完全职责，应本着负责精神，仔细阅读文稿，实事求是地拟写批语。同意签发的，注明"同意发文"字样后按正常手续办理；不一样意的写出具体意见返还拟文人重新撰写；

　　7.4用印。印章管理人员依据规定加印，并作好登记。对一页以上的重要文件还须加盖骑缝印。

　　7.5发放。由发文部门填写《文件发放登记表》，并做好发文签收登记工作。需要回复办理的文件，还要填写《文件处理单》，夹在文件前面，一并送有关人员或部门办理。

　　7.6收文。文件管理人员(一般为行政人事部或管理中心物业部相关人员)将所收到的文件登记在《收文登记表》内，资料包括:流水号、收文日期、发文单位、收文标题、文件编号、发文日期、份数、处理情景、备注等。

　　7.7传阅。传阅工作一般由行政人事部或管理中心物业部办理。阅读人在阅读后应签署姓名、日期。

　　7.8保存。文件办理完毕后，由最终处理部门人员进行保管。

　　7.9归档。各部门定期将本部门已处理完毕的文件汇兑交行政人事部，由行政人事部进行整理存档工作。

　　8、相关文档

　　8.1文号编码规则

　　8.2《文件编号使用登记表》

　　8.3《对外发文登记表》

　　8.4《对内发文登记表》

　　8.5《收文登记表》

　　8.6《文件处理单》

　　8.7《传阅单》

　　8.8《用印登记表》

　　8.9对外发文格式

　　8.10对内发文格式

　　8.11报告总结格式

　　8.12会议纪要格式

　　8.13会议记录格式

　　9、修订及实施

　　9.1本规定由全公司各部门实施，行政人事部进行监督。

　　9.2本规定修订权在公司。

　　9.3本规定从二零零四年五月一日实行。

文件资料归档管理制度5篇（扩展9）

——密级文件管理制度3篇

密级文件管理制度1

　　1、目的

　　为规范本公司文件分类、编号、拟定、审批、用印、收发处理、整理存档等工作，特制定本制度，适用于正龙物业有限公司及下属管理中心各部门的文件管理工作。

　　2、职责

　　2.1总经理负责公司所有对外发文审批。

　　2.2管理中心经理负责管理中心文件的审批。物业部负责管理中心文件的打印及文号的管理工作。

　　2.3部门主管负责本部门文件的拟制与审核，及负责本部门对公司内部发文的审批，并负责定期将已处理完毕的文件移交行政人事部。

　　2.4行政人事部负责公司文件格式、文号及资料的审核，用印管理、归档管理工作。

　　3、文件种类

　　3.1上行文：请示，报告，计划，总结；

　　3.2下行文：批复，决定，通知，通告，通报，制度，规定；

　　3.3*行文：信函，会议纪要。

　　4、文件格式

　　4.1发文统一使用以上文件类别之一。

　　4.2秘密等级和紧急程度，用来确定文件发送方式及办理速度，统一在文件的左上角位置加注。

　　4.3收文单位。是指用来处理或答复文件中有关问题和有关事项的单位。

　　4.4正文。是文件的主体部分。文件制发的目的和根据，讲述什么事情，解决什么问题以及办法和要求，都要在正文中阐述清楚：

　　4.5标题统一使用二号或三号黑体字，放在居中位置；

　　4.6正文统一使用四号或小四宋体字，与主送单位等坚持一致。每段开头空两个字；要合理地划分段落、正确使用标点符号，行间距为1、5倍，以清晰、美观为原则；

　　4.7附件。通常指随正文发出的补充说明材料：如果该文件有附件的，应在正文之下、发文单位落款的左上侧，专行空两格注明"附件：xxx"字样；如果附件较多，还须编上序号；文件无附件的，无须注明；

　　4.8落款。指发文单位全称或规范化的简称。以总经理的名义发出的，要用负责人姓名(前面冠以职务身分)署名：落款一般放在正文(或附件标记)的右下角，相关于书信中具名的位置；如果正文恰好占满全页，落款必须放在另页空白纸上时，并在其上头加注一行"(此页无正文)"字样；落款字体与正文相同。

　　4.9日期：

　　4.9.1一般应写发文日期；

　　4.9.2制度或会议经过的"文件应写经过的日期；

　　4.9.3重要的文件写签发的日期；

　　5、文号

　　5.1根据文件类别、发文日期、发文单位及发文顺序对文件进行统一编号；具体文号编制规则见附件。

　　5.2公司文号由行政人事部统一管理，管理中心文号由物业部统一管理；

　　5.3发文部门需到以上部门登记领取文号后，方可发文。

　　6、用印

　　6.1用印是发文单位对文件负责的标志，是文件合法生效的标志，对外发文或内部重要文件都应加盖印章。

　　6.2文件打印校对完之后，由管理印章的人员用印并进行登记；

　　6.3印章应盖在落款和年月日中间，即"骑年盖月"位置。

　　7、文件管理

　　7.1包括撰写、审核、签发、盖印、发放、归档、整理等一系列工作：

　　7.2正规文件应尽量打印，并由拟文人仔细校对审核。

　　7.3签发。签发人对签发的文件负有完全职责，应本着负责精神，仔细阅读文稿，实事求是地拟写批语。同意签发的，注明"同意发文"字样后按正常手续办理；不一样意的写出具体意见返还拟文人重新撰写；

　　7.4用印。印章管理人员依据规定加印，并作好登记。对一页以上的重要文件还须加盖骑缝印。

　　7.5发放。由发文部门填写《文件发放登记表》，并做好发文签收登记工作。需要回复办理的文件，还要填写《文件处理单》，夹在文件前面，一并送有关人员或部门办理。

　　7.6收文。文件管理人员(一般为行政人事部或管理中心物业部相关人员)将所收到的文件登记在《收文登记表》内，资料包括：流水号、收文日期、发文单位、收文标题、文件编号、发文日期、份数、处理情景、备注等。

　　7.7传阅。传阅工作一般由行政人事部或管理中心物业部办理。阅读人在阅读后应签署姓名、日期。

　　7.8保存。文件办理完毕后，由最终处理部门人员进行保管。

　　7.9归档。各部门定期将本部门已处理完毕的文件汇兑交行政人事部，由行政人事部进行整理存档工作。

　　8、相关文档

　　8.1文号编码规则

　　8.2《文件编号使用登记表》

　　8.3《对外发文登记表》

　　8.4《对内发文登记表》

　　8.5《收文登记表》

　　8.6《文件处理单》

　　8.7《传阅单》

　　8.8《用印登记表》

　　8.9对外发文格式

　　8.10对内发文格式

　　8.11报告总结格式

　　8.12会议纪要格式

　　8.13会议记录格式

　　9、修订及实施

　　9.1本规定由全公司各部门实施，行政人事部进行监督。

　　9.2本规定修订权在公司。

　　9.3本规定从二零零四年五月一日实行。

文件资料归档管理制度5篇（扩展10）

——公司文件管理制度 (菁华20篇)

公司文件管理制度1

　　1 目的

　　为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，对公司的文件的体例格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的工作流程和作业标准作出明确规定，实现公司文件管理的规范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和适应性。结合公司实际工作情况，特制定本制度。

　　2 适用范围

　　适用于公司及各部门文件和外来文件的管理。

　　3 职责

　　3.1 公司总经办是公司文件管理的归口部门，负责文件管理制度的制定、修订的"起草及本制度的宣贯、发放、废止工作，并负责在全公司范围内对本制度执行的指导及监督。

　　3.2 总经办负责公司质量管理体系、管理制度、行政性文件、法律法规文件、*相关外来文件的收录、发放、归档、废止的管理。

　　3.3 各部门产生的内部使用的文件有部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发放、归档、废止的管理。

　　3.4 文件编制、审批、发布的权责

　　3.4.1 总经办负责组织制定公司行政管理、人力资源管理及其他基础性管理制度及行政性发文（通知、通告）等文件。

　　3.4.2 财务部负责制定公司财务管理制度文件。

　　3.4.3 客服部负责制定公司客服管理制度文件。

　　3.4.4 生产部负责制定公司生产管理制度文件。

　　3.4.5 质检部负责组织制定公司质量体系文件、产品认证文件，并负责制定质量管理制度、产品质量检验规程、检验作业指导书等文件。

　　3.4.6 设计部负责制定公司公司技术管理规范、产品技术标准、产品设计开发输出文件（设计图样、产品bom、检验标准、规范测试）等文件。

　　3.4.7 工厂负责制定产品bom、产品工艺文件、操作规程、生产作业指导书等文件（由打样工厂负责）。

　　3.4.8 公司及各部门文件制定由部门负责人或指定人员编制，公司副总或部门负责人审核，总经理批准。

　　3.4.9 公司及各部门文件分发布前，应向总经办提交电子/纸张文件审核备案，并获得文件号。

　　3.5 质量体系文件的编制、审核、批准、发布，依《质量手册》和《文件控制程序》的规定执行。

　　4.定义

　　4.1 文件：公司文件是在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书，是公司各项工作开展和进行相关活动的重要依据和工具。

　　4.2 受控文件：需要对文件的分发、更改、回收进行控制。随时保持最新有效版本的文件，

　　4.3 非受控文件：不受更改/修订的控制，其封面或正文页面无“受控”标识，文件更改/修订后不必通知文件持有人。

　　4.4 外来文件：指来源于公司之外的与公司各项工作开展和进行相关活动有关的文件。(法律、法规、标准、行业规范、客户要求等）

　　5.工作程序

　　5.1 文件的分类

　　5.1.1 文件属性分类

　　（1）质量体系文件：质量方针、质量目标、质量手册、质量体系程序文件、质量计划及质量体系运行过程中形成的文件。

　　（2）行政性文件：公司的公告、通知、通报、报告、申请、传真等。

　　（3）管理性文件：公司管理规章制度、工作流程、规范/规定等，如人力资源管理制度、行政管理制度、产品设计开发流程等。

　　（4） 技术性文件：产品标准、设计图样、工艺文件、操作规程、检验规程等。

　　（5） 外来文件：国家有关法律、法规、国家/行业标准、供应商/客户提供文件、设备文档等。

　　5.1.2 文件阶层分类

　　（1) 一阶文件：公司章程、公司经营规划/计划、质量手册。

　　（2) 二阶文件：公司经营管理活动开展所有过程控制的程序文件。

　　（3) 三阶文件：管理制度、规范/规定、设计文件、技术规程、作业指导书、外来文件等。

　　（4) 四阶文件：各记录表单、报表等。

公司文件管理制度2

　　1、目的

　　规定本公司文件资料的编写、批准、发布、更改、保存和作废等活动以及适用外来文件的控制要求,确保公司各项工作正常开展和保存必要的证据。

　　2、适用范围

　　适用于本公司内部文件的编写、收发、控制及资料保管和外来文件的管理。

　　3、职责

　　3.1各职能部门负责工作文件的编写、收集和存档。

　　3.2综合管理部负责业主档案的管理与控制。

　　3.3办公室负责文件发放、存档、资料保管以及文件的处理。

　　3.4办公室主任主管文件、资料管理工作的控制。

　　4、相关文件

　　《文件控制程序》q/ph-qp-4.2.3

　　《质量记录控制程序》q/ph-qp-4.2.4

　　5、工作程序和管理办法

　　5.1文件的产生

　　5.1.1各相关部门根据工作需求编写文件。

　　5.1.2总经理助理对文件进行审核。

　　5.1.3总经理审批通过的文件由办公室打印和发放,作为非受控文件生效。

　　5.1.4办公室对生效的文件印制,必须使用[印制文件登记表](qr-wd01-02-01)。

　　5.2文件、资料的类别

　　5.2.1受控文件

　　a)内业资料;

　　b)图纸资料;

　　c)按照质量体系的控制要求进行管理的文件;

　　d)在质量体系中引用的法律、法规和外来文件;

　　e)与服务过程有关的合同协议;

　　f)业主档案(如:公共合约、用户登记表等,属于业主财产,由综合管理部管理与控制,具体执行[顾客财产控制程序]q/ph-qp-7.5.4)。

　　管理与控制具体执行[文件控制程序](q/ph-qp-4.2.3)。

　　5.2.2非受控文件

　　与公司经营和服务工作范围相关的文件作为非受控文件管理,办公室应对其进行分类和编码,以便于归档,根据目前公司现有的非受控文件,可分为:

　　a)内行文、外行文:1

　　b)未被质量体系引用的外来文件:2

　　c)与服务过程无关的合同协议:3

　　d)未被质量体系引用的法律法规:4

　　e)行业标准性文件:5

　　f)照片、录像带:6

　　g)电脑贮存:7

　　5.3文件、资料目录的索引号

　　x-x.x-xx

　　文件盒编号

　　同号柜序列号

　　文件柜编号

　　文件类别编码

　　5.4文件、资料归档与管理

　　5.4.1各职能部门对各种工作文件进行编写、收集、整理和存档,并汇总到办公室统一管理。

　　5.4.2办公室负责文件、资料的保密性防范,公司所有受控文件和非受控文件的资料均属保密性文件。

　　5.4.3办公室负责对文件、资料的管理和保护,文件、资料应分门别类包装和存放,对于需存档的文件、资料要及时存档,并建立[存档备案资料目录](qr-wd01-02-02),注明文件类别、索引号、份数等,如用必要还应有内容说明。并在档案柜上贴好存放文件的索引号范围。确保调用、借阅文件、资料时易于识别和检索,便于对文件资料的保管。

　　5.5文件、资料的发放

　　5.5.1文件应按各职能部门工作性质和范围发放,由办公室制定[文件分发登记表](qr-wd01-02-03),注明发放范围、数量、分发号等,并要求领用人在[文件分发登记表]上签领,以便对发放的文件进行统计和检查。

　　5.5.2办公室在文件发放的过程中不得误发、遗失,发现文件误发时应立即追回,同时作好文件的补救工作。

　　5.6文件资料的调用、借阅与归还

　　5.6.1借阅者应在[文件、资料借阅登记表](qr-wd01-02-04)上详细注明文件、资料的编号和图号,并按时归还和办理归还手续

　　5.6.2借阅的文件、资料未经允许不得复印、摘抄、外借和传播。

　　5.6.3借阅的文件、资料归还时,办公室应对文件资料是否完好进行检查,若文件、资料受损的,借阅者应阐述受损原因,并在[文件、资料借阅登记表]的备注栏上注明,因人为因素造成的应追究当事人的责任。

　　5.*机密性文件的调用与借阅规定

　　a)a级机密文件资料:公司年度计划、公司年终报告总结及公司章程、董事会决议,公司财务报表、法律诉讼文件等的调用与借阅需经总经理批准。

　　b)b级机密文件资料:业主档案,公司员工档案、公司规章制度、公司经营专项审批文件等的调用与借阅需经办公室主任批准。

　　c)c级机密文件资料:内业资料和技术性图纸资料、法律法规类文件的调用与借阅需经有关部门负责人批准并向办公室联系办理。

　　d)行业主管借阅文件、资料的仅限于b级机密和c级机密文件、资料。

　　e)业主(用户)因工作需要借阅文件、资料的,仅限于技术图纸和已张贴在公共场所的文件。

　　f)外来单位借阅、调用文件、资料的限于国家执法部门,如*机关、检察机关、法院等单位因工作和侦破案件需要的,可以给予协助与配合,但在此之前应检验和登记来访单位和人员的证明文件和相关证件,由办公室主任向总经理请示后亲自办理。

　　g)以上文件资料的调用与借阅按5.5.1、5.5.2和5.5.3条款执行。

　　5.7文件的复制、破损和丢失

　　5.7.1未经允许,不得随意复印公司的文件资料,如因工作需要复印文件,须经办公室主任批准,并在[文件复印登记表](qr-wd01-02-05)上填写复印文件的名称,复印数量,并签名。

　　5.7.2文件使用人应对文件妥善保管,当文件破损严重影响使用或丢失时,应填写[文件补发申请表](qr-wd01-02-06),由办公室主任批准,办理更换手续。补发新文件时应收回破损文件,并应给予新的分发号,新的分发号延续原来文件分发号。

　　5.8文件、资料的更新

　　文件增加条款和更新时应及时更换,保证在使用处获得有效版本。

　　5.9文件的作废与销毁

　　5.9.1内容不适用于公司运行或超过有效期限的文件,经过总经理过期审批后给予作废或销毁处理。

　　5.9.2在分发过程中发现文件遗失或在使用过程中文件破损严重和丢失的,应向上级汇报,经总经理审批后,给予作废处理。

　　5.9.3作废文件盖作废章,留一至两份备案,其余销毁。文件销毁处理时需两个人进行,一人实施,一人监督。

　　5.9.4办公室对于作废和销毁的文件,应在[作废、销毁文件登记表](qr-wd01-02-07)上注明作废或销毁文件的编号、版本号和分发号作废,并向各部门书面发布作废声明,防止误用。

　　6、使用的记录表格

　　序号

　　名称

　　编号

　　存放地点

　　存放时间

　　1

　　[印制文件登记表]

　　qr--wd01--02--01

　　办公室

　　一年

　　2

　　[存档备案资料目录]

　　qr--wd01--02--02

　　办公室

　　长期

　　3

　　[文件分发登记表]

　　qr--wd01--02--03

　　办公室

　　一年

　　4

　　[文件、资料借阅登记表]

　　qr--wd01--02--04

　　办公室

　　一年

　　5

　　[文件复印登记表]

　　qr--wd01--02--05

　　办公室

　　一年

　　6

　　[文件补发申请表]

　　qr--wd01--02--06

　　办公室

　　一年

　　7

　　[作废、销毁文件登记表]

　　qr--wd01--02--07

　　办公室

　　一年

　　起草人:审核人:审批人:

　　日期:日期:日期:

公司文件管理制度3

　　第一条 为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据区建设局关于文书处理的有关规定，结合我单的实际情况，特制订本制度。

　　第二条 文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本单位上报下发的各种文件、资料。

　　第三条 按照党政分工的原则，本单位各类文件(党支部和行政)统一由办公室归口管理。

　　(二)收文的管理

　　第四条 公文的签收

　　1.单位所有文件(除领导订启的外)均由收发员(文书)登*收、拆封(由上级或邮电局机要通讯员直送的机要文件除外)。在签收和拆封时，收发员(文书)需注意检查封口,对开口和邮票撕毁函件应查明原因。

　　2.对上级部门发来的文件，要进行文件、文号、机要编号的核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级部门，并登记差错文件的文号。

　　第五条 公文的编号保管

　　1. 收发员(文书) 拆封和签收后应及时附上"文件处理传阅单"，作分类登记编号、保管。

　　2.本单位外出人员开会带回的文件及资料应及时送交收发员(文书)进行登记编号保管，不得个人保存，如职工工作需要借阅的可复印或借用。

　　第六条 公文的阅批与分转

　　1.凡正式文件均需由办公室主任(或副主任)根据文件内容和性质阅签后，由收发员(文书)分送领导和承办部门阅办，重要文件或急作应立刻呈送领导(或分管领导)阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完。

　　2.一般性质的函、电、单据等，可由办公室直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同各单位联系后再分转处理。

　　3.为加速文件运转，收发员(文书)应在当天或第二天将文件送到领导和承办部门，如关系到两个以上部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天(特殊情况例外)。

　　第七条 文件的传阅与催办。

　　1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

　　2.阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交收发员(文书)，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导"批示"、"拟办意见"办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

　　3.阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。

　　4.文件阅完后，应交收发员(文书)，切忌横传。

　　5.办公室对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。

　　6.按照阅文范围，离、退休干部，一般由有关部门定期组织学习有关文件，或由办公室通知到单位阅文。

　　(三)发文的管理

　　第八条 发文的规定

　　1.单位上报下发正式文件的权力分别集中党支部和行政办公室，各群众团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

　　2.各群众团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应分别向党支部、行政办公室提出发文申请，并将文件底稿分别交党支部、行政办公室审核。党支部、行政办公室同意发文，方可按党、政机构设置与业务分工统一归口以党×字、政×字发文。群众团体文件由党支部批转。

　　3.对单位影响较大，涉及多个以上领导分管范围的文件，须经领导班子研究决定后批准签发。其余文件均由主要领导批准签发。

　　第九条 发文的范围：

　　1.凡是以党支部、行政办公室名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。

　　2.党支部、、行政办公室下发文件主要用于：

　　(1)公布单位规章制度；

　　(2)转发上级文件或根据上级文件精神制订的文件；

　　(3)公布单位体制机构变动或干部任免事项；

　　(4)公布单位重大生产、技术、管理、政治工作、生活福利等工作的决定；

　　(5)发布有关奖惩决定和通报；

　　(6)其他有关重大事项；

　　3.党支部、行政办公室上行文、外发文主要用于：

　　(1)对上级机关呈报、请示报告、处理决定；

　　(2)同兄弟单位联系有关重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、管理、党群工作等事宜。

　　4.日常生产、技术、管理、党群工作中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管领导批准后，由各科室书面或口头自行通知执行，一般不用发文。

　　5.各科室如会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以科室名义用《工作简讯》发会议纪要。

　　(四)发文程序与要求

　　第十条 发文程序规定：

　　1.各科室需要发文，应事先向党支部、行政办公室提出申请；

　　2.党支部、行政办公室同意发文后，主办科室应以党的方针、政策和国家法令，上级指示或工作实际需要草拟文件初稿；

　　3.草拟文稿必须从本单位角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写；

　　4.文稿拟就后，拟搞人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人，并签名、盖章、标定日期和密级；

　　5.办公室应根据党支部、行政的要求和上级有关指示精神，有关文件规定，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿；

　　6.经办公室审查修改后的文稿，送分管领导核稿(对文稿内容、质量负责)；

　　7.对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟搞部门重新整理写清楚；

　　8.需经会签的文稿，应在交付打印前送会签部门会签；

　　9.文稿审核会签后，按批准权限的规定分别呈送党政领导审定批准签发；

　　10.经领导批准签发后的文稿交办公室收发员(文书)统一编号送打字室打印；

　　11.文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名；

　　12.文件打字后，由办公室派专人按数印刷，再由收发员(文书)分发并检查落实情况。

　　(五)文件的借阅和清退

　　第十一条 各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人签写便条，对有密级的文件须分管领导或办公室主任同意后方可借阅。

　　第十二条 借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。

　　第十三条 办公室收发员(文书)对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的本单位文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。(一般为月底一小清，季末一中清、年终一总清)。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。

　　(六)文件的立卷与归档

　　第十五条 文件的归档范围：

　　1.凡下列文件统一分别由办公室收发员(文书)负责归档：

　　(1)上级机关来文，包括上级对单位报告、申请的批复；

　　(2)党支部、行政办公室发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、、领导发言和生产工作的各类计划统计、季度、年度报表等；

　　(3)党支部会、主任办公会议、中层干部会议、职工委员会以及各种例会记录；

　　(4)支部党代会、职代工、工会会员*、团代会等组织召开的*所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等；

　　(5)有保存价值的人民来信来访记录及处理结果；

　　(6)参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本单位在会上汇报表言材料等；

　　(7)上级机关领导同志来单位检查视察工作的报告、指示记录，以及本单位向上级进行汇报的提纲和材料；

　　(8)反映本单位生产活动、先进人物事迹及领导工作等的音、像摄制品；

　　(9)单位日志和大事记；

　　(10)单位向上级请示批复的文件及上报的有关材料。

　　2.业务科室，各群众团体日常工作中形成的活动资料，由各业务科室、群众团体负责立卷归档。

　　第十六条 立卷要求

　　1.文件立卷应按照内容、名称、时间顺序，分门别类地进行整理归档。

　　2.立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。

　　3.要坚持*时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。

　　4.上年度形成的文件材料，要求在下年度7月份以前整理完。

　　(七)文件的销毁

　　第十七条 对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，办公室应定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续。

　　第十八条 经审核同意销毁的文件，应在办公室收发员(文书)和正副主任以及分管领导的共同监督下销毁。

公司文件管理制度4

　　一、总则

　　1、为规范公司文件的"起草、审批、传达、存档工作，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，结合公司的实际情况，特制订本制度。

　　2、文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，公司上报下发的各种文件，同级相关方函、电、来文。其中工程系统与甲方的往来函件按《档案管理制度》执行。

　　3、公司文件由办公室统一管理和存档。

　　一、文件的分类

　　1、外收文：公司从外部接收的*文件。

　　2、外发文：以公司名义向外部发送的文件。

　　3、内行文：公司内部下发的文件，分为正式文件和临时文件（指时效性较强的文件）。本制度的内行文所指的是正式文件。

　　三、内行文的管理

　　1、内行文的范围：

　　凡是以公司名义对内发布的制度、办法、通知、决定、决议、会议纪要和会议简报，均属内行文范围。

　　2、内行文的编号

公司文件管理制度5

　　1目的

　　规范分公司档案资料的管理工作。

　　2适用范围

　　适用于分公司所有档案资料的管理工作。

　　3职责

　　3.1行政部负责分公司的文件、资料的打印、归类、发放及登记工作,并保存分公司在管理服务活动中形成的各类档案。

　　3.2各部门负责管理本部门在管理服务活动中形成的各类档案。

　　3.3分公司总经理负责上报分公司文件、对外公开文件的发放审批工作。

　　3.4分公司总经理负责审批已过保存期档案资料的销毁工作。

　　4实施程序

　　4.1归档保存的文件

　　4.1.1分公司在管理服务或公务活动中形成的工作计划、外来文件、报告、质量记录及与工作有关的图表、统计资料等。

　　4.1.2在工作中形成的图纸、操作说明书等技术档案。

　　4.1.3在专门业务活动中形成的各种档案,如:会议纪要、声像档案、工作记录等专项档案。

　　4.2文件、资料归档的要求。

　　4.2.1归档的文件资料必须字迹清楚工整,纸张及文件格式符合国家标准。

　　4.2.2归档的文件材料要完整齐全。

　　4.2.3每类建设工程竣工必须有兼职资料档案管理员参加,对其文件材料(含有关图纸等)完整性、准确性、系统性进行鉴定和验收。

　　4.2.4保持归档文件材料之间的历史联系,并进行科学分类、立卷和编号。

　　4.2.5案卷题名应确切反映卷内文件内容,并区分保管期限。

　　4.3档案资料的保管。

　　4.3.1所有档案资料均由资料管理员管理。

　　4.3.2存放档案必须有专用柜架,在排列上架时,应按照类别和保管部门的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。

　　4.3.3底图除修改、送晒外,不得外借。修改后的底图入库时,要认真检查其修改、补充情况,并在档案资料盒内的面层上注明修改情况。

　　4.3.4存入胶片、照片、录像带、软盘、磁带要用特制的密封盒和专门的卷盒,按编号顺序排列在胶片柜或防火资料柜内。必要时采取复制、拷贝。

　　4.3.5每年一季度,对上一年度的各种资料档案进行归档,并对库藏档案进行清理核对和质量检查工作,做到完好、齐全。对破损或载体变质档案,要及时进行修补和复制,发现档案发霉或虫害要及时消杀。

　　4.3.6档案资料柜需做好防盗等设施。

　　4.3.7质量记录保存期为二年。

　　4.4档案资料借阅管理。

　　4.4.1分公司所有人员都有保护档案、借阅档案的权利和义务。

　　4.4.2分公司员工查阅档案资料,必须办理登记手续。

　　4.4.3在借阅档案资料时,应做到以下几点:

　　4.4.3.1按规定办理登记手续,定期归还;

　　4.4.3.2要爱护档案资料,不得丢失;

　　4.4.3.3所借档案不得随意折叠和拆散,不得对档案随意更改、涂写;

　　4.4.4借出和归还档案时,应办理清点手续,由资料档案员和借阅者当面核对清楚。

　　4.4.5档案如有丢失、损坏或泄密,要立即追究当事者责任。

　　4.4.6调离或辞职的人员,必须办理文档移交后方可办理调离手续。

　　4.5档案鉴定和销毁

　　4.5.1档案鉴定工作由档案鉴定小组负责进行,鉴定小组由分公司总经理、各部门经理、资料档案员和有关业务管理人员组成,日常的鉴定工作由行政部资料档案员负责。

　　4.5.2档案鉴定小组的任务:

　　4.5.2.1负责制订档案保管期限表;

　　4.5.2.2对到期档案提出存、毁意见。

　　4.5.3确定保管期限原则

　　4.5.3.1对有长远利用价值(如技术图纸、操作说明书等),并能反映分公司职能活动和历史面貌的档案应永久保存。

　　4.5.3.2凡是在一定时间有利用价值的档案分别为长期或短期保存。

　　4.5.4鉴定工作应该每年进行一次,由资料管理员在每年1月初提出。

　　4.5.5鉴定中发现档案不准确、不完整,应及时责成有关人员负责修改和补充。

　　4.5.6销毁档案的程序包括:

　　4.5.6.1鉴定小组应列出需销毁档案的清单和撰写销毁报告分公司总经理审批,销毁清单及报告要保存。

　　4.5.6.2档案销毁时,由行政部经理进行监销并在销毁清册上签名。

　　4.5.7销毁档案资料时,要严格执行保密规定,对在销毁档案过程中出现失密或对分公司造成损失的,将根据有关规定进行处理。

　　5相关文件和质量记录表格

　　5.1《档案管理制度》

　　5.2《保密规定》

　　5.3《文件发放登记表》

　　5.4《文件借阅登记表》

公司文件管理制度6

　　行政办公用品管理制度

　　第一章总则

　　第一条目的

　　为适应公司快速发展的需要，推进行政办公物品的规范化管理，控

　　制办公费用，本着节约高效的原则，特制订本制度。

　　第二条适用范围

　　本制度适用于公司所属各部门。本制度所指办公用品为员工日常办

　　公所用文具（文件夹、档案袋），办公自动化所需用的耗材（含U盘、数码相机、硒鼓墨盒等）、办公设备（含电脑、复印机、打印机、传真机等）以及办公家具（含桌、椅、柜等）。

　　第二章办公用品的分类

　　第三条行政办公物品的分类

　　行政办公物品分三类：办公固定资产、办公低值资产、办公用品。

　　1、办公固定资产指使用期限在两年以上，在使用过程中保持原有的实物形态，单位价值在20xx元及以上的各种办公家具及办公设备。

　　2、办公低值资产是指使用期限较长，在使用过程中不易损耗，单位价值在20xx元以下500元以上的各种办公家具及办公设备。

　　3、办公用品是指使用期限较短，价值较低，在使用过程中容易消耗的各种办公类资产。

　　第三章行政办公物品的管理职责

　　第四条行政部的主要职责：行政部是行政办公物品的.综合管理部门，负责对

　　行政办公物品支出情况进行监督、控制，其管理职责主要包括：

　　1、供应商选择及管理；

　　2、组织各部门行政物品管理程序监控；

　　3、年度。每月办公物品开支计划的编制、报批和执行；

　　4、行政办公用品的分配、调拨、维修和报废；

　　5、配合财务部对办公物品进行盘点，建立行政办公物品台账，负责

　　日常维护和修理。

　　第五条部门资产负责人的主要职责：认真贯彻执行公司的资产管理制度；各

　　部门有专人负责本部门资产的保管和资产增减、转移、维护、报废与监督记录；合理调配本部门室内的办公设备等资产；

　　第六条资产使用人的主要职责：应该爱护公司财产，合理使用办公设备，由

　　人力资源部协助负责培训员工爱护国有资产意识，正确使用办公设备。如果因使用不当，人为破坏，由使用人自行付费维修，并报送人行部门进行维修登记。

　　第四章行政办公物品采购

　　第七条办公用品采购

　　1、行政部每月按各部门需求编制统一采购计划、编制资金使用计划，

　　纳入公司的全面预算，报公司财务部列入每月全公司资金计划。

　　2、行政部持相关票据根据公司相关财务规定报销，费用计入各部门

　　的年度预算执行台账。

　　3、办公耗材文具的领用参照需按照规格及使用情况购买，并由行政

　　部主管领导批准后购进。购进消耗材料统一保管。

　　第八条办公类服务采购

　　办公类服务采购指公司各部门对外印刷品、宣传品、名片、标牌等服务类的采购。

　　1、行政部进行货比三家的方法进行询价后按程序选择服务供应商。

　　2、各部门有对外宣传品、印刷品印制需求的，经主管领导审批后在

　　公司行政部公布的服务供应商范围内选择。

　　第九条办公资产采购

　　1、办公资产采购计划

　　各部门历史需要置办办公资产时，填写《办公物品申请表》，经公司领导审批通过并签字后，提交行政部实施采购。

　　2、实施采购

　　行政部进行货比三家的办法进行询价后，连同采购申请表和询价后的采购报价单上报公司领导，经审批后方可到财务部领取支票进行购买。

　　3、验收

　　行政部汇总使用根据采购计划或申请表、购物发票、购物明细验收采

　　购办公资产，验收完毕后填写验收单并签字确认，行政部和使用部门各自登记办公资产台账。财务部根据入库单和购物发票进行账务处理。《办公物品申请表》和购物明细复印件由行政部统一保管。

　　第五章办公物品的管理

　　第十条办公用品的配发

　　1、各部门指定一名专人负责本部门办公文具的领用和发放。

　　2、办公用品按需领用，行政部负责办理使用部门的领用手续，认真

　　填写文具领用登记单，并进行台账登记，写明物品名称、规格、使用人及数量等。

　　3、员工在公司内部调动，其使用的办公用品可以随职位转移带走。第十一条办公资产的管理

　　1、资产调拨

　　部门与部门之间转移办公设备等资产必须填写《资产调拨单》。必须严格按照审批顺序执行。审批顺序：调出部门负责人—调入部门负责人—行政部确认签字后，方可转移资产。员工之间不得私自调换自己使用的办公设备等资产。

　　2、资产报废

　　由部门负责人填写《资产报废申请单》，报行政部。行政部会同财务部门进行资产损坏鉴定后，由行政部主管领导审批，审批后方可报废。行政部和财务部门同时销账。有再使用价值的，由行政部收回统一维修、保管、再分配，资产台账做相应调整。在报废前，部门不得随意丢弃，否则该部门按照其原值赔偿，并按照公司相关规定处罚。

　　3、资产的租用、出租和外借

　　（1）公司需要的办公资产原则上不提倡租用。如果确属需要，租用

　　部门必须报公司行政部审批，行政部应尽量考虑在公司内部调配，调配的确有困难而且购买不经济合算的情况下，经总经理批准方可租用，租用手续由行政部统一办理。

　　（2）公司长期不使用的行政办公资产可以考虑对外出租和外借。行

　　政部定期对所有闲置的办公资产进行清查盘点，对其中达到报废条件的按相关制度办理报废手续，对长期闲置的物品主动寻求外租，对今后没有使用价值的物品进行出售。

　　4、办公资产的日常维护、维修

　　（1）行政部是办公资产日常维护、维修的责任部门。

　　（2）行政部编制办公资产维修计划，并纳入预算和经营计划。根据

　　维修计划对各部门办公资产进行检查，按期进行维护，保证各物品正常工作。

　　（3）各部门的办公资产需要维修时，由部门负责人填写《办公设备

　　维修申请表》报送行政部。不经部门资产负责人而私自维修的，相关费用行政部不予受理。

　　（4）行政部接到申请单后，需对报修设备进行鉴定，进行相应的维

　　修、更换，一般性维修理应在三个工作日内修理完毕，其他较为复杂的修理应在七个工作日内修理完毕。维修完毕后及时登记《办公设备维修记录表》，资产使用部门负责人签字确认。

　　（5）若聘请外部单位进行维修，相关付款事项执行资金支付程序。

公司文件管理制度7

　　1 目的

　　为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，对公司的文件的体例格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的工作流程和作业标准作出明确规定，实现公司文件管理的规范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和适应性。结合公司实际工作情况，特制定本制度。

　　2 适用范围

　　适用于公司及各部门文件和外来文件的管理。

　　3 职责

　　3.1 公司总经办是公司文件管理的归口部门，负责文件管理制度的制定、修订的起草及本制度的宣贯、发放、废止工作，并负责在全公司范围内对本制度执行的指导及监督。

　　3.2 总经办负责公司质量管理体系、管理制度、行政性文件、法律法规文件、*相关外来文件的收录、发放、归档、废止的管理。

　　3.3 各部门产生的内部使用的文件有部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发放、归档、废止的管理。

　　3.4 文件编制、审批、发布的权责

　　3.4.1 总经办负责组织制定公司行政管理、人力资源管理及其他基础性管理制度及行政性发文（通知、通告）等文件。

　　3.4.2 财务部负责制定公司财务管理制度文件。

　　3.4.3 客服部负责制定公司客服管理制度文件。

　　3.4.4 生产部负责制定公司生产管理制度文件。

　　3.4.5 质检部负责组织制定公司质量体系文件、产品认证文件，并负责制定质量管理制度、产品质量检验规程、检验作业指导书等文件。

　　3.4.6 设计部负责制定公司公司技术管理规范、产品技术标准、产品设计开发输出文件（设计图样、产品bom、检验标准、规范测试）等文件。

　　3.4.7 工厂负责制定产品bom、产品工艺文件、操作规程、生产作业指导书等文件（由打样工厂负责）。

　　3.4.8 公司及各部门文件制定由部门负责人或指定人员编制，公司副总或部门负责人审核，总经理批准。

　　3.4.9 公司及各部门文件分发布前，应向总经办提交电子/纸张文件审核备案，并获得文件号。

　　3.5 质量体系文件的"编制、审核、批准、发布，依《质量手册》和《文件控制程序》的规定执行。

　　4.定义

　　4.1 文件：公司文件是在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书，是公司各项工作开展和进行相关活动的重要依据和工具。

　　4.2 受控文件：需要对文件的分发、更改、回收进行控制。随时保持最新有效版本的文件，

　　4.3 非受控文件：不受更改/修订的控制，其封面或正文页面无“受控”标识，文件更改/修订后不必通知文件持有人。

　　4.4 外来文件：指来源于公司之外的与公司各项工作开展和进行相关活动有关的文件。(法律、法规、标准、行业规范、客户要求等）

　　5.工作程序

　　5.1 文件的分类

　　5.1.1 文件属性分类

　　（1）质量体系文件：质量方针、质量目标、质量手册、质量体系程序文件、质量计划及质量体系运行过程中形成的文件。

　　（2）行政性文件：公司的公告、通知、通报、报告、申请、传真等。

　　（3）管理性文件：公司管理规章制度、工作流程、规范/规定等，如人力资源管理制度、行政管理制度、产品设计开发流程等。

　　（4） 技术性文件：产品标准、设计图样、工艺文件、操作规程、检验规程等。

　　（5） 外来文件：国家有关法律、法规、国家/行业标准、供应商/客户提供文件、设备文档等。

　　5.1.2 文件阶层分类

　　（1) 一阶文件：公司章程、公司经营规划/计划、质量手册。

　　（2) 二阶文件：公司经营管理活动开展所有过程控制的程序文件。

　　（3) 三阶文件：管理制度、规范/规定、设计文件、技术规程、作业指导书、外来文件等。

　　（4) 四阶文件：各记录表单、报表等。

公司文件管理制度8

　　（一）总则

　　第一条爲减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据中央关於文书处理的有关规定，结合我厂的实际情况，特制订本制度。

　　第二条文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本厂上报下发的各种文件、资料。

　　第三条按照党政分工的原则，全厂各类文件分别由党委办公室和厂部办（以下简称两办）归口管理。

　　（二）收文的管理

　　第四条公文的签收

　　1、凡来厂公啓文件（除厂领导订啓的外）均由厂收发员登*收（由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外）後分别交两办机要秘书拆封。在签收和拆封时，收发员和机要秘书均需注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。

　　2、对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的四对口核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。

　　第五条公文的编号保管

　　1、两办机要秘书对上级来文拆封後应及时附上文件处理传阅单，并分类登记编号、保管。须由工厂承办或归档的厂领导亲啓文件，厂领导啓封後，也应分别交两办办理正常手续。

　　2、本厂外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交两办机要秘书进行登记编号保管，不得个人保存。

　　第六条公文的阅批与分转

　　1、凡正式文件均需分别由两办主任（或副主任）根据文件内容和性质阅签後，由机要秘书分送承办部门阅办，重要文件应呈送厂领导（或分管领导）亲自阅批後分送承办部门阅办避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。

　　2、一般函、电、单据等，分别由两办机要秘书直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同主办单位联系後再分转处理。

　　3、为加速文件运转，机要秘书应在当天或第二天将文件送到厂领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天（特殊情况例外）。

　　第七条文件的传阅与催办。

　　1、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

　　2、阅读文件应抓紧时间，当天阅完後应在下班前将文件交机要室，阅批文件一般不得超过两天，阅後应签名以示负责。如有领导批示、拟办意见两办应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

　　3、阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。

　　4、文件阅完後，应送交两办机要秘书，切忌横传。

　　5、两办机要秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得两办同意後，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。

　　6、按照阅文范围，离、退休干部，一般由有关部门定期组织学习有关文件，或由两办机要室通知到机要室阅文。

　　（三）发文的管理

　　第八条发文的规定

　　1、全厂上报下发正式文件的权力分别集中党委和厂部，各群衆团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

　　2、各群衆团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应分别向党委、厂部提出发文申请，并将文件底稿分别交两办审核。党委、厂部同意发文，则两办分别按党、政机构设置与业务分工统一归口以党×字、厂×字发文。群衆团体文件由党委批转。

　　3、对全厂影响较大，涉及两个以上厂领导分管范围的文件，须由党委*或厂长批准签发。其馀文件均由分管厂领导批准签发。

　　第九条发文的范围：

　　1、凡是以党委、厂部名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。

　　2、党委、厂部下发文件主要用于：

　　（1）公布全厂规章制度；

　　（2）转发上级文件或根据上级文件精神制订的工厂文件；

　　（3）公布工厂体制机构变动或干部任免事项；

　　（4）公布全厂性的重大生産、技术、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定；

　　（5）发布有关奖惩决定和通报；

　　（6）其他有关全厂的重大事项；

　　3、党委、厂部上行文、外发文主要用於：

　　（1）对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定；

　　（2）同兄弟单位联系有关工厂重大生産、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理、党群工作等事宜。

　　4、在工厂日常生産、技术、经营管理、党群工作中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管厂领导批准後，由主管业务科室书面或口头通知执行，一般不用厂部文件发布。

　　5、凡各业务科室如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以科室名义用《工作简讯》发会议纪要。

　　6、各业务科室与外单位发生的一般业务联系，可用各科室的名义对外发函（应各自编号备查）不用厂部名义发文。

　　（四）发文程式与要求

　　第十条发文程式规定：

　　1、各单位元需要发文，应事先分别向党委、厂部提出申请；

　　2、党委、厂部同意发文时，主办单位应以党的方针、政策和国家法令，上级指示或工作实际需要草拟文件初稿；

　　3、草拟文稿必须从全厂角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写；

　　4、文稿拟就後，拟搞人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人，并签名、盖章、标定日期和密级；

　　5、两办应根据党委、厂部的要求和上级有关指示精神，有关文件规定，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿；

　　6、经两办审查修改後的文稿，送部门主管领导核稿（对文稿内容、质量负责）；

　　7、对审核时修改较多，有碍列印和存档的文稿，应由拟搞部门重新誊写清楚；

　　8、需经会签的文稿，应在交付列印前送会签部门会签；

　　9、文稿审核会签後，按批准许可权的规定分别呈送党委、厂部领导审定批准签发；

　　10、经领导批准签发後的文稿交两办机要秘书统一编号送打字室列印；

　　11、文件列印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名；

　　12、文件打字後，由两办派专人按数印刷，再由两办机要秘书分发并检查落实情况，对印刷质量不好的文件，机要秘书应拒绝盖印分发。

　　（五）文件的借阅和清退

　　第十一条各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人签写便条，对有密级的文件须两办主任同意後方可借阅。

　　第十二条借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。

　　第十三条两办机要秘书对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的本厂文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。（一般爲月底一小清，季末一中清、年终一总清）。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。

　　第十四条各部门应指定一位责任心强的同志负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。

　　（六）文件的。立卷与归档

　　第十五条文件的归档范围：

　　1、凡下列文件统一分别由两办负责归档：

　　（1）上级机关来文，包括上级对工厂报告、申请的批复；

　　（2）党委、厂部发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生産经营工作的各类计划统计、季度、年度报表等；

　　（3）厂党委会、厂长办公室、厂务会、工厂管理委员会、中层干部会以及各种专业例会记录；

　　（4）厂党代会、职代工、工会会员*、团代会等厂一级的党群组织召开的*所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等；

　　（5）有保存价值的人民来信来访记录及处理结果；

　　（6）叁加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本厂在会上汇报表言材料等；

　　（7）上级机关领导同志来厂检查视察工作的报告、指示记录，以及本厂向上级进行汇报的提纲和材料；

　　（8）反映本厂生産、经营活动、先进人物事迹及厂领导工作等的音、像摄制品；

　　（9）工厂日志和大事记；

　　（10）工厂向上级请示批复的文件及上报的有关材料。

　　2、业务科室，各群衆团体日常工作中形成的活动资料，由各业务科室、群衆团体负责立卷归档。

　　第十六条立卷要求

　　1、文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。

　　2、立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。

　　3、要坚持*时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。

　　4、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向档案馆（室）移交，清单一式两份。（接交单位各留存一份备查）。

　　（七）文件的销毁

　　第十七条对於多馀、重复、过时和无保存价值的文件，两办机要室应定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续。

　　第十八条经审核同意销毁的文件，应派专车分别由两办机要秘书和正副主任护送到上级机关指定的纸厂监视销毁。

公司文件管理制度9

　　一、目的

　　加强文件档案管理，规范公司文件档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。

　　二、适用范围

　　适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。

　　三、术语和定义

　　1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

　　2、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。

　　四、职责

　　1、行政人事部：

　　1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理；

　　2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；

　　3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；

　　4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；

　　5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；

　　6）负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。

　　2、其他各部门相关人员：

　　1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政人事部；

　　2）向行政人事部移交合同或文件资料原件或复印件；

　　3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；

　　4）财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料；

　　3、各部门档案主管人员

公司文件管理制度10

　　1、学校各部门对学校以上文件的收发，传递，阅办，保管，存档要有专人，做到“三勤”：勤催办，勤检查，勤回收。各部门、年组取的文件要有专人保管，并按要求定期交回。

　　2、收发文件有登记。收到上级文件后，由专人拆封，认真核对份数，统一编号，及时登记；向下发文时，明确份数，严格履行发文登记（签字）手续。

　　3、传阅文件有专夹。做到及时，准确，去向清楚；达到“三不”：批阅不积压，承办不横传，传阅范围不扩大。

　　4、借阅文件有手续。借阅秘密文件要严格履行领导签批，本人（借阅者）签字手续，阅后及时归还。

　　5、缴毁文件有清单。对清缴上来的文件，按规定该存档的存档，该上缴的"上缴，该销毁的销毁，无论是存档，上交或是销毁，都必须分类列出清单备查。

　　6、存放文件有专柜。需要继续保存的文件，要设专柜专人分类保管，存放文件的室内要有昼夜值班人员，确保文件管理安全。

　　7、秘密文件不准与其它公文混存，更不准乱放损坏或丢失。丢失者要追查责任并予以必要的纪律处分。

　　8、上级召开会议由领导带回的文件，一律交文秘人员登记，保管干部调动工作，事先要把文件交清。

公司文件管理制度11

　　1目的

　　为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，对公司的文件的格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的工作流程和作业标准作出明确规定，实现公司文件管理的规范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和适应性。结合公司实际工作情况，特制定本制度。

　　2适用范围

　　适用于公司各类文件的起草、审查、审批、发布、执行、修改、废止和备案。

　　3定义

　　3.1文件：公司文件是在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书，是公司各项工作开展和进行相关活动的重要依据和工具。

　　3.2受控文件：需要对文件的分发、更改、回收进行控制。随时保持有效版本的文件。

　　3.3非受控文件：不受更改/修订的控制，其封面或正文页面无“受控”标识，文件更改/修订后不必通知文件持有人。

　　3.4外来文件：指来源于公司之外的与公司各项工作开展和进行相关活动有关的文件(法律、法规、标准、行业规范、客户要求等)。

　　4职责

　　4.1公司人事行政部是公司文件管理的归口部门，负责文件管理制度的制定、修订的起草及制度的宣贯、发放、废止工作，并负责在全公司范围内对制度执行的指导及监督。

　　4.2各部门产生的内部使用的文件由部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发放、归档、废止的管理。

　　4.3文件编制、审批、发布的权责

　　4.3.1各部门负责制定部门职责范围内的制度文件。

　　4.3.2管理者代表负责组织相关部门和人员负责组织制定公司体系文件、程序文件、管理文件。

　　4.3.3人事行政部为公司文件规范化统筹管理部门，负责公司文件立、改、废的审核(核稿)、发布、汇总。

　　5文件分级分类

　　5.1文件分级

　　5.1.1一级文件：公司战略规划具有长期指导性、规范组织行为的概述性文件或制度汇编类文件等的系统文件。包括但不限于公司员工手册、经营管理规范等。

　　5.1.2二级文件：规范各专业职能管理、服务规范管理等方面的文件。

　　5.1.3三级文件：各职能管理、服务规范等具体实施的作业指导流程及相关技术文件、操作规定、规范、项目管理文件、公文等，包括具体的作业方法和标准。

　　5.1.4四级文件：表格、表单类文件，凡记录作业结果所用的表格等。

　　6文件编号、标识与控制

　　6.1文件编号：[Microsof1]公司名称+部门代号+文件名称+文件顺序号+时间

　　注：各部门代号

　　部门代码部门代码部门代码部门代码

　　6.2文件的标识与控制

　　文件分受控与非受控两种，在管理体系运行的有关场所应用的文件及提供给审核机构的文件为受控文件，以编号为受控标识;如因其他目的提供给客户的文件为非受控文件，不作标识;

　　长期有效的文件予以编号和标识，控制其发放，回收作废失效版本;

　　一次性或短时间有效的文件过期自然失效，以其标题、日期作为标识，不必跟踪回收其过期版本。

　　7文件编制、审核、批准和发布

　　7.1行政文件与管理性文件的编制与审批

　　(1)公司级行政性文件：公司组织机构设置、人事任免涉及公司经营管理、技术、生产、薪资福利、奖惩等重要决定的通知/通告，由人事行政部负责编制。

　　(2)公司级管理性文件：如人力资源管理制度、技术文件管理制度、财务管理制度，由各部门依本制度4.3条负责编制。

　　(3)各部门行政性文件：各部门因部门管理及工作开展所需求发布的通知/通告，由相关职能部门负责编制。

　　(4)公司及各部门所有行政性文件审核由人事行政部填写《公司内部业务便签》，部门负责人审核，常务副总批准、审阅和签发。

　　(5)公司及各部门所有管理性文件的审核由人事行政部填写《文件审阅签发单》，部门负责人审核，常务副总批准、审阅和签发。

　　7.2文件归档、发放、保管

　　7.2.1文件归档

　　(1)经审批后的文件，人事行政部负责填写“文件/记录目录”，并且将电子档和纸张文件同时归档。

　　(2)各部门收到的文件由部门负责人或指定人员保管。各部门的“文件/记录目录”应定期予以更新，并将复印件交人事行政部编制/更新公司《受控文件清单》。

　　7.2.2文件发放

　　公司受控文件、记录由人事行政部负责按以下范围发放：

　　(1)管理手册、程序文件和公司管理文件下发至各部门;

　　(2)作业文件、记录下发至使用文件的相关部门;

　　(3)各个部门都要使用相应文件、记录的有效版本，人事行政部及时收回作废文件;行政办公室拟定《文件发放登记表》按上述规定范围发放文件，并注明发放数量，填写发放编号，并由领用者签名。

　　(4)文件接收部门应指定人员接收文件，收文者要在《文件发放登记表》中签名。

　　7.2.3文件保管与借阅

　　(1)文件保管：所有经批准发布的文件皆应登记编目并归档保存于文件的归口部门，文件持有者使用有效版本，并确保文件清晰易于识别。

　　a、行政文件正本、管理文件存放在人事行政部。

　　b、技术文件正本按文件归口存放于文件产生的技术部门。

　　c、外来文件正本依文件分类存放于档案室及相应的文件接收部门。

　　(2)各部门需要借阅文件时可向文件归口部门办理借阅手续，各部门文件管理人员应建立“文件借阅登记表”，管理文件的借出和归还。

　　(3)存放与硬盘和软盘的文件应有备份，并作出版本标识，采用密码进行保护，限定查阅及使用范围，由授权使用的人员进行操作。

　　(4)文件的持有者若跨部门调动或离职，应办理文件交接、归还手续。

　　7.3文件的更改与回收作废

　　7.3.1文件更改

　　(1)当文件不适应需要更改时，由文件归口部门提出，并实施具体更改工作，文件更改必须符合统一性、协调性，必要时相关的文件应进行同步更改。

　　(2)文件更改的起草、审核、批准由原文件起草、审核、批准部门/人员按负责填写《文件更改/评审单》并实施更改。

　　(3)文件修改内容较少时，可以采用划改、换页的方式进行更改;单文件更改超过三次或更改较大或公司组织结构、管理体系发生重大变化时应进行换版。

　　(4)公司文件更改状态按版本号为A版(B、C、D等)/修改状态为0(1、2、3、4等)依此编号。版本号与更改状态之间的关系为：每版文件同一版本内可以允许修改10次，即修改状态号最高是10，当超过10次时，文件换版，即由A版升为B版，以此类推。特殊情况下，换版不受此限制。

　　(5)文件更改内容必须及时到达文件使用场所，对文件的宣贯、实施情况有文件归口部门进行检查，并确认更改效果。

　　(6)公司鼓励各部门及人员在使用文件时及时发现文件的问题，提出文件更改意见。

　　7.4文件的作废与销毁

　　(1)各部门使用中的文件已被更改且有新版文件发布时，原文件应作废收回，作废的原版文件由人事行政部按原发放数量回收，并登记标明回收日期。

　　(2)文件作废或换页换版时，对已回收的作废文件由行政办公室及时销毁，并记录在《文件销毁(留用)记录表》中，若需保留作废文件时要在文件上标注“作废”字样。

　　(3)各类文件的保存期按《档案管理制度》的规定执行。

　　7.5外来文件管理

　　7.5.1外来文件接收与归口

　　(1)国家法律、法规;国家、行业、地方标准;上级主管部门下发的管理办法、制度、规定等外来文件，由人事行政部统一收集管理，并建立《外来文件清单》。

　　(2)外来文件由接收部门或形成文件部门归口管理。

　　(3)外来的一般性通知、公告等需执行的文件由公司总经理审批后，交由相关部门传阅执行，履行完毕后，由执行部门记录执行情况，交档案室备档。

　　7.6保密文件的管理

　　7.6.1保密文件及保密信息在形成后、归档前以“谁形成谁负责”为原则进行管理，秘密信息以载体形式归档后，交由档案室负责管理。

　　7.6.2保密文件的发放、传阅、披露应遵守以下原则：

　　文件密级发放、传阅范围

　　绝密公司核心领导、绝对信息形成部门的负责人及公司领导认为需要让其知悉的对象

　　机密公司部门负责人以上人员，机密信息形成部门的相关人员及公司领导认为需要让其知悉的对象

　　秘密公司部门主管级以上人员，秘密形成部门的相关人员及该部门认为需要让其知悉的对象

公司文件管理制度12

　　1、医院文件、印章和介绍信由院办公室主任指定专人保管，严防失密、失窃、丢失。

　　2、介绍信由院办公室统一编号，存根由办公室统一保管。一般情况不得带空白介绍信外出，如遇特殊情况，须经有关领导批准。

　　3、外借、摘抄、复制文件须经主管领导批准，由管理人员办理手续。

　　4、印章由专人管理，不准随身携带，用印须经领导批准，并登记。

　　5、保守*，发现遗失文件、材料和泄密事件，要及时查明原因，并进行追查、处理。

公司文件管理制度13

　　为了搞好监理文件及资料的日常管理工作，使其纳入标准化、规范化，系统化的轨道，结合本工程项目实际情况，公司制定了"施工阶段资料管理制度"期，要求监理部按本实施细则执行：

　　（一）监理文件及资料按照综合文件类、图纸类，质检资料类，进度控制文件类，计量支付类，施工原始记录类进行分合同、分类归档。

　　（二）综合文件类按照竣工验收文件、月报及工程总结、监理及承包合同、变更设计文件、一般文件类归档。

　　1、竣工验收文件包括竣工验收鉴定书、竣工验收报告、交工验收申请、批准文件。

　　2、月报及工程总结包括月形象进度报表，监理月报，年中、终及最终工程总结报告。

　　3、监理及承包合同包括监理服务协议书、各合同段承包合同以及补充协议书。

　　4、变更设计文件类包括变更会议纪要、工程变更设计申请表、变更令，应分合同按顺序归档。

　　5、一般文件类包括业主、承包人来文，监理办下发通知、工作指令，监理会议纪要，监理规划及实施细则以及其他文件类。业主、承包人来文按收文时间分类归档，监理部下发通知、上报文件按成文时间单独归档；会议纪要及工作指令分合同按时间顺序分别归档；监理规划及实施细则单独归档。

　　（三）图纸类包括设计及施工图纸、变更设计图纸。图纸类分合同按路线、路基、路面、桥涵、防护、断面图、变更设计图顺序分别归档，其中变更设计图按下发的时间顺序排列。

　　（四）质检资料类按试验检测报告、测量资料、现场质检资料、质量文件类归档：

　　1、试验检测报告包括各种原材料试验报告、砼及砂浆配合比试验报告、砼及砂浆强度试验报告、击实试验报告、压实度试验报告、稳定土强度试验报告、水泥剂量试验报告、油石比试验报告、筛分试验报告、其他各种试验报告、外购材料（产品）合格证书。试验检测报告应分类、分合同按工程单位划分分类归档。

　　2、测量资料类包括导线、水准复测成果表、施工测量放样单、各项工程高程测量结果、线路测量结果、测量原始纪录。导线、水准复测成果表单独成册，施工测量放样单、高程、线位、原始记录分合同按照工程单位划分分类归档。

　　3、现场质检资料包括分项开工报告、检验申请单、质检表及检测结果、质量检验评定表、中间交工证书分合同按工程单位划分依据分项开工、检验申请、质检表、质量检验评定表、中间交工证书顺序分类归档。

　　4、质量文件类包括质量事故处理报告、停工、复工令分合同分类归档。

　　5、试验资料类由试验专业工程师统一收集整理归档，测量资料类由测量专业工程师统一收集整理归档，质检资料由各合同组长统一收集整理归档，质量文件类由综合组统一收集整理归档。

　　（五）进度控制文件类包括总进度图（表）、计划、批准文件，分期进度图（表）、（月、季、年）计划、批准文件，开工令，开工报告，施工组织设计，有关进度的往来文件。分合同依时间顺序分类归档。

　　（六）计量支付类包括中期计量支付证书、计量支付报表、中间计量表、质检资料、开工预付款支付证书、材料预付款支付证书、终期支付证书及附件资料，分合同依时间先后顺序分类归档。

　　（七）施工原始记录类包括监理日志、天气、温度及自然灾害等记录、施工照片集、其他各种原始记录，分合同段分类归档，其中监理日志由各监理工程师、现场监理员填写。

　　（八）所有监理文件及资料除试验、测量、质检类外统一由综合组收集整理归档。

　　（九）所有往来文件必须由综合组做好收发文记录。

　　（十）所有文件盒必须建立文件清单目录，后附备考表。

　　（十一）所有保存文件必须清晰，原则上保存原件。

　　（十二）建立文件阅办制度及登记请单。

　　（十三）所有文档由综合组在微机上做好文件索引并保存。

　　（十四）年终由综合组对本年度所有文件进行清查、登记、整理。

　　（十五）工程结束按业主竣工文件编制办法对监理文件进行归档、上报。

公司文件管理制度14

　　1、医院内部文件由职能科或办公室拟稿，办公室主任核稿，院长签发，办公室同意行文。

　　2、上级下发的文件由院办公室收文登记，送交院长阅批，由院办室督促有关职能科办理，所有来文均先交院办公室统一登记。

　　3、凡收文、发文、文电、公函等文件及外出开会、检查工作带回的文件资料均需交院办公室登记。

　　4、送交各部门的文件应定期收回，对到期未退的应进行催退，院办公室定期对所管文件清点、对帐，保证文件不遗失。

　　5、医院下发的各类文件、通知，各科应及时传达，妥善保管，不得遗失，传达贯彻情况，科主任须在文件上签字。

　　6、院办公室对需归档的文件应根据文件的作者、内容、文种、时间等特征组卷，并于次年三月底前向档案室移交。

　　7、医院下发的重要文件，各病区、科室应及时传达贯彻，病区负责人或科室主任签字，并在规定时间上交院办公室归档备查。

公司文件管理制度15

　　文件的收发、阅批、执行、催办工作是医院实施有效行政管理的重要途径，各级领导和部门必须执行如下规定:

　　1、由上级机关下发的各类行政、政工、医疗科研教学和后勤等方面的下行文件，都应由医院办公室签收登记，各职能部门和个人不能私自签收保存文件。

　　2、医院办公室主任负责对各类收文的审阅，并按文件性质送有关主管领导或部门传阅和执行。院级领导批阅一般文件不超过三天，重要文件立即批阅。

　　3、各职能部门对院领导批示文件应在规定时间抓好落实，落实后应将执行情况与原文件一并返回院办。

　　4、院办文秘人员负责对文件批转及执行过程中的督促、检查，有权对延误工作的部门提出批评。

　　5、执行文件批转过程中的签收、注销规定，对丢失文件、延误工作者应予批评，严重影响工作造成损失者向院领导提出处理意见。

　　6、各类文件在批转过程中必须使用规定的纸张和笔(钢笔、毛笔)书写，字迹要工整。

公司文件管理制度16

　　一、总则及范围

　　为了保持公司技术部的技术文件；项目资料；项目预算单、决算单的完整性，避免混乱，特制定本标准。

　　本标准适用于技术部的技术文件；项目资料；项目预算单、决算单的管理。

　　二、管理业务与分工

　　1.技术部负责人。负责本制度的制定及有关技术文件各项管理业务的审批及有关事项的确定。

　　2.技术员。负责总则中所述文件的保管、收发及按本制度进行技术文件的管理工作。

　　三、管理内容与要求

　　1.技术文件的种类

　　（1）技术类文件

　　由技术部负责的图纸及各类工艺规程、工艺卡片、作业指导书。

　　（2）管理类文件

　　由技术部负责的项目的合同；项目资料；项目预算单、决算单等。

　　2.文件登记

　　（1）技术部必须建立《技术文件管理台账》，掌握技术部全__文件的情况。其台账应包括：编号、名称、数量、文件编制时间。

　　（2）文件接收后，技术员应及时对文件进行分类编号并作记录。

　　3.文件的归档及保管

　　技术文件的保管由技术员按档案类型进行保管。

　　4.文件的借用

　　（1）文件的借阅应开具借条并由技术部领导批准，方可借阅。

　　5.文件的修改与审批

　　（1）当某专业的工程技术人员或使用单位的有关人员提出对不合理或者已经落后的技术文件时，由技术部该专业的工程师（或专业的业务负责人）分析确定是否需要修改。

　　（2）技术文件确定修改后，由技术部该专业工程师（或专业的业务负责人）填写《设计更改单》。

　　《设计更改单》应包括下列内容：

　　（a）技术文件名称、编号、或图纸名称、图号；

　　（b）更改理由；

　　（c）会审意见、会审签名；

　　（d）设计、工艺负责人签名；

　　（e）修改内容和修改要求（以图纸和文档形式表现）。

　　（3）技术文件的xx与批准

　　一般性的内容更改只须将填好的《设计更改单》交技术部负责人进行xx和签字批准即可。重大内容的更改与涉及安全、质量、投资等影响面较大的内容更改由技术部召集有关人员参加审定，会议通过审定后，由技术部负责人签字后交公司批准。

　　（4）技术员接到《设计更改单》后，应立即着手工作，更改时，必须把已发出和保存、储备的技术文件一次全部修改完毕以保证技术文件的统一性（图纸更改后的发放除执行发放规定外，应同时将旧图纸收回并登记）。

　　（5）技术文件的管理应以纸质和电子版形式存档（在登记时应作出标记）。

公司文件管理制度17

　　一、总则

　　1、为规范公司文件的"起草、审批、传达、存档工作，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，结合公司的实际情况，特制订本制度。

　　2、文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，公司上报下发的各种文件，同级相关方函、电、来文。其中工程系统与甲方的往来函件按《档案管理制度》执行。

　　3、公司文件由办公室统一管理和存档。

　　一、文件的分类

　　1、外收文：公司从外部接收的*文件。

　　2、外发文：以公司名义向外部发送的文件。

　　3、内行文：公司内部下发的文件，分为正式文件和临时文件（指时效性较强的文件）。本制度的内行文所指的是正式文件。

　　三、内行文的管理

　　1、内行文的范围：

　　凡是以公司名义对内发布的制度、办法、通知、决定、决议、会议纪要和会议简报，均属内行文范围。

　　2、内行文的编号

公司文件管理制度18

　　1、对机动车进行二级维护、总成修理、整车维修的，资料管理人员须及时建立维修档案。

　　2、维修档案内容主要包括：维修合同、维修项目、具体维修人员及质量检验人员、检验单、竣工出厂合格证（存根）及结算清单等。

　　3、档案存放要有序，查找方便，并应做好六防工作，即防盗、放火、防潮、防鼠、防尘、防晒，保持档案存放处清洁卫生。

　　4、不准损毁、涂改、伪造、出卖档案，档案资料如有损坏应及时修补。

　　5、各班组负责人要对本部门使用的档案资料的完整性、有效性负责，在现场不得存有或使用失效的文件、资料。

　　6、根据档案的内容、性质和时间等待征，对档案进行分类整理、存放、归档，电子档案要及时备份。

　　7、各班组每年对档案进行一次核对清理，并将所保存的`档案整理后交办公室统一归档。已经到保管期限的文件资料，由办公室按规定处理。

　　8、档案的借阅必须办理规定手续，借阅者对档案的完整、清洁负责，未经许可不得擅自转借、复印。

　　9、机动车维修档案保存期两年。

公司文件管理制度19

　　一、总经办设专人负责文件的管理工作，对收到的公*到及时拆封、分类、编号登记和传阅。一般文件收到后应在当日内或次日中午前送批，紧急文件或会议通知收到后立即拆封送阅。

　　二、一般通知、便函等可由总经办直接送至有关部门办理；其余文件均应交公司领导批示后，再由总经办专人按批示范围进行送阅，严禁个人、部门之间自行横传。部门阅办后的公文（包括按文件要求报出的详细资料、附件等）应及时主动地退给总经办，以做好文件归档工作。

　　三、凡本公司外发的文件，应严格按照上级有关公文处理的办法及公文格式进行草拟、批发、打印、盖章、报出；要求做到一文一事，按级上报，用词及格式规范，严禁多头主送，并由总经办统一进行登记编号。

　　四、部门或个人借阅文件，应办理借阅手续，总经办定期做好文件的清退工作，做到每月小清退一次，年终大清退一次，清退的文件按文书档案管理有关规定分类整理，装订成册，归档。

　　五、严格遵守保密制度，对有密级的文件应严加管理，办理完毕后应立即退回，并核点份数，随时存档。绝密文件，仅限于直接有关人员经领导批准后在文件保管处阅读。

　　六、如文件丢失或违反保密制度，发生泄密的，除及时报告组织人事部外，还须向有关领导报告，情况严重的应提交领导给予责任人必要的处理。

公司文件管理制度20

　　一、总则

　　第一条、为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据有关规定，结合企业实际情况，特制订本制度。

　　第二条、文件管理内容主要包括：上级函、电、来文、同级函、电、来文、企业上报下发的各种文件、资料。

　　二、收文的管理

　　第三条、公文的签收

　　1、凡接收公文均由秘书登*收后分别转交相关部门，在签收和拆封时，秘书均需注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。

　　2、对*部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告有关部门，并登记差错文件的文号。

　　第四条、公文的阅批与分转

　　1、凡正式文件均需由秘书根据文件内容和性质阅签后分送承办部门阅办，重要文件应呈送总经理亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。

　　2、一般函、电单据等，由秘书直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同主办部门联系后再分转处理。

　　3、为加速文件运转，秘书应在当天或第二天将文件送到总经理办公室，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天。

　　第五条、文件的传阅与催办

　　1、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借给其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

　　2、阅读文件应抓紧时间，当天阅读完后应在下班前将文件交秘书处，阅批文件一般不得超过两天，阅后签名以示负责。如有总经理“批示”、“拟办意见”，秘书应责成有关部门和人员按文件所提要求和总经理批示办理有关事宜。

　　3、阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。

　　4、文件阅完后应送交秘书，切忌横传。

　　5、行政秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放或分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得秘书同意予以复印或摘抄，原件应及时周转归档。

　　三、文件借阅和清退

　　第六条、各部门有关人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门主管签写便条，对有密级的文件须秘书同意后方可借阅。

　　第七条、借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾画等。

　　第八条、各部门应具体指定责任心强的主管负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。

　　四、文件的`立卷与归档

　　第九条、文件的归档范围

　　凡下列文件统一由行政秘书归档：

　　1、企业领导发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和经营工作的各类计划、统计、季度、年度报表等。

　　2、各种专业例会记录。

　　3、企业召开重要会议所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等。

　　4、有保存价值的客户资料及处理结果。

　　5、企业日志和大事记。

　　第十条、立卷要求

　　1、文件的立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。

　　2、立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。

　　3、要坚持*时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。

　　五、文件的销毁

　　第十一条、对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，秘书应定期清理造册并按行政有关规定，办理申请销毁手续。

　　六、附则

　　第十二条、本制度解释权归行政部。

　　第十三条、本制度自公布之日起执行。

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